提升人事档案在人力资源管理中的功能

施政

摘 要：在进行人力资源管理的过程中，人事档案的管理是其中不可或缺的一部分，其重要性也在不断凸显出来。加强人事档案的管理可以为企事业单位更加规范的运行提供基础性的保障。因此本文重点对人事档案的管理问题进行了论述，阐述其在人力资源中所提供的功能是什么。希望在本文的论述下，能够令相关工作者的工作水平得到进一步的提升，为人事管理事业的发展做出突出的贡献。

关键词：人事档案；人力资源；管理；功能

要想进一步提升人事档案的功能在人力资源管理中的应用，首先就应该认识到二者之间存在紧密的联系，二者之间的关系是相辅相成的，都是不可或缺的存在，作为人力资源管理中的重要组成部分之一，人事档案的地位是相当主要的。如果没有人事档案源源不断的为人力资源管理提供信息依据，那么人力资管管理的工作就无法正常有序的进行下去，所以应该说人事档案在人力资源管理中的功能主要是以支撑以及服务为主，本文重点对相关的问题加以论述，希望在今后的工作中为相关工作人员带来一定的经验与参考价值。

1 人力资源管理中人事档案的地位

前文中已经提到，人事档案为人力资源管理提供重要的信息，这样才能保证人力资源管理能够顺利的进行，可以说人力资源管理主要是由人事档案所提供服务的，没有人事档案的服务功能，人力资源管理就不能顺利的开展各项活动。作为其主要载体之一，要想加强对人力资源更加高效的管理，就需要选拔出优秀的人才，一切活动以人为出发点，并且遵循尊重人与重视人的原则，选拔出适合企业发展或者其他各个行业的人才。而实现这一目标的前提条件就是要以人事档案为基础，通过人事档案对人才进行全方位的调研，人才的相关信息都是以人力资源为主要依据的。可以人力资源管理能够如此顺利的发展，这与人事档案具有密不可分的关系。当前，人事档案在人力资源管理中得到了更加广泛的开发，功能不断凸显，这也为更加科学化以及规范化的人力资源管理提供了重要的契机，进而逐步提升人力资源管理的发展水平。

2 加强人事档案的管理就要凸显其功能

人事档案在人力资源管理过程中主要起到支撑与服务的功能。首先，其是以现代化的信息手段为人力资源管理提供数据支持的。过去的人事档案管理主要是以纸质档案为主。不仅容易损坏，还极容易丢失，因此影响到人事档案管理的效率，进而对人力资源管理造成极大的影响。在现代化的发展环境下，纸质档案逐步朝着电子档案的方向发展，电子档案的功能不仅可以提供更加高效的管理，也不会出现破损的现象，可以说我们又向信息化管理的方向迈进了一步，这也是当前的一个主要发展趋势。人事档案的信息化管理水平也越来越高。在对人事档案进行管理时，主要依靠的是档案管理系统，并且这一系统的功能也在不断完善中。档案管理系统中又分为了几个子模块，例如查询系统、档案原件管理系统以及档案管理系统等，各部门通过对这一系统的应用，可以实现数据共享的目标，运用计算机进行管理可以令工作效率变得更加高效。同时对人事档案管理人员的专业水平也提出了更高的要求。

建立起专业化的人才队伍在当前的工作中是相当重要的一个任务。因为各行各业的发展都离不开人才，但是各个行业要如何才能组建起有效的队伍为行业提供服务呢？这就需要人事档案提供必要的信息，令各个行业充分的了解人才的个人情况，这样才能选择出合适的人才为各个行业源源不断的输送新鲜的血液。基于这一功能在人力资源管理中的重要作用，更加需要各行业根据自身实际情况的需要建立起相应的人才队伍，将不同的人才按照特点与能力的不同进行划分，令他们可以在工作岗位上各尽其职，各司其用，这样才能从根本上完成人才队伍的建设。人才培养需要一个长时间的过程，如果不及早进行这方面的管理与建设，尤其是高层次人才的培养，是当前社会上急需的人才，那么就会的影响到各行业在自身道路上的发展，进而造成不必要的损失。因此，加强人才队伍的建设实际上也是人事档案对人力资源管理所提供的功能之一。

人事档案的管理理念应该得到进一步的凸显，尤其是在新时期，新环境的发展契机下，需要令更多的工作者认识到人事档案管理的重要性，令人人都具备对人事档案的知情权，因为人事档案主要的功能是为人力资源管理提供源源不断的信息，可以说起到载体的作用，其所提供的信息也是属于公共信息资源的重要组成部分，所以应该为人们所利用，也应该服务于人民。作为人事档案的管理者要站在科学发展的高度，解放思想，更新观念，勇于创新，树立“以人为本，立档为民”的服务意识。在开发档案信息资源的同时，适度公开人事档案信息，允许本人及其他需要者通过一定的程序利用人事档案，让档案信息流动起来，变死档案为活信息，提高档案利用效率，保障人事档案知情权的实现。

创新服务方式，构建利用平台，实现资源共享。为推进人事档案工作向资源建设型、服务网络型、开发利用型转变，必须加快人事档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，创新服务方式，彻底改变人事档案利用现状，利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理提供真正所需的全面的服务。这样才能提高人事档案利用服务效率，实现了人事档案信息资源的有效共享，为人力资源管理提供便捷高效的服务。

结束语

综上所述，在对人力资源进行管理的过程中，加强对人事档案功能的认识是十分必要的。人事档案主要为人力资源管理提供了支撑以及服务的功能，在今后的人事档案管理过程中，为了要将这一功能得到进一步凸显，就要不断加强信息化水平的提升，加强档案管理人员专业队伍的建设，对人事档案的管理理念予以进一步的认识，同时将服务方式得到进一步的创新，这样才能真正的将人事档案的功能发挥出来，为我国人力资源管理的进一步发展提供重要的支撑。

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