浅谈事业单位档案管理信息化建设

王海龙

[摘 要]当前，网络技术突飞猛进，在各行各业普遍运用信息化和网络化的今天，加强事业单位档案管理信息化建设，是知识经济时代的需要，也是事业单位深化改革的需要。事业单位的档案管理信息化建设有利于事业单位更好地进行内部管理。本文分析了事业单位人事档案管理信息化建设中存在的问题，探讨了推动人事档案管理信息化建设的有效策略，旨在改善当前事业单位中档案信息管理的弊端，提高工作效率。

[关键词]事业单位；档案管理；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.142

[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-01

0 引 言

在新时期，随着经济的发展和事业单位的深化改革，传统的档案管理方法已经不能满足事业单位的需要。因此，加强事业单位档案管理信息化建设，对强化事业单位档案服务工作，提高事业单位档案管理水平，都具有重要的作用。

1 事业单位档案管理进行信息化建设的必要性

第一，传统的档案管理模式，很容易出现这种情况——知道档案室保存了所需档案资料，但由于存放不当、检索工具不全等原因，而不得不耗费大量的人力、物力翻箱倒柜地查找，还不一定能找到。而档案管理实行信息化建设之后，就能够有效解决这个问题。由于计算机具有精度高、存储信息量大、运算速度快等特点，能够将全面、准确的档案信息资源快速地展示出来，大大提高了档案管理人员的工作效率，而且能彻底避免出现“手工抄写失误”等问题。

第二，传统的档案管理需要不断地投入资金来增添设备，譬如加盖、修缮库房，还要防止出现鼠类破坏、虫蛀、氧化、霉变等问题。开展档案管理信息化建设以后，就能够随时在硬盘、光盘、U盘、网络存储空间等存放大量的档案信息，方便简洁，有利于档案原件的完整性。

2 加强事业单位档案管理信息化建设的相关措施

2.1 加大档案管理资金的投入力度

事业单位对档案管理部门要加强重视，加大资金和设备的投入力度。只有资金和设备投入到位，档案管理系统才能更加完善，对应的信息化和网络化的管理系统工作才能做到游刃有余。只有加大档案管理资金的投入力度，才能激發工作人员工作的积极性，增强责任感和管理意识。

2.2 加强对档案管理人员的业务培训

为了全面做好事业单位档案管理信息化建设工作，提高事业单位档案工作人员的业务水平及素质，要定期对档案管理工作人员进行培训。例如：聘请专家开展档案管理讲座，从档案工作信息化、档案管理常态化、编写编研材料的必要性、档案工作目标管理要求及注意事项等多个方面来进行讲解，并且就日常工作中应要注意的问题与各档案工作人员进行充分的探讨，进一步拓宽档案工作人员的视野，形成崇尚科学、学习先进知识的热潮，提升事业单位档案管理信息化建设水平，推动档案工作的可持续性发展。

2.3 重视档案管理系统的日常维护

档案管理信息化建设是一个动态的过程，需要档案管理人员不断地去维护、去更新、去核准。首先，要注意数据库的建设，要做到准确地录入档案信息，才能够让档案管理信息化建设变得有意义；其次，要做到完整地录入档案信息，才能够顺利开展档案管理信息化系统的后期维护；最后，要指派专人来及时更新、核准数据库信息。只有这样，才能够确保档案信息的准确性、可信性、完整性和真实性。

2.4 组建档案信息局域网，提高档案的综合利用率

首先，在档案室内部建立一个封闭的局域网，设立专门的电子档案阅档室。这样查档人员只要轻点鼠标，就可以在授权范围内查阅相关资料。这样不仅可以提高档案查阅的速度，而且有利于档案的安全和保密。其次，建立档案信息专网系统供相关业务部门使用，授权人员根据工作需要，只要登录档案信息专网，就可在授权范围内查阅所需要的全面真实的电子档案。

2.5 强化定期维护和涉密管理，确保安全运行

档案室每周都应该定期检查与维护磁盘阵列、服务器、扫描仪、计算机等档案信息化设备及档案信息网站、电子档案网络、档案数字化扫描等档案信息管理系统，并对档案信息网络进行病毒检测，确保档案信息化设备及档案信息网络的正常、安全运行，切实维护档案信息安全。

要强化涉密管理，确保信息安全。加强档案信息涉密管理，签订保密承诺书，规范档案信息公开保密审查程序，所有拟公开档案信息在公开前由专人对其内容进行全面的保密审查，确保“涉密信息不公开，公开信息不涉密”，切实消除档案信息失泄密隐患，确保档案信息安全。

随着时代的进步，档案工作面临着巨大的挑战，但是在这个过程中档案管理工作者也在不断寻找和探索解决的方法。总之，加强事业单位档案管理信息化建设，是事业单位深化改革的需要，是知识经济时代的需要，是社会主义现代化的需要，由此可见，档案管理信息化建设是事业单位未来档案建设的必由之路。

主要参考文献

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