事业单位档案信息化管理问题探讨

马敏

摘 要：随着计算机网络技术的发展，事业单位的传统的档案管理方式开始不断向现代信息化方向转变。如何加强事业单位的档案信息化管理，成为了人们共同关注的课题。本文阐述事业单位档案实现信息化管理的优越性，分析当前国内事业单位档案管理信息化建设现状，理清发展方向，提出了进一步优化事业单位档案信息化管理的具体策略，具有一定的参考作用。

关键词：事业单位；档案管理；信息化

我国的档案管理，已经随着不断发展的科学技术的引入，变得更加现代化。在事业单位的档案管理信息化工作中，传统的纸质资料、管理模式和相关处理的手段都逐渐被信息化模式所取代。事实已经证明，要提高档案管理的工作效率，实现对档案收集、编排、整理、加工、汇总等各环节的具体管理，只有不断加强档案管理的信息化建设才能有更大突破。

一、事业单位档案信息化管理优越性

现代化的事业单位档案管理，较之传统的档案管理有了显著的优越性，具体如下：

（一）档案资料的存放安全性提高

信息化的档案一旦建立，资料都被输入到计算机服务器中存储，处于较高安全级别的保存状态，不会出现重要信息丢失的现象。同时与纸质档案相比，电子化信息并不需要考虑潮湿等不利环境的影响，保存期限延长，实现永久保存。这样的存放模式，无疑提高了档案资料的安全性，也有效地提高了存储空间的使用效率。

（二）档案管理的流程简化，操作便捷

传统的档案管理，需要工作人员对大量的资料进行具体的查阅、整理、归类、校正等工作，任务量较大且程序繁琐。有时还会出现工作失误，导致工作效率降低。档案信息化管理的普及，能够极大缓解复杂流程所带来的不利影响。只需要在计算机上输入相关口令，就能迅速取得想要的资料和信息，操作便捷。

（三）延伸了档案的应用职能

信息化管理的实施，使得越来越多的档案通过电子录入的方式迅速将信息输送至网络管理平台，延伸了档案的应用职能，逐渐演变为信息流的采集、 存储、管理及其他相关服务。

二、事业单位档案信息化管理的现状及问题

当前，我国有些地区的事业单位在开展档案信息化管理工作时，并没有对相关事项足够的重视，存在很多不理想的问题，影响事业单位档案管理的信息化建设无法顺利完成。

（一）信息化管理平台的建设力度不足

目前国内众多事业单位相继建立起单位内部职工的档案信息管理系统。但在实际运行中，管理平台的建设和维护并没有得到更多重视。网络平台中许多版面内容或模块信息并没有及时更新，内部存储的职工档案并不能反映最新的动态管理变化情况，不利于事业单位的工作开展。

（二）档案管理的信息化手段运用不多

有些事业单位，没有意识到使用档案管理信息化平台的使用对管理成本和日常管理工作的影响程度，针对档案管理所建立的管理平台和系统虽然功能强大，但是往往没有形成常态化应用。无法有效提高档案管理的高效性。

（三）参与档案管理的人员素质不达标

事业单位档案管理的信息化建设，需要工作人员既掌握本单位本岗位的工作标准和相关技能，同时要有扎实的计算机网络方面的知识积累。当前，许多管理人员并没有专业的标准技能，综合素质较低，严重制约了档案管理信息化的高效开展。

三、事业单位档案信息化管理的具体策略

（一）夯实档案管理信息化平台建设的硬件基础

事业单位的档案管理，离不开选购性能可靠，抗外界破坏能力强的硬件基础。事业单位应该加大物力和财力投资，建设有效的硬件组合，全面推动信息化管理的工作不断取得实效。积极寻找融合先进技术的产品，考察选用能够发挥更大功效的电子器件，提高信息化平台的资料存储能力，扩大存储空间，保持信息平台正常的资料录入和读取。

（二）完善档案管理的适用性软件的开发

在硬件设施不断完善的同时，相匹配的软件开发也必须引入重视。能够根据不同阶段的档案管理需求，开发出有明确使用目标的软件，不断结合实践工作积极调试，使得事业单位的档案管理能够在硬件支撑和软件服务下，更加高效便捷的开展。

（三）加强专业技能培训，提高人员素质

档案管理的信息化，既需要管理人员对于档案管理的基础技能的掌握，也需要人员不断提升自身的计算机技术水平。只有工作技能和网络技能结合应用的人员，才能适应档案管理的信息化节奏。同时，要提高档案管理人员重视档案工作的程度，武装思想，理清思路，确保信息的安全性。要建立一定的考核机制，用于人员综合表现的监督和考核。

（四）开展事业单位档案管理信息化的灵活规划

为事业单位要注重档案管理的信息化平台的建设，积极制定更具扩展性和灵活性的总体规划，推动档案管理各项工作协调发展。努力创新，打造适应时代发展需求的管理模式，积极考虑事业单位在人才建设方面的信息需要。

（五）重新构建立实用型的档案管理信息网站

档案管理信息网站应该作为事业单位的重要信息站点，为事业单位的现代化发展助力。确保网站能够对相关人员提供相应的档案信息服务，包括对档案库内的信息进行合法的浏览、咨询、搜查、电子归档、下载等服务。与众多软、硬件厂商保持技术联系，积极实现行业间的资源共享，为构建档案管理信息网站提供有效帮助，保障档案信息化管理的正常运行。

四、结语

事业单位档案信息化管理，对于提高事业单位工作质量、增强组织建设具有重大的作用和意义。事业单位档案管理信息化在一定程度上成为了社会进步的直观表现。档案管理的信息化建设应该贯穿于事业单位的各个工作环节方面。文中通过分析当前信息化管理的问题提出了相应的改善策略，有力的推动了事业单位档案管理信息化建设。

参考文献：

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