重点建设工程档案管理的经验和方法

张颖

重点建设工程档案是企业档案的重要组成部分，重点建设工程档案的收集是否齐全完整，直接关系到今后的设备、设施的维护和更新改造工作，尤其是冶金行业，涉及的工艺和生产设备全部在建设中形成。在重点建设工程档案的收集、归档工作中，准确掌握档案材料形成的环节，了解每一阶段存在的问题，采取有效的控制手段是保证基建档案收集齐全完整的重要环节。

一、重点建设工程项目前期文件材料的收集

承钢在基本建设工程的建设管理工作中自1984年的第一期改造建设工程开始，就设有工程管理的职能部门，主要负责工程项目的前期立项、工程设计、工程施工、生产准备及试生产工作。经过20多年的承钢建设项目工程的管理的不断改进，形成了工程建设管理的科学管理方式，在重点建设工程项目管理工作中设立了规划发展部负责工程建设项目的管理工作，由于重点建设工程项目参与单位多，为了协调工作，设立了重点建设工程项目指挥部，负责协调组织和设计组织工作。

重点建设工程项目的前期文件材料的形成积累，主要来自两个职能部门：项目的立项文件材料主要集中在规划发展部；项目的设计、施工地质勘察由项目指挥部协调组织实施，部分档案材料分散在项目指挥部及相关人员手中。档案馆依据前期文件材料的形成规律和脉络，制定了前期文件材料的跟踪收集的管理原则，对形成的文件材料及时组织归档，工程设计图纸随到随收；对平时不能及时归档的文件材料通过各种途径收集文件材料的形成信息，在工程项目竣工验收时，依据《承德新新钒钛有限公司重点技改项目评价考核办法》要求，协同企管部对项目指挥部进行考核，对文件材料收集归档不完整的不予考核，直至档案材料归档完整才能考核达标。

二、重点建设工程项目施工技术档案材料的归档

重点建设工程项目涉及的施工项目多，向施工单位发包情况比较复杂，有的项目采取的是总包，有的是单项工程分包，还有总包单位承包后又将部分工程二次分包。在工程施工当中，规划发展部将工程的施工管理工作委托给监理单位，负责施工的技术管理和施工技术资料的审核工作。在工程项目的施工阶段参与管理的单位主要有：规划发展部、项目指挥部、设计单位、工程监理单位、工程建设使用单位及施工单位，依据施工阶段形成档案文件材料的特点，这一阶段的关键单位应该是施工单位和工程监理单位，施工阶段的档案材料的形成积累的质和量应有监理和施工单位把关。因此，档案馆在这一阶段档案的收集和接收工作上采取的是：不论施工单位与建设单位是怎样形成的施工合同，档案馆直接接收施工单位的施工技术档案和竣工图。并且接收档案不受施工进度限制，施工单位完成合同标的段施工的，档案馆就及时组织接收。

为了保证施工技术档案和竣工图的真实及完整，档案馆与规划发展部还制定了施工技术档案及竣工图的接收工作程序。形成了规划发展部，项目指挥部，建设使用单位，监理公司，设计单位，档案馆，施工单位联合对施工技术档案和竣工图的验收，其中任何一单位没通过验收，工程项目都不准许进行工程结算和审计。档案馆在这一阶段采取的方式，既方便了施工单位的档案的及时归档又避免了施工技术档案的缺损。

三、重点建设工程项目档案的预决算及会计档案的归档

重点建设工程项目的预决算和财务管理，涉及到规划发展部、审计监察部和财务部。工程建设项目涉及到预算、决算、审计、工程进度款等工作中形成的档案材料都能在会计凭证中反映，因此，档案馆在这一阶段档案材料的收集工作主要集中在对工程建设项目的会计档案的收集，承钢财务部设有技改工程财务管理。档案馆采取工程建设项目会计档案隔年接收和独立管理的方式，保证工程建设项目预决算及会计档案的完整性。在工程审计阶段，档案馆将接收进馆的工程技术档案和竣工图及时提供给审计监察部门，用准确完整的竣工档案指导审计监察部门对工程的审计。

四、重点建设工程项目的生产准备及试生产阶段的档案收集

工程建设项目档案的生产准备及试生产阶段的档案材料对项目投产和今后在生产管理当中有非常重要的影响，起重设备、压力容器类等特种设备的使用和保养都离不开这一阶段形成的档案材料。建设使用单位在工程施工阶段就已经完成组建工作，其职能部门已进行人员培训，基本具备了试生产的组织能力，因此，承钢档案馆采取的是统一指导，分级管理档案的原则。档案馆要求生产单位负责生产准备及试生产阶段的档案管理工作，而对于起重设备、压力容器等特种设备的安全管理档案材料，在接收施工单位的竣工档案时，要求施工单位提供相关部门审批的副本及复印件，保证特种设备的安全档案材料的安全。

五、重点建设工程项目电子档案及声像档案的收集

重点建设工程项目在设计当中产生了部分CAD电子版档案，档案馆借鉴在以前的工程建设项目电子版档案收集的经验，将电子版档案的接收纳入承钢档案管理制度，严格要求设计单位制作电子版本施工设计图，与施工单位竣工验收挂钩，由施工单位督促设计单位移交电子版施工设计图。在工程建设当中，承钢宣传部对工程施工建设阶段有关工程进度、工程管理、领导视察等活动都进行了摄像照相，档案馆及时与宣传部联系，将工程建设项目有关的录像、照片及时组织归档。

六、重点建设工程项目施工技术档案材料的组卷

档案馆依据重点工程档案的形成特点，制定了规范的档案立卷标准，档案馆按标准要求施工单位组卷。编制竣工资料严格按照《河北省建筑验收标准》检查案卷内容及案卷质量，案卷装订、档案装具标准统一。档案馆特别要求有施工合同、营业执照、资质证书、施工许可证、监理公司验收开据的基建工程竣工验收证书、投标许可证、安全生产许可证、竣工报告，集中装订在管理资料里。竣工图编制严格要求与实物相符，对地下管网要求施工单位重新绘制竣工图。档案馆指导施工单位人员按标准组卷，要求施工单位入场前指定专人到档案馆进行档案收集、立卷培训。工程交工三个月内必须办理档案归档手续。

承钢档案馆依据基本建设工程档案形成的特点，以收集、接收完整准确建设项目档案为准则，克服困难，采取积极主动的工作方式，确保重点建设工程项目的档案按质按量接收归档。

（作者单位：河钢股份有限公司承德分公司档案馆）