科技档案开放获取研究

吴夏芝

【摘 要】科技档案是国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件。丽水市科技局一直以来未将科技档案信息化和网络化，随着信息量呈几何级增长，加强科技档案信息化已是必然趋势。本文从丽水市科技档案数字化及开放获取的重要性、如何开放获取科技档案提出分析、对策以及建议，并分析了丽水市科技档案开放获取的意义和价值。

【关键词】科技档案 开放获取 检索 保密利用 再生价值

1 科技档案开放获取研究的背景

科技档案是国家机构、社会组织及个人从事各项社会活动形成的对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件。它既具有一般档案的所有特性——原始性、真实性、唯一性、信息性、机密性、多样性等，又具有自己的的特点——专业技术性、成套性、更改性、通用性、现实性。在社会主义现代化建设中，科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高具有重要的现实作用，并且具有长远的历史查考价值。丽水市科技局一直以来未将科技档案信息化和网络化，随着大数据时代的到来，源源不断的科技信息流涌入，信息量呈几何级增长，给科技档案管理模式和检索工作带来了极大的冲击，加强科技档案信息化已是必然趋势。丽水市科技局决定委托丽水市科技信息中心将2000年以来的科技档案信息化，建立电子档案室。这不仅避免了传统的纸张档案的弊端，是科技档案管理不断进步的重要手段，更是科技档案利用现代通信技术，使档案信息实现了纵向贯通、横向集成、高度共享，最终实现电子数据共享利用和综合应用的重要途径。

2 丽水市科技档案开放获取对策分析

2.1 实现科技档案数字化，为创建强大的数据库打下坚实的基础

充分实现丽水市科技档案开放获取，前提是将科技科技档案数字化，丽水市科技档案包括从2000年至2014年丽水市工业科技档案、农业科技档案、自然科学研究档案、科技统计数据、收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模，照片、影片、录音等；还包括局域科研网、网内网外随机产生的各种数据、各阶段对企业发展有保存价值和利用价值的数字化科技信息资源、所属各部门的专、兼职档案员收集的各种有用数据和科技文件等，这些都纳入科技档案数字化范围。丽水市科技信息中心共用了4个正式固定人员，历时5个月将全部科技档案数字化。在数字化过程中，利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库，它将各种传统载体的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式传输，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷利用和共享的目的。与此同时，还要兼顾图纸档案原件所拥有的字迹质量，选择清晰字迹的现有图文档案，这样就可以突破传统图纸档案所要面临的利用局限，实现图纸档案信息资源最大程度上的共享，还保护一些珍贵的纸质档案，这为科技档案数据库开放获取打下坚实的基础。

2.2 建立网络化检索体系，提供便捷的查找方式

科技档案检索的作用就是为了方便档案利用者快捷地查找档案，是提高档案利用的查准率、查全率，降低拒查率的重要方法。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准，按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准，这样不仅能够减少因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于查询。丽水市科技档案数字化过程中根据国家或者行业的分类标准，制定具有企业特色的分类项目。首先，根据科技档案的学科进行大方向的分类，并为每个分类标记上字母作为代号，如丽水市科技档案业务档案分类为C1、C2、C3、C4四大类。其次，按照课题代码进行分类，并按照序列号编排在一起。通过这种方式，能够将科技档案根据课题、顺序的不同区分开来。在平台中查询可分为年度、档号、正题名、时间等方式查询，提供一站式服务，及时利用信息技术快速从海量数据中获得对企业最有价值的信息。

2.3 构建信息化网络平台，实现科技档案管理网络化

丽水市科技档案数字化后先放入档案局发布的档案协同1+9+N系统平台，运行方式由政府内网方可登入，查询人员有专职兼职人员账号登入，档案账号由档案局统一分配，权限设定由档案局分配，丽水市科技档案实现了档案工作信息化和档案一体化管理。但是，档案协同1+9+N系统平台因为权限的设置不能实现科技档案充分利用，而科技档案的应用开发主要目的是推进科技创新，减少重复的创新活动，为企业和科技人员提供服务。为此，丽水市科技信息中心准备利用新的平台——创新丽水科技信息服务平台，将历年所有文书档案、业务档案、科技统计数据、科技简报、科技项目申报、知识产权服务等内容放入创新丽水科技信息服务平台，该平台把可以公开的科技档案放到互联网上，使用户可以免费获得而不需考虑版权或注册的限制，以此打破学术研究的人为壁垒，促进科学信息的广泛传播，促进学术信息的交流与出版，提升科学研究的公共利用程度。

2.4 做好保密和利用工作，实现科技档案有效利用

随着社会的科技发展，科技档案信息资源的社会价值已逐步为公众所认知。然而，在注重的保密观念影响下，科技档案普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，造成档案浪费，失去档案的价值。如何处理好保和用的关系？首先，科技档案的保密和开放利用工作，它们既是对立的，又是统一的。密件的利用必须是在保密基础上的利用，但保密是有时间、地点、范围限制的利用，档案在保管过程中，其密级不是一成不变的，而是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。因此在严格做好科研档案保密工作的同时，应根据其时限及时做好档案的降密和解密工作，便于档案信息资源的及时利用。其次，科技档案或多或少都有其公益性的一面，有责任向公众开放，在操作层面，需建立科技档案开放获取管理的信息化应用系统，可以采用防火墙、访问权限等等技术，对于比较重要、机密、敏感的信息，以及披露之后不利于企事业单位发展的相关信息不予公开，或者与互联网进行物理隔离。因此，在创新丽水科技信息服务平台开放科技档案的过程中，既要确保科技档案的安全，又要最大限度地实现科技档案的有效利用，促进科技知识的积累、传播交流和转化应用，发挥科技档案最大的价值。

3 丽水市科技档案开放获取研究的意义和价值

3.1 实现科技档案信息资源共享，为科学研究提供借鉴

在这个时代，任何信息都将离不开网络化的支持。丽水市科技档案信息资源的开发利用，不仅为科学研究提供借鉴，避免人力、财力和物力的浪费，还利用网络扩大影响和介绍馆藏及时把有用的档案信息资源传播出去，使利用者在不同地域、不同时空，方便、及时地利用科技档案，让更多人可以通过网上浏览、电子邮件、网上咨询等方式利用档案，从而使档案实现自身价值，创造更大的社会效益，为社会主义经济建设服务。

3.2 实现科技档案再生价值，促使成果转化

科技档案的再生价值是巨大的无形资产。丽水市科技档案在信息化和网络化过程将尘封已久的科技档案根据档案原则加工整理，使静态信息转为动态信息，使潜在价值转化为利用价值，以获得有价值的信息档案；同时善于捕发其它科研产品的生产信息，将死档案变为信息，再次为科研的发展增值增效，再创价值。当今促进科研成果转化，加速科研成果的产业化已成为世界各国科技政策的新优势，实现这一目标，要实现两个根本性的观念转变，重视成果转化工作，坚持科研与经济结合原则，坚持科研来源于生产成果，服务于生产，发展依赖于生产，科研紧紧围绕经济建设，服务于经济建设。而丽水市科技档案信息化网络化正是实现科技档案的再生价值，促使成果转化的活力所在。

3.3 实现科技档案市场竞争中新作为，为社会服务

当今社会谁拥有了资源，谁就占居了市场的优势地位。科技档案是一种特殊的技术资源，更是企业参与市场竞争的背景资源和“靠山”。科技档案不应该是躺在那里的死档案，而应该依据市场和社会需求，挖掘档案在企业效益最大化中所起的作用和价值才是档案管理的新理念、新思维。这就需要档案管理者不仅仅是认识上清楚，行为上也要跟上时代的节奏。分析市场需求和社会需求，在档案被其他企业或单位使用、借阅和利用中，以及资源共享中搭建沟通市场和社会的信息平台，达到互惠互利的目的，为企业谋取或赢得新的利益，使档案管理有一个新的立足点和出发点，实现在市场竞争中的新作为。

参考文献：

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