适应新常态、站在新起点,做好档案信息化工作
2016-05-10张进华
张进华
摘 要:摘要档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,加大档案信息化建设力度,使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
关键词:档案;信息化;资源建设
档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心,是一项长期的工作。
“十二五”期是我局档案工作持续发展、档案管理水平不断提高,档案为航道发展服务理念不断加强,档案信息化建设不断提升的关键时期。
为保证我局信息化工作的顺利开展,局领导把这项工作纳入信息化建设工作规划,严格要求,措施到位。
1 制定档案信息化管理的标准流程.
运用OA管理流程,按照档案信息化管理的标准,加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、规范、有效。
2 形成了全员参与的工作局面。
档案信息化的质量直接由所有文件流程参与人员决定,而且环环相扣。我院从信息材料形成开始,明确个个环节责任,促使人人参与意识,使档案信息化成为全员参与的工作。
3 形成了与技术部门相互依托的衔接机制
档案部门具有档案专业知识的专业人员,是信息资源的汇聚地,具备一套完整的信息收集的机制和体制。但档案部门在开展档案信息化建设中,设备、人员等技术力量都较为薄弱,必须依托技术部门的信息技术装备和计算机专业人员,两者形成一种紧密合作、优势互补的态势是档案信息化建设成功的要件之一。
局档案部门和技术部门通过多年合作,基本实现了所有档案的案卷级目录机检、部分档案的文件级目录机检和部分档案的全文机检,积累了大量的电子信息,也积累了电子档案生成、整理、移交、归档、利用等实践经验,为我局档案管理的高效优质运行提供了技术保障。
4 档案数字化工作转入新阶段
档案信息化建设的核心是资源建设,它主要任务之一是现有档案的目录数据库和部分全文数据库建设。把原有纸质档案资源转化为数字档案信息,以数字化的形式存储,以网络化的形式连接,利用计算机系统进行统一管理,逐步形成一个有序的档案信息库,及时为业务部门提供利用,实现资源共享。
我局根据档案存量和档案移交进度合理推进数字化进程,具体做好档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化。
1、目录信息的数字化
我们加强对存量和增量档案的目录级数据库建设,目前已经实现各类档案的案卷级、文件级目录索引数字化,形成目录信息数据库。
2、档案原文数字化
新形势下档案数字化工作转入新阶段,要求建立完善的档案信息网络,实现馆藏档案数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化
从数字化机制、全文识别、真实性要求、数字化对象方面严格把关,丰富了档案数字化内涵,提升档案数字化品质。
按照《泸州航道局文书档案分类方案》和《泸州航道局文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,做好2008-2012的文书档案整理归档工作,并完成了目录录入工作。同时补充完善1997-2007文书类档案的数据共1554条,原有数据5391条(案卷995条,卷内4396(条),97-07的数据共计6945条。并完成保管期限为长期、永久部分档案的扫描及系统原文挂接工作。
此项工作实现了档案从目录到原文信息的数字化,使档案的查阅、利用告别过去人工查阅纸质档案的繁琐,进一步创新了服务机制,可以直接在档案系统中查阅公开文档,既快捷又准确,大大提高了档案的利用率。实现了纸质文件和电子文件的同步管理,提高了档案管理、利用、检索效率和资源共享水平。
3、档案网上查询利用
为了节省查阅人员的宝贵时间,提高档案利用的效率,我局充分利用现代化的管理手段,利用网络技术,使查阅人员在自己的电脑上了解我局各类档案资料现状,利用我局局域网,建立档案查询系统,实现了科怡档案系统Web页查询功能,目前已经实现局内网上档案目录级查询,今后将不断完善网络查询管理系统。
虽然我局信息化管理工作渐入佳境,但档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,在信息化条件下,档案工作是一项与机关办公自动化形成完整闭环、又自成体系的专业型、智慧型工作。要求全体档案人员转变观念,明确档案工作的新定位,善于运用现代化管理手段,从事务性工作中跳脱出来,变档案保管员为档案信息管理师,重点加强档案监督检查和业务指导、大力开展传统载体档案数字化、积极开展数字档案室建设工作,加强对信息技术的学习,增加对信息技术的了解,真正实现档案管理从传统时代到信息时代的跨越。
参考文献
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