试论如何提升办公室档案文书管理工作

王雪玲

摘 要：新时期下，我国致力于构建服务型政府，为社会公众提供更加优质的服务。行政服务中心作为基础部门，是连接公众与政府之间的重要桥梁，其服务水平、形象等都代表着政府对于公众的态度。不同于传统时代，服务中心需要处理的工作越来越多，直接增加了档案文书管理工作量及工作难度，但是在具体工作中，办公室仍然坚持以往工作模式，在很大程度上降低了管理水平，如何更为有效地提高档案文书管理水平成为我们亟待思考的主要问题。本文立足于办公室档案文书管理特点，分析并梳理影响管理水平提升的主要原因，最后在此基础上提出规范和提高管理水平相关建议及措施。

关键词：办公室；档案文书；管理工作；提升对策

近年来，社会主义社会建设及发展趋势下，我国行政事业发生了根本性改变，行政部门逐渐由原来的组织形式转变为行政服务中心，将信息与咨询、审批及收费等各项独立的工作整合到一起，以此来为公众提供高质量服务。而新时期下，档案文书作为一项基础性工作，贯穿于问题发生、解决全过程，在办公室工作中占据十分重要的位置，受到社会发展新形势的影响，得到了长足发展，但同时也面临着更大的挑战，最为突出的一点就是档案文书管理水平偏低，影响了服务型政府的建设及发展。因此加强对提高办公室档案文书管理水平的研究具有十分重要的现实意义。

一、档案文书管理特点分析

就笔者以往工作经验，针对行政服务中心来说，办公室是其中一部分，在整个服务中心中，主要负责各种文件、政策的上传下达、事件处理等工作，同时具有协调、沟通等职能。可见，档案文书管理工作的重要性。在实践中，笔者发现对于办公室的档案文书管理具有多元特点：第一，主要进行资料收集和保管；第二，形成于办公室工作，并用于办公室管理工作；第三，文书种类较多，且内容具有复杂性特点。其中收集与保管作为基本性工作，能够对服务中心的历史资料和信息进行记录，并在保存真实的数据信息后，帮助人们总结经验，为后续工作提供更多借鉴和支持，具有较强的完整性，针对发生的人事、事件全过程都有记录。一般来说，传统档案文书管理模式，主要采取纸质形式进行保存，然后进行分类、存储，管理过程主要涉及收集、编策及借阅等。信息时代下，可以对档案文书进行信息化管理。

另外，档案文书形成建立在文件搜集、分类及存储等基础之上，管理人员通过文书档案的形成，进行档案收集、整理等。由于在办公室工作过程中，档案形成于文书，并应用于文书，所以文书档案将直接影响档案的质量，二者相辅相成。最后，档案文书种类较多，特别是在行政服务中心建立后，很多工作都集中到一处，直接增加了档案文书的工作量，如上级的红头文件、协议书、责任书等。因此要想全面、系统地记录工作，需要对科技档案、行政管理等多个环节进行高效管理，才能够真正意义上实现档案文书规范化、标准化管理目标。

二、档案文书管理存在的问题

根据笔者对档案文书管理工作的观察和调查来看，目前影响管理水平提升的主要原因在于以下几个方面：

（一）人员素质偏低

信息时代背景下，信息在办公室各项工作中占据十分重要的位置。但是文书档案管理人员专业素质偏低，仅掌握一些基础的理论知识，且知识更新日新月异，管理人员知识结构陈旧，缺少丰富的管理经验，难以胜任档案的立卷、分类等工作，直接影响了档案文书管理质量，严重情况下，还会造成档案文书丢失问题[4]。究其根本是管理人员主观意识认识不到档案文书管理的重要性，且并不愿意参与培训，认为参与培训是浪费时间，长此以往，人员素质始终处于较低的水平，从而实现对档案文书的高效管理。

（二）人员配置不足

现实工作中，对于档案文书管理人员较少，无法满足管理需求，加之缺少专业的文书人员，直接影响了管理水平的提升。另外，管理人员是由文员、秘书兼职，身兼数职，没有足够的精力和时间对档案文书收集、整理，使得很多重要的信息都被忽视，影响了档案文书的管理有效性，且降低了档案文书的使用价值。

（三）无法有效衔接

就本质来看，档案文书管理工作是由文书与档案两个独立的工作共同构成的，虽然二者之间联系十分密切，但是存在一定差别。目前，服务中心的档案文书管理工作区别对待二者，促使文书与档案工作相分离，其中文书管理人员档案工作意识较为薄弱，忽视了档案收集范围，没有及时开展收集工作。具体表现在没有按照制度规范对文书进行装订、且纸张与规范不符等，直接影响了文书管理水平，基于文书是档案的基础，前者水平低，后者的质量也会大打折扣，进而影响档案各项工作的顺利开展，基于此，将二者有机整合到一起已经成为一项非常必要的工作。

（四）安全意识薄弱

信息技术在社会各领域中得到了广泛推广和应用，办公室档案文书管理工作也不例外，行政服务中心已经逐步实现了数字化管理目标。但是针对档案文书安全性管理却不尽人意，电子文书档案过于依赖软件、硬件，一旦受到外界病毒、黑客等因素的影响，档案文书极易被篡改、盗取，甚至丢失。目前，档案文书管理人员的安全意识十分薄弱，缺乏对档案文书的安全管理，存在一定的安全隐患。综上来看，影响档案文书管理水平的因素更多的集中在人为因素方面，因此对于管理水平的提升我们应努力从自身入手。

三、提高管理水平的措施

上文中我们已经对当前档案文书管理工作现状进行了系统的梳理，明确了影响管理水平提升的主要原因，因此结合行政服务中心工作特点，笔者认为可以采取以下几项措施。

（一）重视人员培训

针对行政服务中心档案文书管理工作来说，管理人员在其中占据不可替代的位置。人员专业水平及对该项工作的认识直接影响管理水平。因此相关负责人应结合服务中心工作实际情况及工作需求，制定科学、合理的培训体系，侧重对人员档案管理方面知识的培训，优化管理人员知识结构，并引导人员树立现代化管理理念，明确认识到档案文书管理的重要性。同时针对人员数量较少这一问题，可以通过外聘的形式吸引人才，并在招聘时，注重人才的实践经验考核，促使人才能够在短时间内胜任工作，并带动其他人员参与其中，形成各尽其能、各司其职的良好格局。国家应鼓励高校设置档案管理专业，培养更多专业人才，与行政服务中心建立合作关系，为人才实习提供机会，提高人才档案管理实践能力，为档案管理事业的顺利开展输送更多人才，提供智力支持。

（二）确保二者衔接

众所周知，文书质量决定档案质量，要想从根本上提高档案质量，应加大对文件的高质量处理。因此针对办公室档案文件工作，应制定具体的规章制度，为管理人员立卷归档、科学分类等工作提供制度依据，将文书与档案有机整合到一起，避免滞后性等问题的产生。同时关注细节问题，如文书纸张材质、大小等，为了避免字迹消失，应尽量避免使用圆珠笔、铅笔等，及时收集和整理信息资料，从源头上保障档案文书的完整性。

（三）加强安全管理

信息时代下，计算机在提高档案文书管理质量及效率、实现数字化管理等方面发挥着积极作用，但与此同时出现的病毒、黑客也对管理工作提出了更大的挑战。为了能够外部环境对信息资料产生的消极影响，我们应加强安全保障体系建设，制定具体的档案信息安全制度，针对常见的危险因素制定应急预案等，为档案文书构建一道更加安全的屏障。具体来说：第一，安装防火墙，主要防范黑客的攻击，能够有效防止外部因素侵入窃取重要信息，减少黑客威胁，特别是在内部网中的应用，能够有效保护各个模块的安全，建立访问限制，提高内网安全稳定性；第二，设置访问控制，在入网环节设置利用该项技术，对进入者时间、内容等进行限制，及时拦截不符合访问权限的用户；第三，病毒查杀，360木马查杀软件，对计算机进行定期病毒查杀，提高计算机自身免疫力，能够有效避免病毒入侵，保障计算机内部信息安全。单纯依靠技术防范外界侵扰远远不够，更为关键的是要管理人员树立安全意识，及时发现问题，并将风险扼杀在最初状态。

（四）创新管理模式

一些管理人员传统观念根深蒂固，与时代相脱轨，由于传统档案收集工作处于被动状态，管理人员在工作中只是等待、整理，而一些部门无法及时将资料送到办公室，在很大程度上使得资源流失。新时期，创新管理模式，由原来的被动转变为主动方式十分必要，主动收集档案资料，并在领导的引导下，与其他部门保持联系，定期对档案资料进行归纳和整理，及时了解和掌握资料的连续性、历史性，从根本上规避资源收集不完整、失真等问题的产生。另外，档案文书管理工作是一项发展性工作，会随之事件的发展而发生变化。所以为了能够避免人为因素造成的疏漏，领导应适当增加资金、人力投入，构建符合服务中心工作特点的管理系统，降低人为失误，从而确保档案资源价值的有效发挥，为服务中心各项业务的有序开展奠定坚实的基础。

（五）制定规范制度

目前，实践工作中，档案与文书之间的管理处于分离状态，并未形成统一管理格局，产生了很多矛盾和问题，究其根本是缺少完善的规章制度，导致在具体工作中，管理人员无从下手，缺乏制度的规范，使得该项工作始终处于混乱状态当中。因此制定规范制度迫在眉睫。首要任务是将文书管理纳入到档案管理工作中，实现对二者的统一管理，且能够方便使用者查阅。另外针对管理程序来说，要进一步细化流程，增强制度内容的可行性。制度的制定并不意味着管理水平的提升，我们还应制定配套制度，促使制度能够有效落实到实处，如奖惩制度，给予严格遵守档案文书管理制度的职工一定的物质奖励和表彰，反之，则给予适度的批评，逐渐引导职工能够正视档案文书工作，规避滥发文件、无效文件的产生。

根据上文所述，档案文书管理作为办公室的基本职责，其是服务中心各项业务有序运行的基础，也是我国行政能力的具体表现，提高该项工作管理水平具有非凡的意义。然而，社会发展新阶段，档案文书管理工作面临的挑战越来越大，提高管理水平成为一项复杂性、系统化工作。因此在工作中，服务中心领导要以身作则，树立正确的观念，给其他职工树立榜样，并将档案文书工作纳入到日常管理体系中，突出其重要性。结合工作实际情况，制定针对性规章制度，加强对管理人员档案收集、分类等专业知识的培训，不断提高档案文书管理有效性，从而促进办公室在服务中心的积极作用得到最大限度发挥，为各项工作的顺利开展提供科学依据，提高公众服务质量。

参考文献：

[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作的管理[J].办公室业务，2013，（23）：57-58.

[2]周宏.谈如何提升办公室档案文书的管理工作[J].管理观察，2013，（29）：179-180.

[3]黄黎明.谈文书档案在办公室工作中的收集与归档管理[J].才智，2014，（11）：313.

[4]申咏秋.办公室人员如何做好文书档案的管理工作[J].科技视界，2014，（24）：215+312.

[5]陈黎.信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J].办公室业务，2013，（01）：191+194.

[6]陈艳.档案工作对文书工作的基本要求分析[J].中国市场，2015，（26）：139+141.

[7]尤寅灵.浅谈新形势下如何做好高校的档案工作——从提升办公室人员能力和加强档案管理谈起[J].儿童发展研究，2015，（03）：12-15.

[8]瞿荣荣.浅析办公室文书档案的收集与归档工作的管理[J].办公室业务，2015，（22）：70.

[9]栾春生.试论信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].中国培训，2015，（20）：209.