用友ERP U8供应链管理系统撤销操作案例分析

龙海燕 裴蓉

[摘 要] 对用友ERP U8供应链管理系统中撤销操作的原理进行了总结，结合采购与应付款管理系统、销售与应收款管理系统、库存管理、存货管理各子系统的典型案例对撤销操作流程进行具体分析、归纳，希望能够对相关使用者有所启示和帮助。

[关键词] 供应链；撤销操作；流程；案例

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 037

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0077- 05

供应链管理系统至少包括采购、销售、库存、存货四个子系统，通常与应收款和应付款管理系统集成使用，各个子系统之间存在着直接的数据传递关系，彼此影响，相互制约。当操作中发现错误是由于前面的设置或操作引起的，就需要修改前面的设置或操作，如果自前面的错误点开始已进行了“1、2、3、4”等多步下游业务处理，此时必须按“4、3、2、1”逆序撤销已进行过的下游业务，方可修改前面的错误，在ERP U8中进行撤销操作要遵循这一原则。尤其要注意业务发生时所引起的各子系统间的数据传递关系，按相应操作流程正确进行业务和财务一体化的处理。笔者结合多年的会计信息化教学实践经验，对供应链管理系统中涉及撤销的典型案例进行梳理、进一步分析归纳，以期为相关使用者提供帮助。

1 采购与应付款管理系统

根据采购管理的业务流程，在ERP U8中实现时所涉及的单据类型多，从业务状态上可分为五种状态：录入、未审核、已审核、已执行、关闭。在采购管理中根据单据的状态，可以将单据分为：不需审核的单据，需要关闭的单据。不需审核的单据包括：采购发票、采购结算单、期初暂估入库单、期初发票、期初受托代销入库单。需要关闭的单据包括：采购请购单、采购订单、采购到货单。单据流程如图1所示。

“已审核”单据为有效单据，可被其他单据、其他系统参照使用；已审核未执行后续处理的单据可以弃审，弃审后单据状态为未审核，有下游单据生成的，系统视为该单据已执行，不能弃审，须将下游业务逆序撤销后，才可弃审相应单据。依此原理，下文对涉及的单据及业务进行分析。

案例一：以单货同到的普通采购业务为例，对采购与付款的操作流程及撤销进行归纳

华立公司2015年6月，发生采购业务——单货同到的普通采购

（1）2015/06/01业务一部业务员李平向建昌公司询问键盘的价格（95元/只），觉得价格合适，随后向公司上级主管提出请购要求，请购数量为300只。业务员据此填制请购单，需求日期为2015/06/03。

（2）2015/06/02 上级主管同意向建昌公司订购键盘300只，单价为95元，要求到货日期为2015/06/03。

（3）2015/06/03 收到所订购的键盘300只（填制到货单）。将所收到的货物验收入原材料仓库（填制采购入库单）。

（4）当天收到该笔货物的专用发票一张，发票号CG08001。业务部门将采购发票交给财务部门，财务部门确认此业务所涉及的应付账款及采购成本，材料会计记材料明细账。

1.1 正常操作流程

（1）采购管理系统：采购申请单、审核→采购订货单、审核→采购到货单、审核。

（2）库存管理系统：采购入库单、审核。

（3）采购系统：采购发票→采购结算（自动结算或手工结算）

（4）应付款管理系统：应付单据审核→制单处理。

借：材料采购 28 500

应交税费——应交增值税（进项税额） 4 845

贷：应付账款——应付货款 33 345

（5）存货核算系统：业务核算记账财务核算生成凭证。

借：原材料 28 500

贷：材料采购 28 500

1.2 撤销操作流程

1.2.1 撤销第5步（存货核算系统）的操作

（1）删除凭证：存货核算系统→财务核算→凭证列表

（2）恢复记账：存货核算系统→业务核算→恢复记账

1.2.2 撤销第4步（应付款管理系统）的操作

（1）删除凭证：应付款管理系统→单据查询→凭证查询。

（2）取消审核：应付款管理系统→应付单据处理→应付单。据审核：勾选已审核、已制单（未完全报销）等选项。

1.2.3 撤销第3步（采购系统发票）的操作

（1）取消结算：采购管理系统→采购结算→采购结算列表（双击要删除的结算单据进入删除界面，执行删除）。

（2）修改、删除采购发票：采购管理系统→采购发票→专用采购发票。

1.2.4 撤销第2步（库存管理系统入库单）的操作

修改、删除采购入库单（期初暂估入库单）：库存管理系统→入库业务→采购入库单（期初暂估入库的为：初始设置→期初结存）：先弃审再做修改或删除。

1.2.5 撤销第1步（采购管理系统请购单、订货单、到货单）的操作

（1）修改、删除到货单：采购管理系统→采购到货→到货单：先弃审再做修改或删除。

（2）修改、删除订货单：采购管理系统→采购订货→订货单：先弃审再做修改或删除。

（3）修改、删除请购单：采购管理系统→请购→请购单：先弃审再做修改或删除。

总结：撤销操作均在正常操作相应的菜单中（采购结算单除外），按正常操作的反顺序进行，如图2。如果正常操作只执行了第1、2、3、4步，则撤销就从“撤销第4步”开始，依次执行“撤销第4、3、2、1步”；同理，如果正常操作只执行了第1、2、3步，则撤销就从“撤销第3步”开始，依次执行“撤销第3、2、1步”。

2 销售与应收款管理系统

按用友ERP U8中的撤销处理原则，销售管理系统的撤销操作可比照采购管理中的流程进行处理，下文重点对应收款管理中的典型案例进行分析。

2.1 应收款管理中的转账处理

案例二： 2015/06/05收到昌新贸易公司以汇票方式支付的预付货款30000元。财务部门据此生成相应凭证。华立公司账上有“应收账款——昌新贸易公司”借方余额 50 000元，2015/06/25将收到昌新贸易公司30 000元的预收款冲减相应的应收账款（预收冲应收）。

2.1.1 正常操作流程

2.1.1.1 2015年6月5日，收到预收款时

（1）录入收款单：在应收款系统中，进入“日常处理”|“收款单据处理”|“收款单据录入”（注意：款项类型为“预收款”） 。

（2）审核收款单：在应收系统中，进入“日常处理”|“收款单据处理”|“收款单据审核”。

（3）根据收款单生成凭证：在应收系统中，进入“日常处理”| “制单处理”，选择结算单制单。 生成凭证如下。

借：银行存款——工行存款 30 000

贷：预收账款 30 000

2.1.1.2 2015年6月25日，预收冲应收时

（1）在应收系统中，执行“日常处理”|“转账”|“预收冲应收”。注意预收冲应收的日期，执行“自动转账”命令，提示“是否立即制单”。

（2）提示立即制单，选择“是”，生成凭证。

借：预收账款 30 000

贷：应收账款 30 000

2.1.2 撤销操作流程

（1）撤销第2步，执行“应收款管理”|“单据查询”|“凭证查询”，将转账生成的凭证“删除”。

（2）撤销第1步，执行“其他处理”|“取消操作”（操作类型选择为“预收冲应收”）；在“取消操作”窗口，选中相应坏账发生记录，点击“OK确认”按钮，即完成撤销“预收冲应收”的业务处理。

总结：只要执行过 “预收冲应收”功能，即使未生成凭证，也必须执行一次撤销操作，撤销第1步——取消“预收冲应收”，再对错误进行修正。应收款管理中的其他转账（应收冲应收、应收冲应付）业务，取消操作依此方式处理。

2.2 应收款管理中的坏账处理

案例三：华立公司坏账准备按应收余额百分比法计提，提取比率为0.5%。2015年6月，坏账准备科目期初余额为10 000元，发生以下业务1、业务2、业务3。

调整应收款管理系统的选项：执行“应收款管理”|“设置”|“选项”，将坏账处理方式设置为“应收余额百分比法”，设置坏账准备科目期初余额为10 000元，提取比率为0.5%。并进行应收款管理系统的初始设置。

2.2.1 业务1：发生坏账时

2015/06/27收到通知华宏公司破产，其所欠款项（25 000元）将无法收回，全额做坏账处理。

2.2.1.1 正常操作流程

（1）执行“应收款管理”|“坏账处理”|“坏账发生”，选择相应“客户”并确认。

（2）在“坏账发生单据明细”窗口“本次发生坏账金额”栏处填入：25 000，点击“OK确认”按钮，提示是否生成凭证。在此可先选择“否”，以后再生成凭证。

（3）提示是否生成凭证时，选择“是”生成凭证如下：

借：坏账准备 25 000

贷：应收账款 25 000

2.2.1.2 撤销操作流程

（1）撤销第3步，执行“应收款管理”|“单据查询”|“凭证查询”，将坏账处理生成的凭证“删除”。

（2）撤销第2步，执行“其他处理”|“取消操作”（操作类型选择为“坏账处理”）。

（3）撤销第1步，在“取消操作”窗口，选中相应坏账发生记录，点击“OK确认”按钮，即完成撤销“发生坏账”的业务处理。

总结：如果正常操作流程只执行了第1步、第2步，尚未生成凭证，则撤销时就先撤销第2步、再撤销第1步。撤销后可重新按正常流程进行操作。

2.2.2 业务2：坏账收回时

2015/06/28收回华宏公司已做坏账的货款5 000元现金，做坏账收回处理。

2.2.2.1 正常操作流程

（1）录入收款单：按业务日期2015年6月28日登录系统，执行“应收款管理”|“坏账处理”|“收款单据录入”（注意：款项类型为“应收款”，此处切记不要对收款单进行“审核”！否则在下一步执行“坏账收回”， “结算单号”选择时无相应的收款单）。

（2）坏账收回处理：执行“应收款管理”|“坏账处理”|“坏账收回”，在“坏账收回”窗口中选择相应的客户“华宏公司”、“结算单号”选择为上一步中录入的收款单号。再确定并制单。在同一张凭证上生成如下凭证：

借：库存现金 5 000

贷：应收账款 5 000

同时

借：应收账款 5 000

贷：坏账准备 5 000

（3）坏账查询：完成“坏账发生”及“坏账收回”业务后，执行“应收款管理”|“坏账处理”|“坏账查询”，结果如图3所示。

2.2.2.2 撤销操作流程

（1）撤销第2步，执行“应收款管理”|“单据查询”|“凭证查询”，将坏账收回生成的凭证“删除”。

（2）撤销第1步，取消审核再修改、删除收款单。

2.2.3 业务3：计提本年度的坏账准备

2.2.3.1 正常操作流程

（1）在应收款管理中，执行“坏账处理”|“计提坏账准备”，系统根据“应收账款”科目余额及“坏账准备”科目期初和本期发生额情况，自动计算出本期坏账准备的计提金额，如图4所示。

（2）检查“本次计提”栏金额是否正确，若正确，点击“OK确认”按钮，提示是否生成凭证。在此可先选择“否”，以后再生成凭证。

（3）提示是否生成凭证时，选择“是”，生成凭证如下：

借：资产减值损失 12 288.57

贷：坏账准备 12 288.57

对上述第（2）步的补充：若本次计提金额不正确，则要操作一次“取消坏账处理”，找到错误原因并修改后，再重新进行“计提坏账准备”。教学实践中常见由于金额填错或重复填制了收款单、销售发票等单据，但并未生成凭证，致使应收系统中“应收账款”金额不正确，再引起计提坏账准备的金额错误。解决方法：执行“应收款管理”|“账表管理”|“业务报表”|“业务明细账”，详细查询应收款管理系统中的单据，找出“应收账款”错误原因并修改，再重新进行上述正常操作流程（1）～（3）步。

上述业务1、业务2、业务3涉及“坏账准备”具体核算数据如图5。

2.2.3.2 撤销操作流程

（1）撤销第3步，应先删除已经生成的凭证。执行“应收款管理”|“单据查询”|“凭证查询”，将计提坏账生成的凭证“删除”。

（2）撤销第2步，取消坏账处理。执行“应收款管理”|“其他处理”|“取消操作”，操作类型选择为“坏账处理”。

（3）撤销第1步，在“取消操作”窗口，选中相应计提坏账的记录，点击“OK确认”按钮，即完成撤销“计提坏账”的业务处理。

（4）取消相应计提坏账后，再执行“应收款管理”|“坏账处理”|“坏账查询”，此时需注意期初余额是否正确，实践中常见期初余额在此时不正确的现象。

（5）若此时期初余额仍有误，则需执行“应收款管理系统”|“初始设置”|“坏账准备设置”，检查期初余额正确无误，必须点击“确定”，使应收款管理系统重新“存储”正确的期初余额。再重新完成“业务1、业务2、业务3”相应的坏账处理工作。

3 库存管理、存货核算系统

案例四：华立公司2015/06/30 对原料仓库的所有存货进行盘点。 盘点后，“Intel酷睿i5芯片”盘点数量551盒，发现多出1盒。经确认，Intel 酷睿i5芯片的成本为1200元/盒。

3.1 正常操作流程

3.1.1盘点前

在库存系统中，填制盘点单。出库类别为“盘亏出库”，入库类别为“盘盈入库”。单击“盘库”功能按钮。（账面数量为550）

3.1.2 盘点后

（1）在库存管理系统中修改盘点单，录入盘点数量（修改Intel 酷睿i5芯片盘点数量为551），确定录入盘点金额661 200（551×1 200=661 200），保存并“审核”盘点单。

（2）在库存管理系统中，审核由盘点单生成的其他入库单。执行“库存管理”|“入库业务”|“其它入库单”，找到要审核的单据，执行“审核”后退出。

（3）在存货核算系统中，对“其他入库单”进行记账并生成凭证。

借：原材料 1 200

贷：待处理财产损溢 1 200

教学实践中常见在第3步执行“存货核算”|“业务核算”|“正常单据记账”时，相应盘盈入库记录为灰色，无法进行“记账”及生成凭证。产生该问题的原因是在第2步修改盘点单时，没有录入盘点金额661 200元，需执行撤销操作流程。

3.2 撤销操作流程

（1）撤销第2步，在库存管理系统中对由盘点单生成的“其它入库单”执行“弃审”，即取消审核。

（2）撤销第1步，“库存管理”|“盘点业务”，进入“盘点单”窗口，删除盘点单。重新执行正常操作流程的步骤，修改盘点单上的盘点数量为551盒、盘点金额661 200元。

本文中所涉及案例，均在用友ERP U8.72系统中验证通过。

主要参考文献

[1]赵建新，何晓岚，周宏.用友ERP供应链管理系统实验教程（U8.72版）[M].北京：清华大学出版社，2012.

[2]王新玲，汪刚.会计信息系统实验教程（用友ERP-U8.72版）[M].北京：清华大学出版社，2009.

[3]张渭育.财务软件中反向操作实例分析[J].财会月刊，2013（5）：82-83.