秘书如何把握“七秒钟”

陈烁

【摘要】在日常工作中，秘书需要与许多第一次见面的人沟通交往，在这个过程中，“七秒钟定律”起着重要的作用。本文解释了什么是“七秒钟定律”，并且总结归纳了“七秒钟定律”对于秘书工作的重要性。最后建议秘书从职业素养和人文素养两个方面提升自身能力，更好地在生活和工作中运用“七秒钟定律”。

【关键词】七秒钟定律；第一印象；秘书工作

“七秒钟”决定你在别人眼中的形象。商品留给消费者的第一眼印象可能引发消费者对商品的兴趣，使消费者希望在功能、质量等其他方面对商品有进一步的了解。如果企业对商品的视觉设计敷衍了事，那么它失去的不仅仅是一份关注，更将失去一次商机。我们可以把人比作商品，在社会交往过程中，对他人形成评价的过程就像是挑选商品的过程。对于形形色色不同的人，同样只需“七秒钟”就可以在脑海中形成对他的评价。“七秒钟定律”广泛应用于社会交往中。了解如何利用“七秒钟定律”，把握好最初的“七秒钟”有益于秘书在现代社会中的发展。

一、什么是“七秒钟定律”

人们在挑选商品的时候，面对琳琅满目的商品，只需7秒钟就可以确定自己对这些商品是否感兴趣。这种现象被称为“七秒钟定律”。“七秒钟”并不是指具体的时间，而是代表极短的时间。“七秒钟定律”的理论与美国心理学家洛钦斯提出的“首因效应”有异曲同工之处。“七秒钟定律”是“首因效应”的一种表现，所谓“首因效应”是指人与人第一次交往中给人留下的印象，在对方的头脑中形成并占据着主导地位的效應。它是指当人们初次和事物相接触时会留下深刻印象，个体在社会认知过程中，通过“第一印象”最先输入的信息对客体以后的认知产生的影响作用。第一印象作用最强，持续的时间也长，比以后得到的信息对于事物整个印象产生的作用更强。第一次交往过程中形成的印象，在对方的头脑里占据着主导地位，深刻影响着之后的进一步交往。它与印象形成的方面以及相关行为留下印象的深刻程度有关。如果我们对自己的“视觉设计”的态度马马虎虎，敷衍了事，导致的后果不像是企业失去商品关注和商机那样简单，而很有可能会丢掉通往成功大门的钥匙。

二、“七秒钟定律”在秘书工作中的运用

“首因效应”在社会发展中发挥着不可替代的重要作用，同样在秘书工作中“七秒钟定律”必不可少，它使得秘书在职业工作中更加得心应手。

（一）求职更有优势。在求职过程中，领导对秘书的评价是至关重要的。对于“首因效应”，有这样夸张的描述。从面试者进门开始，走到座位上坐下来的短短几秒钟内，结果就已经决定了。这并不是妄加论断，而是可以从诸多方面解释其缘由的。一般来说，外貌，衣着，礼仪等特征是第一印象形成的重要组成部分。注重外表不是承认这个世界是一个“看脸”的世界，而是能看出一个人对自我、对他要面对的世界的态度。爱美之心，人皆有之。秘书在职业训练过程中，不光要重视内在的修养，专业能力的提升，外在形象也不能忽视。

（二）沟通更有效率。秘书作为社会群体的一部分，不可避免地要与他人打交道，而且交流沟通占秘书工作的绝大部分。秘书作为领导和下属以及客户之间的桥梁，有效合理的沟通是必不可少的。在第一次见面会上，秘书如果给领导以及同事留下好印象，会为以后的协调沟通工作奠定良好的基础。无论是制定工作计划、协调活动，还是人事管理、与外界交流，都需要秘书来与各部门沟通。由于之前的好印象，领导与同事倾向于信任秘书的工作，那么任务就会完成得更高效。此外，假设一个新客户希望与领导商议合作事宜，适逢领导开会，那么第一个与新客户沟通的人往往是秘书。秘书谦谦有礼的态度、亲切平缓的语气、富有朝气的风貌使得客户对公司形成一个良好的印象，使得进一步的合作交流更加顺利。

（三）接待更加顺畅。接待来宾也是秘书工作的一大板块。首先，秘书要整理好自己的仪容、仪态和服饰，使来宾在短时间内记住自己，有好的印象。其次，接待环境要准备得清洁、明亮、整齐、美观，然后要根据不同文化习惯来控制亲密距离，注意来宾的称谓，提前了解客人来访的目的，热情迎客，做到真诚与尊重、平等与适度、自信与自律、守信和宽容，使来宾感到舒适自然。那么接下来的工作就会更加顺畅。

但是这种绝对的交往方式有可能会造成很大的遗憾。在《三国演义》中凤雏庞统原本准备效力东吴，可是当他去面见孙权的时候，孙权见到庞统相貌丑陋，心中先是有几分不喜，又见他傲慢不羁，更觉不快。结果广招人才的孙仲谋就这样把与诸葛亮并肩齐名的奇才庞统拒之门外。尽管鲁肃苦言相劝，最终也无济于事。无独有偶，美国总统亚伯拉罕·林肯也曾经因为相貌拒绝了一位朋友推荐的才识过人的阁员。当朋友愤怒地责怪林肯以貌取人，说任何人都无法为自己天生脸孔负责的时候，林肯说：“一个人过了四十岁，就应该为自己的面孔负责。”但是这种遗憾在某种程度上是不可避免的。尽管秘书工作人员可能随着社会经历、社交经验的丰富将“首因效应”控制在最低限度，但是潜意识里人们还是会选择第一印象良好的人进行深交。

三、 秘书抓住“七秒钟”的方法

研究显示，在跟别人见面时，7秒钟内就开始就这个人作评估。这种沟通无需通过语言，人们会自觉地和不自觉地用眼睛、面孔、身体和态度来表达真正感觉，同时互相发出一连串的由放心以至恐惧的情绪反应。秘书无法去改变别人，那么就从自己做起，去把握住这重要的“7秒钟”，为自己的精彩人生、职业道路做铺垫。

（一）以良好的职业素养把握“七秒钟”。在日常工作中，就秘书本身而言， 掌握工作中的方法和技巧， 合理运用首因效应， 会起到意想不到的效果。

1.整洁的外表。秘书在与他人第一次见面时，要做到仪表整洁。整洁的外表可以让对方感觉到秘书的上司对这次会面的重视，得体的举止可以体现对对方的尊重。秘书就是信息，他不仅代表自己，也代表领导与公司的形象。

2.得体的语言。沟通融洽需要秘书人员得体的语言。在交流过程中，要保持真我，以最佳状态的真我与人沟通交流，始终面带微笑，用柔和的目光注视对方。记住姓名、引起共鸣、赞美对方在大规模的场合中会发挥其独特的作用。在西方，姓名是十分重要的。如果人们在每句问候之后，加上对方的姓名，对方就会如沐春风，感觉到你的友好。其实在东方也是这样，姓名是一个人的标志，记住姓名就等于记住这个人。如果秘书正确记住了客人的名字并且提醒老板，沟通的效率就有可能会大大提高。适当地赞美对方的强项并不会突出弱项，反而会体现秘书的大方得体。

3.规范的行为。秘书要做到准时守信，与对方约定的时间，最好提前5-10分钟到达，迟到会给对方留下没有时间观念，不负责任的印象。如果真的由于不可抗力因素一定要迟到，也应该提前打电话礼貌地告诉对方可能迟到多久以及迟到解释迟到缘由。除此之外，还要善用眼睛。和人交谈时一定要一直看著对方，也不是说直直地盯着对方的眼睛，有一个小技巧就是看着对方鼻子和嘴巴构成的小三角区域。但是一定不能开始说话的时候看着对方，但是之后目光就游离到其他地方了。有的人把坐满了人的房间比作虎穴，在进入“虎穴”的时候会因为害怕而垂头看自己的脚或是抬头看天花板。这样都会给人留下不自信的印象。我们要做的应该是望着那些“老虎”。

（二）培养人文修养来抓住“七秒钟”。除了需要有良好的职业素养外，人文修养也是高素质人才必不可少的条件，从内在丰富自己的学识底蕴，使由内而外散发的气质来吸引别人的关注，留下好的印象。秘书可以从以下两个方面来培养人文修养：

1.提高中文水平。“七秒钟定律”除了“以貌取人”之外，也“以言取人”。秘书的主要工作内容——办文、办会、办事与文字有关，秘书的语言能力也与中文水平息息相关。秘书培养课程体系中包含相关的中文课程，如现代汉语、古代汉语、文学史等。秘书除了认真学习课程外，还需要阅读经典，从中汲取精华，学会思考，内化为自身的学识涵养。

2.锻炼沟通能力。秘书可以学习例如“演讲与口才”等实用课程，在日常生活中注意观察学习领导的讲话沟通方式，结合自身特点，总结出适合自己的、能使他人感到舒适、易于接受的说话方式。注意语速和音量，提前了解你所要沟通的对象。只要见过罗斯福的人，没有不对他广博的见闻佩服得五体投地的。一位拜访过他的人曾说过：“无论来访的是牛仔、勇敢的骑兵随员，还是政治家、外交官，罗斯福都能找到适合对方身份的话题，让彼此的谈话十分愉快。”为什么罗斯福能做到和每个初次见面的人相谈甚欢？原因很简单，每当罗斯福接见来访者之前，他都会在前一天晚上查阅当事人的资料，看看来者是达官政要还是贩夫走卒，会谈时才能找到双方都能有的共同话题。

3.学习相关礼仪。在秘书人际交往过程中，礼仪可以规范、约束沟通模式，另外，有效利用某些礼仪形式可以巧妙地化解矛盾。秘书人员动人的微笑，一句暖心的话语，都有可能对对方产生重要的心理影响，有利于建立良好的人际关系，促进相互问的交流与合作，从而提高秘书工作绩效。所以秘书人员在实施礼仪时应该分别从体态、礼节等方面进行具体规范和要求。

秘书所要学习的礼仪课程中可以增加实训环节，如老师可以带领学生参加酒会、或是模拟国外餐桌礼仪等活动，使学生对知识不仅仅停留在书面上的理解，而是真正运用实际中，熟练掌握，融会贯通，这样在第一次见面时就可以自然地展露，留下好的印象。

秘书自身要树立起学习礼仪、加强沟通交流能力的意识。礼仪与沟通交流能力不仅可以运用在工作中，在生活中也可以发挥很大的作用，好的印象会改善他人对你的态度，同时在这个过程中你的自尊自信也会增强。

综上所述，“首因效应”是客观存在的，第一印象不以人的主观意志为转移。在现代社会中，秘书工作人员应该有意识地给别人留下好的印象，这样以后可能会得到意想不到的收获。在日常学习与工作中，秘书要注意自身在职业和人文方面的修养；在重要的“七秒钟”里秘书要集中精力，但也不用高度紧张，想要使别人感到轻松自在，自己首先要轻松自在，把最好的自己展现在大家面前。

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