浅谈传统档案与电子档案的优势与劣势

黄敬

档案是国家、机构、社会组织和个人在社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像及其他形式的原始记录，具有其它资料不可替代的功能和作用。伴随着计算机通信和网络技术的发展，信息时代已悄然而至，出现了大量的电子文档，形成了电子档案与以纸质档案为主体的传统档案并存的局面。但是，无论是电子档案还是传统档案，其价值都是便于利用，因此，我们必须了解传统档案和电子档案的优势和劣势，尽全力发挥、伸展二者的优势，扬长避短、相互补充，才能进一步提高档案工作的质量和效率。

一、传统档案和电子档案的形成过程

1954年11月8日，第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议上，根据周恩来总理的提议，成立国家档案局的建议获得批准，主要收集、抢救明清时期和民国政府的档案和逐步管理各级机关、企业、事业单位的档案工作，逐渐形成了大量的历史档案，1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过了《中华人民共和国档案法》，我国的档案管理逐步走上了法制化轨道。随着我国人口的激增、经济的发展、社会的进步，档案的种类越来越多，档案的数据越来越复杂，传统的人工记录、手工检索、人工调卷，已经不能满足为经济建设服务，适应不了时代发展的要求。我国档案部门应用电子计算机最早可追溯到70年代，但真正有计划的建立自己的系统是1985年，“九五”规划中的“金信工程”为全面实现档案信息处理和管理的现代化奠定了坚实的基础。到上世纪90年代，借用现代化的管理技术和手段，运用计算机和档案信息自动化系统，以计算机盘片、磁盘等化学磁性材料为载体形成的电子档案材料，逐渐成为了传统档案的一个有益补充。

二、传统档案与电子档案的共同点

传统档案与电子档案存在共性，具有档案的一般特征和性能。第一，二者都是实体档案，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都有可参考利用的价值。第二，二者都具有原生性，都记录的是真实活动和真实发生的历史，它或是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，或是人类社会活动中直接形成的文件转化而来的，或是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料。第三，二者具有相同的价值形态，都具有知识价值、凭证价值、史料价值和法律性。第四，二者的利用和变化规律相同，都随着时间的推移，由档案知识价值向史料价值转变，由立档单位利用向社会各方面利用扩展，且其利用价值具有潜在性，其保密性递减。

三、传统档案的优劣势

传统档案的优势大于劣势，其优势主要包括五个方面，一是具有原始性。是能够清晰的看见、真实的触摸的物质，具有物理实态的特征，是最原始的记录。二是具有文物性。是历史的见证，有些传统档案不仅具有档案价值，而且在史学研究、工作参考、文物考证、艺术鉴赏等方面都具有不可估量的价值。比如，我国的第一历史档案馆中，就有明清历史档案约1000余万册，还有其他民族文字和英、法、俄等外国文字的档案。三是具有包容性。传统档案不仅包括纸质档案，而且包括照片、图片、勋章、字画、商标、邮票、钞票等多个领域的内容。中国第二历史档案馆名人档案馆中，就有蒋介石、冯玉祥等个人档案47个全宗6000余卷，很多档案藏品鲜为人知。四是具有不可复制性。其中纸质档案由纸张、字迹材料、字迹三者相结合，在形式上保留了历史的真迹，可信度高，不容易篡改。比如：明清皇帝的昭告，孙中山亲笔批示和签发的文件等等。五是具有耐久性。只要我们按照档案管理程序进行操作，并注意排除其发生化学作用的必要条件，就可以将传统档案延长到上百年甚至更长时间。六是具有保密性。管理方面的法律、制度、经验丰富，尤其随着科技的进步，监控、报警、防盗设施的配套，不易泄露的能力特别突出。但是随着科学技术的不断进步，传统档案的不足之处也逐步显现出来。包括：一是传统档案在接收、征集、整理、保管的过程中，特别是纸质档案在归档、立卷、装盒的过程中投入人力多，工作量大，且效率低下。二是传统档案占用的库房空间大，要求的温度、湿度、防火、防盗等条件高，且不利于查找，给管理工作带来不便。三是在同一时间地点传统档案的利用受到局限，特别是纸质档案往往只能一人使用，不能进行信息资源共享。

四、电子档案的优劣势

相对于传统档案而言，电子档案具有传统档案不可比拟的鲜明特征。一是具有便捷性。电子档案不仅为归档提供了便捷的手段，而且提供了信息利用的快速通道，免去了立卷、归档、查找的困难，减少了管理人员，减轻了工作人员的劳动强度，有利于节省大量人力物力，大大提高了档案管理的工作效率。二是具有共享性。打破了纸质文件“有形”的观念，打破了纸质档案“固定场所”的限制，打破了“利用时间”的限制，使同一份文件可以通过复制、下载、网络传递、利用移动硬盘等方法，在同一时间，不同地点，被不同利用者共享。三是具有多样性。利用者可以结合自身所需，利用计算机可以更方便快速的对文件、信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等，可以进行多种形式的信息处理和分析，很大程度上提高电子文件信息的利用效率。四是具有经济环保性。利用电子文件可以节省纸张，节省保存文件的空间。电子文件可以无消耗被重复利用，当一份电子文件需被传递给多个利用者时，电子文件可以通过邮件、网络传输、文件传递等方法，而不必通过传统的纸质文件递送到利用者手中。五是具有保护原件性。纸质载体上的信息会随着利用次数的的增加越来越被损耗，如：字迹越来越老化、淡化、模糊，档案原件纸质变得脆碎、破损等等。但电子档案却与纸质档案不同，不论电子档案被复制、打印，档案的文件内容都不会受到损伤，不会对电子档案的寿命产生任何影响。同样，电子档案也存在一定的劣势，包括，一是存在更大的风险性。如果没有积极有效防范风险的措施，很容易造成信息泄露和数据被盗。同时，由于一些不法分子利用非法技术侵袭保存档案的计算机，计算机中的档案很容易就会被窃取，从而导致国家珍贵档案泄漏出去。也由于电子档案极易被拷贝、复制等特点，电子档案也很容易被不法分子盗用。二是存在不稳定性。电子档案在利用过程中，如遇到计算机中毒及设备故障，存储库房温湿度的变化，保存电子档案的U盘、光盘、磁盘等受到外界强磁干扰等原因，其信息内容很容易被修改和破坏，导致档案内容丢失和损坏。三是存在对设备的依赖性。电子档案的阅读必须借助一定的计算机或相似的设备才能进行，而纸质档案适合在较广泛的环境以自由的方式阅读，无需借助任何特殊设备。

（作者单位：承德市科技局生产力促进中心）