试述建筑工程档案资料的管理

周晓敏

【摘要】建筑工程档案是建设过程中形成的具有归档保存价值的各种形式的信息记录，由工程准备阶段文件、监理资料、施工资料、竣工图和工程竣工文件组成，做好建筑工程档案管理意义重大。

【关键词】建筑工程；档案资料；管理

一、工程档案资料的管理

工程开工前，工程档案管理人员应依据工程合同、设计图纸等相关文件，对工程档案资料的管理进行策划和准备，针对建设工程资料的填写、编制、审核、审批、收集、整理、组卷、移交及归档制定工作细则和执行标准。

工程资料应与工程建设同步形成，并真实反映施工过程和工程质量的实际情况，工程竣工验收后按规定及时移交、归档保存。相关单位应依据工程进度和归档要求，做好建设工程施工过程的照片、影像的拍摄工作。

二、各主责单位对工程资料的收集、整理与组卷

工程准备阶段文件和工程竣工文件由建设单位负责收集、整理与组卷；监理资料由监理单位负责收集、整理与组卷；施工资料由施工单位负责收集、整理与组卷；竣工图由建设单位负责组织，也可委托施工单位或其他单位完成；上述工程资料应收集齐全，档案人员根据资料的性质把资料进行分类，分别建档存放于不同的资料盒中，并在资料盒外贴上具体分类标签，以便规范管理和提供利用。

三、施工资料的收集、整理、分类

施工资料包括：施工管理资料、施工技术资料、进度造价资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收资料。

在收集整理工程资料中应注意几点：一是及时收集整理设计变更、洽商记录。设计变更、工程洽商是工程竣工图编制工作的重要依据，对竣工图的绘制质量至关重要，因此要求：分专业整理；注明修改图纸的图号。若出现重新修改的情况，则须在已修改的条款上注明“作废”字样。收集时应注意设计变更通知单需有建设（监理）单位和设计专业负责人签认方可有效。二是做好施工试验资料的收集、整理。在施工前，应根据施工组织设计做好钢筋、水泥、砼等原材料取样试验计划。原材料送检批量及留置组数应符合规范和标准要求。进口材料和设备应有商检证明和中文版的質量证明文件、性能检测报告以及中文版的安装、使用、维修和试验要求等技术文件。三是认真做好施工记录和隐蔽工程检查记录。施工记录的填写应具可追溯性。隐蔽工程检查记录是对隐蔽工程进行检查，并用填写表格的方式将隐检内容、质量情况、检查意见、复查意见等记录下来。凡未经隐蔽工程验收或验收不合格的工程，不得进行下道工序施工，隐检合格后方能进行下道工序施工。四是认真做好分部分项工程质量验收记录。分部工程的质量验收是在分项工程质量验收基础上进行的。除了对该分部工程中所含各分项工程进行评定外，还要检查该分部工程中所涉及到的质量控制资料、安全和功能检验（检测）报告，对分部工程进行观感质量验收。五是做好技术交底和施工日志的记录。技术交底作为一项技术性很强的工作，对保证工程质量至关重要，技术交底必须满足设计和施工规范、规程、工艺标准和质量验评标准的规定，所有技术交底必须为书面形式，并有交底人和被交底人的签字，技术交底资料须列入工程技术档案。施工日志是项目施工的真实写照，是施工质量验收的原始记录，也是竣工总结和工程施工质量原因分析的依据。填写施工日志要求：逐日记载，若施工过程有间断，应在日志中加以说明，可在停工最后一天或复工第一天进行描述；施工记录不能记流水账；施工日志的记录内容应有针对性。

四、施工竣工资料的收集、整理、组卷要求

参与工程建设的各单位及相关人员应及时对工程资料进行确认，并确保工程资料真实有效、齐全完整。不得对工程资料随意撤换、涂改、伪造。工程资料应为原件。若为复印件时，应加盖申报单位公章，注明原件存放地，由经手人签字。工程资料可根据数量多少组成一卷或多卷；竣工图可按专业分类组卷。工程资料应经工程质量监督机构检查，各单位对检查提出的问题应及时进行整改、完善。编制竣工图，在页面空白处加盖竣工图章，并按竣工图章的填写要求逐张签字完成竣工图。

五、竣工资料的归档与移交

工程资料的归档文件必须是能反映工程建设活动全过程的文件材料，必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。工程资料的移交：工程档案一般不少于叁套，一套移交城建档案馆，一套由建设单位保管，一套由施工单位保管。应确保移交城建档案馆的资料为原件，以便今后查阅。其中需要向本单位归档的文件，应单独立卷归档。工程资料应做到及时、准确、真实、完整，符合竣工图、资料的整理、编制要求：资料签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁；分类分项明确，封面、目录清单齐全，排列有序。

六、工程竣工资料的质量及管理中存在问题及原因分析

存在问题：一是施工技术管理文件原件不齐全。二是施工资料填写不规范，字迹潦草或有错别字。三是竣工资料移交不及时，甚至导致竣工资料丢失。

原因分析：一是档案意识薄弱，存在重建设、轻档案的现象。二是档案管理制度不健全。三是资料保管、移交手续不严谨。四是过程控制不到位，资料员在资料编制过程中存在“闭门造车”现象。

七、提高工程资料质量的措施与对策

一是加大宣传力度，提高档案意识。二是加强资料管理和整编方面的培训。三是建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法，明确职责，规范工程资料的管理；四是严格执行工程资料编制工作“三同步”：即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。