论开发农业科技档案信息资源

田中华

摘要：开发农业科技档案信息资源是新时期档案工作的新任务，在当前国家大力倡导大众创业、万众创新的大环境下，充分合理利用农业科技档案信息能够对创新起到引导的作用，对创业起到帮助的作用，为创业创新提供基础资料和引导方向。因此要大力开发利用农业科技档案信息资源。

关键词：农业 科技档案 信息 开发

开发农业科技档案信息资源是新时期档案工作的新任务，在当前国家大力倡导创新创业全民创业万众创新的大环境下，农业科技档案信息能够对创新起到引导的作用，对创业起到帮助的作用，因此要大力开发农业科技档案信息资源，为发展农业科技和建设农业现代化提供信息资源保障。

一、开发农业科技档案信息资源问题的提出

农业科技档案工作在过去还是研究档案本身的管理工作如何做，例如，怎样收集档案、整理档案、保管档案和提供利用等。实际上，农业科技档案与农业科技档案信息是有联系又有区别的两个概念。档案同文书以及图书、报刊、口头资料等都是一种信息源，就是说信息是从那里产生和发出来的；文件、档案、图书、报刊等都是信息的载体。载体是信息的依托，因此，需要依照各种载体的不同特点和形成规律，进行不同的收集和管理工作。但是，人们利用档案，是利用档案中的信息，所以，如何把档案里所含的信息收集、整理和提供出来，就是非常重要的工作。

早在1984年，邓小平同志就为《经济参考报》作了“开发信息资源，服务四化建设”的题词。国家档案局也提出“大力开发、传递档案信息，为各方面服务”。

从这里也可看出，过去档案工作是从档案的保管方面进行的工作多，对于提供信息，研究不够。工作方法、管理体制也不适应信息服务的要求。

过去我们的做法，偏重于农业科技档案的管理工作，而不是从开发利用农业科技档案信息的观念上进行工作，过去的工作对于维护档案的完整和安全，维护党和国家历史的真实面貌，是重要的基础性的工作，但是不能停留在这一步和满足在这一阶段。我们要看到其中的矛盾：一是档案按地区分类保管与统一使用的矛盾；二是档案目录难以完全反映档案内容所含信息的矛盾，第一个矛盾影响档案的全面利用，第二个矛盾影响档案查找的及时和准确程度，还有第三个矛盾，是我们在提供档案的方式上是封闭的和粗糙的。所谓封闭的，是不对外报导档案情况，不向利用者提供农业科技档案信息，并且多是等人来用，而较少主动配合。所谓粗糙的就是多提供档案文件，较少进行信息的筛选、整理和加工。及时、准确、系统、全面地提供档案信息，是为创新创业服务的基本要求。这种传统管理档案的办法，已经难以适应社会主义现代化建设的需要，矛盾越来越显著，外界对档案部门的反映也越来越多。怎样从单纯的档案管理走向信息管理，以及从封闭型向开放型的转变，是今后农业科技档案工作需要解决的重要课题。

二、怎样开发农业科技档案信息资源

这里所说“开发”是指档案部门在已经有了一定数量的档案资源的情况下，尽量把有利用价值的信息挖掘出来。为解决好开发农业科技档案信息资源这个问题有两个问题研究。

一是必须从农业科技档案信息资源的特点出发，来考虑怎样开发的问题。

农业科技档案信息资源与档案载体有联系又有区别。农业科技档案信息除了具备信息的一般特征外，还有回溯性、本源性、凭证性三个特点。回溯性是指这种信息是为回顾过去来使用的，而且有些信息年代越久价值越大，例如各类种子的引进和杂交情况等；本源性是指这种信息同其他文献性信息比较是原始的、根本的；凭证性是指这种信息具有证据作用。除了这三点之外，还可指出它有联系性和内向性的特点。所谓联系性，一是指同一类信息可以在不同的档案全宗里发现，因为许多立档单位常常是从不同的职责出发办一件事情，因此反映同一个问题。有的决策，有的执行，有的设计，有的施工；有的从某个侧面反映某项工作。二是指同一事物在时间上有联系，这种联系有短有长，形成的文件有多有少，有时需要查找百年以上的记录，有时事情发生后几年或几十年还会提到。此外，还有这一事物同那一事物的联系。农业科技档案信息互相联系的特点，要求信息提供的全面性，才能便于研究和利用。所谓内向性，是指农业科技档案信息常常是供内部参考、研究使用。它与公开的图书、报刊所提供的信息不同，它有在一定时间和一定程度上不对外公开的特点。我们应当掌握农业科技档案信息资源的特点，来研究开发利用问题。

二是必须本着为农业现代化建设高效率、高质量服务的方针，从整体上来研究如何开发农业科技档案信息资源问题。

农业科技信息资源的开发利用日益受到重视。档案部门应改善提高档案部门的服务水平，及时准确、全面系统地提供农业科技档案信息，配合各种现时性的信息，统一为三农建设服务。

首先要从全局上、宏观上来研究信息系统的建设问题。档案部门本身应形成一个信息系统，实现农业科技档案信息资源共享，互通情报，互通有无。农业科技档案信息应参与到本单位、本地区、本部门的信息系统中来，同其他信息一起统一服务。要有统一的领导和规划。

就档案管理部门来说，开发农业科技档案信息资源，包括信息的收集整理、储存、检索、传输等一系列的工作内容。如抓其中一、二个环节，还不能说是开发了信息资源。因为信息是一个动态的概念，它是由人们一定的需要而收集选择出来，经过整理加工，再输送出去，在实际中被使用，才能成为信息。因此，它是与利用 相联系的。要使农业科技档案发挥信息的作用，就要开发农业科技档案信息资源。

关于农业科技档案信息的收集。在收集档案信息时就要把档案资料中有用的内容提示和标引出来，著录在一定的载体上，并且积累成信息库。根据主题词表进行收集档案信息。信息收集出来后，按照国家档案局制定的著录规则著录在卡片上。信息的收集不应限制在档案范围内，凡与主题有关的书报、刊物等都应当收集，以便统一提供给相关使用者。

关于农业科技档案信息的整理。农业科技档案信息的整理有两种方式，目录式和撰述式。目录式是供档案人员和利用者查用的。撰述式可以是档案指南或是专题介绍。如科研课题汇编、科技大事记等。

关于农业科技档案信息的存储。一般应将著录项目输入计算机，由计算机数据库来存储，或建立综合信息中心，由信息中心统一储存和管理。

关于农业科技档案信息服务。信息服务应最大限度满足使用者的需要，要求及时、准确、系统地提供档案信息。农业科技档案应有针对性的面对涉农人群开放，加强宣传，充分了解用户需要，并建立信息反馈制度。应明确档案的服务对象，了解服务对象的需求。

档案馆（室）应备有为使用者提供资料检索的统一目录，使利用者在一个地方就能了解到某一方面全部档案的信息或存储地点。

开放的档案与限制利用的档案应当有不同的手续制度，开放的档案阅览、复制的手续从简，并逐步改善阅览条件。随着技术转让的推广，实行档案资料的有偿服务。同时，还要积极引进发达国家农业科技档案信息，为我国发展农业生产服务。

三、影响农业科技档案信息开发的几种因素

一是加强人才培养是改善农业科技档案信息开发的重要方面。农业科技档案管理人员要有管理档案的知识，又要有信息论、控制论、系统论的知识，以及农业科技方面和图书、情报学的知识，以便进行决策，制定计划、方案。特别是要学习如何运用现代设备进行信息储存、检索和传输的知识。

二是农业科技档案这种信息资源在一定期间的保密性，影响信息资源的广泛利用。人力、财力不足，拖住了农业科技档案信息开发的后腿。

三是农业科技档案信息资源的开发利用还要受到档案基础工作的影响：目前，农业科技档案信息储备不够丰富，种类残缺不全，还需进一步完善。

总之，把农业科技档案作为一种信息，在做好农业科技档案管理工作的基础上，加以開发利用，是个重要的、方向性研究课题，也是提高档案工作水平，提高三农服务质量的重要问题。