法院档案管理问题及对策研究

摘 要：随着信息技术发展，人们对档案的需求要求越来越高，档案管理面临也越来越多的新挑战。法院档案管理现状不容乐观，本文以保定市某县人民法院为例，分析法院档案管理面临的问题及原因，并提出相应对策。

关键词：基层法院；档案管理；科学创新

保定市某县人民法院属于基层司法系统，其档案管理工作的好坏直接关系到法院审判工作的真实公正。面临新形势的挑战，我们必须在充分认识基层法院档案工作存在问题的基础上，把法院档案管理工作纳入科学化、规范化的轨道，使其更好地为审判工作服务，推进法院各项工作的顺利开展。[1]

1 调查现状

（一）归档整理问题

法院档案的完整齐全收集是档案管理的首要问题。但有的基层法院在归档环节没有严格的制度，归档不及时。《人民法院档案管理办法》规定档案应在结案后三个月内归档，但在实际工作中由于上诉、再审、执行等因素，三个月根本无法归档。[2]保定市某县人民法院是一年归档一次，容易造成档案收集滞后问题。同时档案的科学有序整理，是档案查询利用效率的保障。保定市某县人民法院的档案存在整理不科学的现象，很多档案归类不科学，除此外因为诉讼档案数量大、利用频繁，一旦整理错误，将会影响案件的审判。保定市某县法院由于档案管理人员短缺，曾聘临时工整理档案，由于临时工的没有专业基础，整理难免出错。导致库房档案出现档案装错盒的情况，案卷与档案盒的标题不一致，这给档案查阅带来困难，影响法院档案的利用，给案件审理带来不便。

（二）利用问题

法院档案的利用主体主要是本单位、上级法院、县公安局、县检察院以及案件当事人。[3]目前保定市某县人民法院已经安装人民法院诉讼档案管理系统，但系统只能进行诉讼档案目录查询。上级法院可直接查询保定市某县人民法院的档案馆藏情况，但是无法直接调阅，必须到库房调阅，无法真正实现档案的共享。

（三）信息化问题

面对现代化信息化的新时期，人们对档案的利用提出了更高的要求。然而基层人民法院的档案管理工作在信息化方面的现状不容乐观。很多法院档案室也按要求配备了电脑等硬件设备，但是并没有实现档案的信息化，现在的程度只是开发了与上级法院相连目录管理系统，将归档案卷的档号等信息录入系统，不能从网络直接调阅，给档案信息的利用便捷性带来阻碍。多数法院还是一套制，只有纸质档案，没有电子备份，一旦损坏，会造成不可挽回的损失。

2 原因分析

（一）法律法规制度不完善

在法律法规方面，现在规范法院档案管理工作的法律文件是《档案法》和《人民法院诉讼档案管理办法》，这两项法律规定严格规范了法院档案管理的归档、保管、鉴定、借阅等各个环节。但是贯彻效果却不尽人意，很多环节没有严格按照规定执行，使档案管理工作质量大打折扣。另一方面是监督激励机制不完善，基层人民法院的档案管理工作是在档案局和高级人民法院档案管理部门的指导下进行的。而工作质量的好坏并没有相应的评估激励机制，因此档案工作的推进后劲不足，难以激发档案人员积极性。

（二）管理人员队伍整体素质不高

保定市某县人民法院档案管理人员队伍，存在人员配备不够、老龄化严重、高学历专业人员缺乏的现象。根据《司法机关档案管理办法》，保存档案一万件应设专职档案干部一名，超过部分每超过一万五千卷再增配一人。[4] 但法院的编制名额有限，一般的优质人员都被安排在了一线审判部门，整个档案室只有三个管理员，专业知识较为缺乏，且计算机水平有限，很难适应档案管理的现代化、信息化的管理方式，不利于转型期的档案电子化、数字化的推行。

（三）档案信息化步履维艰

在网络信息技术飞速发展的今天，法院档案的管理工作更需要跟上时代步伐，使档案信息数字化、信息化，实现共享，以更好发挥档案的价值。保定市某县人民法院没有实现直接网络归档，需归档的电子文件打印再进行归档。而且与其他单位的档案管理系统无法实现网上调阅。这些问题由多种原因造成：主要是各单位无统一规划，文件标准不一致，无法实现直接归档与不同单位调阅；基层法院经费有限，构建档案信息化平台的资金不足；上级领导不重视，档案信息化难以开展；档案信息特殊，网络共享安全问题堪忧等等多种原因，最终导致基层法院档案信息化步履维艰。

3 对策分析

（一）加强法律制度建设

加强档案法律法规建设，把档案工作纳入法制化的轨道，做到有法可依，有章可循。严格遵守《档案法》和《人民法院诉讼档案管理办法》。把法律法规切实贯彻到日常工作，将遵守法规常态化，化为自觉行动。除了有规范档案管理工作的制度外，还应有相应的奖惩制度，加强档案工作的绩效评估，提高工作人员的积极性。

（二）提高档案管理人员素质

法院档案管理人员是档案工作的执行者，他们素质的高低直接关系到档案工作质量工作的好坏。因此档案队伍应该注入新鲜的血液，招聘高学历、专业基础扎实并具备电脑操作能力的复合型人才，以适应信息时代对档案工作提出的新要求，推动法院档案工作进一步发展。除了业务知识外，档案工作人员必须严格遵守档案工作的法规制度，认真负责完成分内工作，转变工作观念，以服务者的心态对待用户，做好档案管理和利用服务工作。

（三）加快档案信息化进程

档案信息化，指通过档案的数字化和档案管理网络化，经过系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置和有效利用，最终实现档案信息共享的过程。[5]档案信息化是一个复杂的过程，必须综合考虑，多管齐下。首先各单位应该统一规划，制定统一的标准，防止各单位出现“信息孤岛”。同时，各级领导应该转变观念，重视档案管理利用工作，加大资金投入和政策支持。除此之外，还需要相应技术的保障。明确档案的保密范围，区别网络的不同类型，着重管理，以弥补技术缺陷，避免和应对网络传输和利用中的各种威胁。例如信息加密技术和防火墙技术的应用，确保档案信息存储和传输的安全，用户身份识别技术和访问控制技术的结合，可以在系统中规定访问权限，确保特定的用户只能访问特定的档案。[6]以确保档案信息既能实现共享又能保障安全。

总之，基层人民法院的档案管理工作在实践过程中存在很多问题和不足，在信息化和法制化不断进步的今天，基层人民法院必须剖析自身存在问题及原因，对档案管理工作的手段和方法等做出改进和创新，以优化各个环节，科学管理，提高基层人民法院档案管理效率。

参考文献

[1] 中国法院网 http：//www.chinacourt.org/article/detail/2010/06/id/413031.shtml2015.3.3

[2] [4]王帅.转型期我国司法档案管理之困境与应对[J].档案学通讯2012（3）

[3] 石玉山，顾点好.基层人民法院诉讼档案利用现状及对策建议[J].四川档案.2014（5）

[5] [6]张丽梅. 馆藏档案数字化的技术策略探析. 黑龙江大学

作者简介

郭笑红（1990-），女，汉族，河北邢台，河北大学管理学院，学生，研究生，档案保护技术。