试论高校学生档案管理

戴丽虹

【摘要】本文在介绍高校学生档案价值的基础上，分析高校学生档案管理中存在的问题，提出更好更安全地推动高校学生档案工作开展的建议，期许能对提升高校学生档案管理水平有些帮助。

【关键词】学生档案；作用 问题；措施

高校学生档案真实记录着大学生在高校求学期间各项活动，包括其生活、学习、社会实践等各个方面。它可以系统地反映学生在校期间的成长和表现，为自己日后的求学、求职等各方面发展提供资讯。高校学生档案管理工作日益成熟，但仍存在一些亟须解决的问题。如何更好地推进高校学生档案管理的开展工作显得愈发重要。

一、高校学生档案管理中存在的问题

（一）学生的档案意识薄弱，重视程度欠缺。学生对学生档案了解甚少，不知道其对自身发展的价值。一方面表现在档案材料填写不规范。很多大学生在填写归档档案材料时不重视，不按规定要求书写，书写内容随便，这些问题虽小，但会使自身档案不规范。另一方面表现在档案的转递与接收。每年毕业季我校档案室都会按照就业处的就业分配方案将学生档案寄出，并将邮寄单号及相关信息挂于校园网，同时还通知各学院告知学生让其上网查询以确认档案是否正确邮寄。但很多学生对此不重视，认为自己没有正式单位，只有考公务员、事业单位才需要档案，有些学生甚至不知道档案邮寄这回事。

（二）学生档案材料内容不够全面。党的十八大报告提出，把立德树人作为教育的根本任务，培养德智体美全面发展的社会主义建设者和接班人。这强调大力开发大学生人力资源，指导大学生全面发展成为栋梁之才。这也相应地要求学生档案材料充分全面记录大学生在校期间各项活动。但目前很多高校学生档案材料内容只能部分体现学生的“德、智、体”发展，往往不能完全符合用人单位需求。以我校为例，毕业生档案材料内容包括：高中时期档案、学生学籍变更材料、党团材料、校级以上奖惩材料、高校毕业生登记表、学习成绩表、教师资格认定表、实习鉴定表、就业证报到副本。这些材料只能基本反映学校在校期间的学习情况，很难体现出学生的整体素质。很多单位在审核档案或者提拔员工时都需要新生入学登记表，但现在仍有不少高校都没有这项材料，这正说明了学生档案材料的收集不够齐全完整。

（三）学生档案管理队伍建设需加强。高校档案工作的合理有序开展需要一支相对合理和专业化的档案人员队伍。目前很多高校仍存在人员结构配置不合理之处，档案专职工作人员配备数量与自身档案规模不相符。高校学生档案工作主要集中在新生入學和毕业生离校两阶段，尤其是毕业阶段需集中整理一届毕业生的所有在校期间产生的需归档的材料，工作量大并且有时间限制。这要求档案专职人员和兼职人员投入较大精力去管理学生档案。但档案专职人员配备不够，兼职档案员精力不够且更换频繁。

二、提升高校学生档案管理水平的措施

（一）加强学生档案宣传工作，提升学生的重视程度。提高学生的档案意识，让他们认识学生档案的价值、了解学生档案在日后升学或工作中的重要作用，才会更好地协助做好学生档案管理工作。学校可以通过校内宣传板、校园网等资源大力宣传学生档案相关知识，让学生了解学生档案内容及其价值，提高学生的档案意识，重视学生档案工作。由于档案专职人员和学生接触较少，所以对学生的档案教育还得通过辅导员这些兼职档案员。辅导员可以在日常的管理学生工作中多提及学生档案方面的知识，认真指导学生如何规范填写各类档案材料，提醒学生及时提交档案材料等。目前我校主要通过网站宣传的形式提高学生的档案意识，扩展学生的档案知识；同时会在学生毕业回校办理离校手续时派一名专职档案工作人员在大学生事务中心进行档案价值、档案邮寄等知识的介绍宣传并接受咨询。

（二）扩大学生档案材料归档范围，丰富学生档案内容。高校学生档案应更全面地体现学生的“德、智、体”发展，更多地记录学生在校期间的学习、生活、社会实践等各项活动，让这张学生的“名片”更吸引用人单位，更好地满足用人单位需要。高校应结合自身人才培养的实际情况与用人单位的用人需要，不断丰富学生档案内容，充分体现学生在校期间自我发展全过程。如目前大学生中较普遍存在诚信问题、心理问题，高校可以根据情况建立学生的诚信档案和心理材料归入档案；还可以将学生参与的主要社团活动、实践活动材料归入学生档案内容，更全面地体现大学生的综合素质。

（三）建立一支合理的学生档案管理队伍，加强管理人员素质培养。一方面，高校应根据本校档案工作实际适当扩大档案专职人员队伍，可招聘档案学专业毕业生，保障高校专职档案人员充足。足够的档案专职人员才能保证学生档案的安全管理。其次，高校专职档案人员需不断提高自身理论素质及工作能力。专职档案工作人员应不断学习新知识，了解学生档案管理新动态，在实际工作中不断创新，与其他高校多交流吸取好的经验；同时做好对兼职档案员的培训，加强与兼职档案员的沟通联系，督促其配合学生档案管理工作的开展。

作为学生在高校求学期间各项活动的真实性记录，它对学生个人及学校整体的发展存在巨大价值。高校应加大对学生档案管理工作的重视程度，加大支持力度；加大宣传力度引起学生高度重视；健全完善配套的管理制度规章。在各方积极配合下，高校学生档案管理工作水平将不断提升，学生档案管理工作发展更稳健。

【参考文献】

[1]丘如华.强化高校学生档案管理的思考[J].广西社会科学，2009（8）：133-136.