现代办公自动化系统在行政办公的运用

苏小妹

摘 要：通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。

关键词：办公；自动化；行政

一、现代办公自动化系统的主要特点

现代办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能，对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化现有的管理组织结构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

二、现代办公自动化系统的应用范围

办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。 这些都需要办公自动化的辅助。

办公自动化在企业事行政管理中的应用包括以下内容：

（一）公文档案管理

公文档案管理OA解决方案系统实现了收文管理和发文管理的自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索。

（二）公共信息管理

公共信息包括组织机构、机关最新动态、规章制度、政策法规、办公办事指南、工程建设、信息发布等功能，内部用户可通过本系统平台，查询政府内部相关资料，以及相关动态信息。

（三）论坛管理

论坛为内部的工作人员提供非正式的沟通交流平台。用户可通过论坛管理将更好的利用现代化网络资源，实现讨论发布、信息交流、信息共享，达成共识等功能。

（四）会议管理

协同办公平台通过会议管理模块可实现对视频、非视频会议相关的各种资源的管理。

（五）任务管理

任务管理包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务，任务管理子系统的目的在于规范工作的目标，领导对任务能进行实时管控。

（六）知识管理

知识管理解决方案可以实现如下功能：文件及目录操作、资料共享发布、文件检索、日志管理、文件回收站等。

（七）邮件管理

个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件，邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能，并支持邮件转协同。

（八）人事管理

主要包括组织机构管理和部门管理，内部人员的调动、请假、出差、离职等人事相关流程，考核和合同管理。

（九）车辆管理

办公室及下属单位拥有一定数量的车辆，车辆的管理成为日常事物中的一项重要工作。本系统要实现集中管理车辆的基本信息、运营、维修、事故、违章等一系列信息，有效跟踪管理每台汽车的使用状况，提高工作效率，使企业车辆管理更加科学、更加规范。

（十）物品管理

物品管理主要对各单位内部的办公用品进行采购、领用管理，对分支机构及部门内部办公用品的费用分摊以及分支机构、部门内部领用的数量进行统计。

（十一）设备管理

设备管理的主要作用是完成单位设备日常业务的核算和管理，按部门和单位实现对设备资产的基本信息录入、查询、采购、领用、调拨转移、维修折旧等管理。

（十二）督办管理

每一个任务（包括公文处理、个人任务、部门任务等）一般都有一个标准的办理时间，甚至是细化到每一个流程中处理节点的办理时间。因此协同办公系统针对每一个任务流程的每一个处理节点设置了标准办理时间，如果超过这个时间，可以通过催办、督办、提醒等方式提醒处理人处理。

（十三）移动OA办公管理

移动办公是一套将移动通信元素与协同办公系统有机的结合在一起，集日常办公、信息查看、内部通信等多项功能为一体的在线办公沟通工具；为实现信息沟通和资源共享，尽量节省投资，应对终端手机有较高的兼容性，不同平台及智能程度的手机终端能实现相同的功能。

通过办公室自动化系统，办公室工作人员能1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理； 3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；4、能在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。

三、办公自动化的意义

（一）办公自动化系统是行政办公室不可或缺的工具。在信息时代，办公自动化系统已经取代了工业社会的笔墨纸张，使办公室各项工作的效率更高，质量更优。

（二）办公自动化系统有效降低了办公室的工作成本。行政办公室的工作成本可以定义在各项工作过程中，投入的人力，财力和物力。

（三）办公自动化系统提高了办公室的工作效率。在经济和信息全球化加快发展的形势下，工作绩效已经成为市场竞争中的一个极其重要的竞争因素。

随着社会的不断发展，科技的不断进步。办公自动化系统显示出越来越重要的意义，如何运用好办公自动经系统，提高我们办公室工作的效率也成为我们办公室工作人员的工作重点。