浅谈人事档案管理工作中的不足与应对措施

閤浩 张娜

摘 要：人力资源管理已经成为我国现代企业发展中重要的核心资源，而作为人力资源管理体系中重要的组成部分之一，人事档案管理突显得越来越重要和受人们重视。而我国许多中小型企业的人事档案管理存在很多问题，影响了企业发展。本文分析了人事档案管理中的不足之处，提出了相应的应对措施。

关键字：人事档案；人力资源；对策

1 前言

随着我国经济现代化和信息化的快速发展，人力资源管理已经成为我国现代企业发展中重要的核心资源。而作为人力资源管理体系中重要的组成部分之一，人事档案管理突显得越来越重要和受人们重视。人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。然而在人事档案管理中存在着很多问题，缺乏规范化和科学化，严重影响了企业的发展。

2 人事档案管理存在的问题

随着用人制度的不断变革，各种机构的不断变动，企业的人事档案管理也变得比较频繁，然而在实际操作过程中出现了如下几点问题：

2.1 对人事档案管理认识不足

相对于一般的工作，大多数人认为人事档案管理工作是一份十分清闲、安逸的工作，难以在短期内看到人事档案管理带来的成效与影响。许多企业单位的高层领导往往就会不重视这项工作，缺乏基本的认识与积极的管理，认为人事档案工作就是保管工作，只要不丢失、不泄密，能应付查档就行了。不能做到有效利用人事档案资源，既便是利用，也仅限于人员的简历、职称等范围，这种现象的持续，会使得人事檔案的利用率降低。这样的思想意识以及管理制度使得人事档案管理工作长期处于被动的地位，难以发挥出其自身的作用。

2.2 人事档案管理水平低

我国中小型企业人事档案管理工作中还存在一个问题就是档案的整体管理水平较低。中小型国企事业单位缺乏专业档案管理人员，其人事档案均交由人事劳动部门或者人才中心在进行管理，因此大多数都没有专业的工作人员进行档案分类和整理。很大一部分人事档案材料在很长时间内都没有得到较好的统计和整理，再加上管理部门的设备简陋，并且在进行材料收集过程中，缺少严格的鉴定和分析，许多材料的真实性也就无人可知。另外在档案管理的过程中人事档案管理手段相对落后，档案借阅过程中反复调用原始材料，对档案造成了不可避免的损毁。档案室室内温度、湿度、采光等不符合标准，导致纸张发黄、字迹变暗，严重影响档案的安全性和有效性，降低了人事档案管理的整体水平。

2.3 人事档案管理信息化程度不高

随着计算机技术、数据库技术和互联网技术的发展，人事档案信息化管理系统也逐渐完善。尽管计算机水平在不断更新，但是还是存在很多档案管理部门仍然采用传统的人事档案管理方法，材料多为文字材料，多半是手工操作，效率低，准确性差，有很多先进技术手段没有被挖掘和利用。计算机技术在人事档案管理中应用不够广泛，不利于人事档案管理效率的提高，也造成了一定的资源浪费，增加了企事业单位档案管理成本。

2.4 人事档案真实性差，格式不规范

有些人事档案的材料内容过于单一，虽然包含个人的职称信息、工资水平、基本信息等方面，但是关于个人的工作能力、技术水平、经济水平等方面的信息却十分稀少，人事档案信息不完整。另外还存在档案中大部分的资料信息都比较陈旧，没有及时更新，缺乏必要的现实材料。甚至有些流动档案没有及时处理好，已经调出的个人档案信息仍然存放在原单位。或者有些档案信息模棱两可，含糊不清等等，这些都会造成人事档案的真实性偏差。有些档案填写的内容不严谨，缺乏统一的规范，纸张规格也不同，甚至目录书写也不正确。这些不规范的格式都对案卷质量造成了直接影响

3 关于人事档案管理的几点对策

人事档案管理工作是人力资源管理的重要组成部分之一，也是人事部门选拔与任免人才的重要依据。通过人事档案了解员工在各个时期的不同表现，全面均衡地对待档案，管好档案，并用好档案，是一项重要的任务。针对人事档案管理中容易出现的问题，提出几点应对措施。

3.1 加强管理，提高思想意识

加强人事档案管理工作重要性的思想意识建设是改进人事档案管理工作的重要基础。首先，企业领导干部应该注重人事档案管理工作，不断完善各项基本设施，建立专用的装具、档案库房等等，培养专业的档案管理人员，建立并完善人事档案管理工作的各项规章制度。其次，要提高人事档案管理工作人员对自身工作重要性的认识，让他们认识到档案管理对社会发展、人民生活的重要保障性，促使他们积极投入到工作中，注重自身能力水平提升，创新工作方法。

3.2 加强人事档案的真实性、规范化

人事管理部门要进一步完善人事档案以及材料审核把关，定期开展人事档案管理内部审核。审核档案内容是否客观真实，发现信息记载不一致或者错误的情况，要按照规定给予更正并及时更新相关信息。审核档案内容填写是否规范，是否有遗漏，发现问题要及时修改。

3.3 加强人事档案管理信息化建设

计算机技术和互联网技术的快速发展，使传统的手工办公、纸化办公逐步转向自动化办公。随着企业信息化建设，人事档案管理信息化也提上日程。企业应重视档案管理的信息化建设，投入相应的资金，开发或者购买适用于人事档案管理的应用软件。逐步实现人事档案管理由效率低下的手工操作转向利用计算机信息系统进行管理的模式，提高人事档案的利用效率，充分发挥档案的利用价值。

4 结论

作为人力资源管理的重要组成部分，人事档案管理越来越重要。要想全面建设人事档案的管理工作，企业领导应提高对档案管理的思想认识，在人员、技术和管理要求中做出具体的实施对策，加强档案管理工作人员信息化技术的培训，建立完善的人事档案管理信息系统平台，并加强内部的制度管理，施行奖励机制，从档案管理部门的各个方面做出系统的规划，促进档案管理的信息化建设。

参考文献

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[3]杨晓燕. 人事档案工作存在的问题和对策[J]. 榆林学院学报， 2015（25），9-11.

作者简介

閤浩，男，随州市曾都区人力资源和社会保障局。

张娜，女，随州市曾都区干部培训考试中心。