网络环境下企业电子档案编研问题与对策

贾聪聪　周耀林（武汉大学信息管理学院，湖北武汉，430072）



网络环境下企业电子档案编研问题与对策

贾聪聪周耀林
（武汉大学信息管理学院，湖北武汉，430072）

［摘要］网络环境下，电子档案大量产生，企业档案编研对象由纸质档案编研逐步向电子档案编研方向拓展。文章以我国企业电子档案编研进程为研究对象，分析目前我国企业电子档案编研的动向及存在的主要问题，详细探讨企业电子档案编研的对策，以期最大限度地开发、利用和共享信息资源，推动企业文化、经济发展。

［关键词］网络环境企业档案档案编研电子档案档案利用［分类号］G271

电子档案编研是指对电子档案内容进行分析研究，并将其加工、组织、编辑成各种形式编研成果的业务工作，是电子档案信息资源开发的重要组成部分。当前，利用计算机技术与网络平台，将企业档案编研对象拓展到电子档案已经成为企业档案工作的一种新动向。例如，宝钢集团公司的《第四届宝钢学术年会论文集》（光盘），以及大连港集团的电子杂志、数字化的职工文化艺术节摄影书画作品集，包钢集团2011年首次尝试出版的内部电子刊物《钢铁信息》等，都是电子档案编研的结果。然而，电子档案编研当前处于尝试阶段，仍存在一些问题，需要进一步探讨。

1　网络环境下企业电子档案编研的动向

1.1编研成果内容丰富化

电子档案编研工作中多媒体技术的使用，促进文字、声音、图像、动画等信息的高度集成，使编研成果达成内容和形式上的统一，具有强烈的视觉冲击感。越来越多的企业将网络编研技术、超文本链接技术等新技术运用到电子档案编研全过程中，加工成具有多种编排体例的编研成果。例如，国家电网网站公布的公司媒体有《国家电网》电子报刊杂志、国家电网电视频道影视作品等，它们综合运用多媒体、超链接等技术，图、文、声、像并茂，并从全局高度对电力领域进行权威解读，推动中国电力行业健康发展［1］。

1.2编研成果形式多元化

网络环境下，电子档案编研成果的突出特征是：利用数字技术把多媒体信息组织成一个集文、图、声、像于一体的组合，增加立体化效果［2］。从编研成果类型来讲，有文本型、数据型、图像型、声音型、多媒体型等；从编研成果表现形式来讲，由于电子档案编研成果是数字形式，因此可压缩、刻录成光盘，也可以进一步开发为多媒体信息产品、专题数据库、档案信息数据库等。例如，大连港集团网站“大连港电子杂志”栏目，就是将图片、文字材料等进行编研的电子产品，采取一定的编排体例，通过建立链接方便用户网上阅览［3］。

1.3编研成果载体多样化

电子档案编研成果载体形式主要有以下三种：第一，电子产品形式，即以拷贝形式存储的电子介质，如磁带、磁盘、光盘、CD-ROM等；第二，网络出版物形式，主要表现为目录数据库、全文数据库、编研成果数据库等；第三，档案网站，以链接为主、检索为辅的方式运行，区别于数据库检索为主、链接为辅的运行方式。从某种意义上讲，一个档案网站所有网页的集合就是一部编研成品［4］。目前，宝钢已在局域网上建立了“宝钢档案信息资源网”，通过输入用户名、密码，获取权限后便可阅读，方便快捷［5］。

1.4编研成果传播便利化

电子档案编研工作面向的是数字化的档案信息，从流通形态上来讲，利用者既可以通过网络查看目录数据库、编研成果数据库，也可以通过电子书刊、音像制品、多媒体产品等出版形式阅读。从传播范围来讲，网络的即时性、时效性拓宽了编研成果的传播路径，编研成果不再受篇幅、发行量限制，可以充分发挥编研工作的价值和作用。目前，陕西省地方电力（集团）有限公司［6］、大连港集团［7］等企业网站，都增设了对编研成果的宣传，既方便利用者查找开放档案目录，又可以对外发布信息，宣传档案事业，塑造企业文化形象。

2　网络环境下企业电子档案编研存在的主要问题

2.1编研题材狭窄

电子档案编研工作是一项较高层次的信息资源开发工作，然而，对于企业来说，编研工作的开展通常局限于企业业务部门内部，存在编研题材狭窄现象。网络环境下，档案门类趋向多元化，档案载体形式趋向多样化，编研题材狭窄现象表现得更加明显。笔者在调研某一热电厂时发现，该发电厂编研成果基本围绕有关电厂工程效益、安全生产管理等方面的内容，缺乏与电厂相关的其他行业编研材料的整合，如，可适当将煤炭行业等相关素材加入其中，拓宽编研选题，增加编研材料可选性。

2.2编研视角失衡

编研视角失衡主要表现在三个方面：第一，重“电子档案”轻“电子文件”。企业更加注重归档保存后电子档案的编研工作，却忽视处于半现行期电子文件的编研和利用；第二，重“专门档案”轻“综合档案”。部分企业编研工作依然停留在会议简介、资金计划专题等基础性专门材料的编写上；第三，重“编”轻“研”。它侧重对原始文献的编目整理，未实现从“低层次编研”到“深层次加工”的转变。编研视角失衡不利于挖掘电子档案信息，从而降低编研工作水平和质量。

2.3投入产出比有所忽视

在注重效率的网络时代，各行各业都迫切希望用最少的人、财、物投入获得最大的收益，档案工作也不例外。编研成果从被利用的一刻起，便向外界公布企业产品、技术以及编研工作流程等，为市场竞争、科研学术做出了贡献。然而，部分企业因受编研材料、工作特性等因素影响，不能有效协调投入与产出的关系。例如，某些企业编研材料、人员有限，在编研流程上模仿他人，未考虑现实需要，导致编研工作与现实脱节，编研成果得不到有效利用，无法充分发挥编研成果的潜在价值。

2.4编研成果的知识产权保护意识不强

知识产权是指权利人对其所创作的智力劳动成果所享有的专有权利，包括专利权、著作权、商标权、署名权等，在数字时代，电子文件信息可以自由使用、共同分享，很难对其进行控制，信息的复制与传播以惊人的速度进行着［8］。在此过程中，亟需解决电子信息的知识产权归属问题。然而，编研人员对电子档案进行编辑整理，注入大量时间、精力，但对编研成果的知识产权问题缺乏认识，未能正确处理保密与利用的关系，有违相关法律法规。

上述问题的产生，与下列因素有着密切联系：

第一，企业电子档案编研工作的内部局限性。首先，企业编研对象为企业内部有关生产经营、业务管理等活动的电子档案，一些企业馆（室）藏资源匮乏，编研材料来源受限，往往只关注本企业，忽视了对相关行业电子文档材料的收集整理。其次，企业缺乏与相关业务部门的合作，闭门造车，不能及时掌握研发、生产、销售等相关部门需求，致使信息脱节。

第二，编研工作者思想认识、工作能力不到位。首先，编研工作者思想观念落后，工作重点依然放在电子档案管理层面，忽视对电子档案信息资源深层次的开发利用，未能意识到编研工作对企业经济建设、文化建设、形象塑造的重要作用。其次，编研人员编研水平较低，专业知识欠缺，缺乏与利用者沟通交流，未能熟练掌握编研工作的规律和方法，造成付出精力与产出成果不对等、工作效率低下等现象。

第三，编研成果开放性、传播性等特性。一方面，电子文件编研成品由于其公有性（如读取可免费在档案馆查阅或以赠送方式获取）［9］，可以通过网络传播和阅览，在此过程中，知识产权归属问题未能明确规定。另一方面，编研成果以电子档案为基础材料，电子信息本身具有易流动性、易复制性的特征，给知识产权保护增加难度。此外，编研人员本身法律观念淡薄，缺乏对编研成果的知识产权保护意识。

3　推动网络环境下企业电子档案编研的对策

3.1企业角度

企业角度是指联合企业内外部，从完善馆（室）藏结构、强化合作力度视角出发，目的在于扩大编研的题材，具体表现为：

（1）进一步完善馆（室）藏结构，为编研提供内容服务

电子档案编研以企业馆（室）藏为源泉和基础，离开了馆（室）藏电子文档资料，编研工作就成了无本之木、无源之水，无法开展后续宣传利用工作。因此，在初级阶段，企业档案室应加强电子档案接收工作，丰富馆藏建设。重视企业外部信息，“内外结合，两手都要硬”是当今档案工作的必然选择［10］。同时，建立连接企业内外的档案信息资料库，克服传统编研在编研来源上“内多外少”的局面，即在现有馆藏资源基础上，也要发掘馆藏之外的社会信息资源。

（2）加强企业合作，整合档案信息资源

首先，企业电子档案编研不是独立于企业之外的业务工作，而是融合企业内部各业务部门，以及企业与企业间联系的纽带，应加强企业内部生产、营销、策划等各部门的合作，将编研工作与信息资源整合、数字化建设等工作结合起来。其次，加强企业编研部门与本部档案馆（室）的交流合作，建立文档资源共享机制，采用合作编研方式，实现信息资源深度挖掘。此外，企业应打破相近行业、领域界限，将分散在不同地区、同一主题的档案进行集中整合，树立大编研观念，积极吸取精华，将其编研在册。最后，企业应借鉴国外电子档案编研的成功经验，加以创新，为我所用。

3.2编研人员角度

编研人员角度是指从编研人员视角出发，在包括选题、选材等基础环节在内的整个编研过程中，都要做到平衡编研视角、注重投入和产出、提高工作效率和水准、加强互动，从而满足用户利用需求，具体表现为：

（1）合理选题、选材，平衡编研视角

在确定选题时，一是以本档案室的档案史料为基础，最大限度地选材，二是在史料不全的情况下，要通过本室和对上一级机关档案史料的查找，掌握全面的材料，做到不准确的资料不引用，不完整的档案不录用［11］。可以借助网络、专题数据库、计算机进行相关材料检索，扩大选题范围。同时，编研选题应突出企业特色，在选题基础上寻找合适的电子文档材料，编制出独特的工作方案、规划设想以及编研成果。此外，在编研工作中，应以包括电子档案在内的广义电子文件为编研主体；在对专门档案进行编研的同时，也要兼顾综合档案的编研和利用工作；“编”“研”并重，加大“研”的成分，坚持实事求是的科学态度，充分利用已有资源，涉猎企业、市场、社会等多个领域。

（2）重视投入产出比，提高工作效率

编研工作的开展必须协调投入和产出的关系，实现以最小的投入获得最大的产出。可以建立投入产出比例有效性评估模型和评估内容体系，从企业、编研人员和编研成果三个角度进行综合评价。企业角度的评价可以从编研人员分配是否合理、资金投入是否得当、设施配置是否齐全等方面进行考察；编研人员角度的评价可以从投入时间、精力是否合适进行考察；编研成果角度可以从对利用者阅览体验进行调查来评价产出效果。编研工作必须本着“为用而编”的原则，在熟悉企业档案信息现状的基础上，结合本企业的特点，编研出与企业生存和发展同步的成果，其效益才能够得以实现［12］。

（3）提高编研人员的综合水平，提升工作水准

网络环境的发展，对编研人员的综合素质提出了很高要求。一是编研人员应具备基本的计算机操作能力。电子文档依托计算机和网络环境生成，编研人员不仅要掌握必备办公软件的运用以及纸质档案的数字化转换能力，还要了解目录数据库的结构排列和存储方式，掌握对电子文档的查找、检索等技能。二是编研人员应具备深厚的文字功底、加工编辑能力和审美能力。无论是电子格式排版，还是网络编研，编研人员都要提高文字校对和排版水平。面对信息化的挑战，于建平在《论档案人员的信息素养》一文中提出档案人员应该具备的信息素养包括：运用信息工具的能力、获取信息的能力、处理信息的能力、生成信息的能力、鉴别信息的能力［13］。

（4）加强编研人员与利用者的互动，满足用户需求

计算机网络是现代社会信息交流的重要渠道，具有信息的双向乃至多向互动性，是联系编研人员与利用者之间的纽带。编研人员通过档案网站、档案界论坛、微博、博客等多种媒介形式公布编研工作计划、进展及编研成果等，用户可以通过BBS、QQ、E-mail、留言板等方式提出自己的意见和建议，编研人员将编研材料和用户建议结合起来，开展编研工作。此外，编研人员要密切关注社会热点信息，做好热门话题、热点事件等专题编研工作。例如，“感动中国”“马航”“两会”等热门话题，对人事、科技、政治等工作的编研都是不可或缺的宝贵财富。

3.3编研成果角度

编研成果角度是指从编研成果的内容和形式角度出发，目的在于加强编研成果的产权保护、技术应用、视觉冲击、传播效果等，具体表现为：

（1）加强知识产权保护意识，强化安全措施

电子信息本身具有易流动性、易复制性的特征，因此在电子文件编研过程中更应该注意知识产权的保护，对材料的选择和编研成品的传播利用方式予以控制［14］。在技术应用方面，采用数字签名技术、数字水印技术、身份识别技术等确保电子档案信息的真实性、完整性、有效性。随着《档案法》的普及与贯彻执行，依法治档逐渐引起社会各界的重视。在编研过程中必须遵守国家和相关行业法律法规、行政规章，按照程序开展编研工作。编研工作人员也要树立法律意识，妥善处理保密和利用的关系，同时注重保护编研成果的知识产权。

（2）合理规划包装，优化视觉效果

这里的包装是指在保证编研成果内容、载体形式不变的前提下，对编排形式做出的改变与创新。例如，对于电子档案编研成果，可以适当改变排版方式和风格，创新封面设计理念。对于宣传编研成果的网页制作和网站建设，独特的设计可以吸引访问者注意力，产生视觉愉悦感，增加访客量。网站设计包括色彩、字体、标语、版面布局等多种元素，其搭配与分布排列可以综合考虑全屏网页设计、扁平化设计等多种设计风格，或经典简约，或个性创新。

（3）营销观念与网络宣传相结合，扩大传播范围

将库存档案资料看成是原材料，企业内部的各个部门就是销售市场，那么编研成果就是产品［15］。针对不同的信息利用者，“销售”不同的编研成果，关注利用者信息需求，投其所好。比如，对于企业，编研成果中应该突出产品的生产经营与业务管理过程；对于社会公众，应该突出产品科学研究、学术探讨、经验交流作用。同时，针对编研成果的推广，企业各部门应充分发挥网络在即时性、交互性、共享性方面的优势，借助新媒介、新载体将编研成果传播和输送出去，既能满足用户利用需求，又能为企业生产经营、业务管理、参与市场竞争提供宝贵经验，促进企业之间交流合作，提高经济效益和社会效益。

4　结语

总而言之，企业电子档案不仅记录企业生产经营活动，而且包含对企业发展历程、名人名录、业绩成就等方面的记录。开展企业电子档案编研工作，可以形成编研成果并对其加以宣传，是网络环境下企业发展的必由之路，在企业生产经营、业务管理、文化建设等方面发挥着不可替代的作用。

参考文献

［1］国家电网网站，公司媒体［EB/OL］.［2015-10-20］.http﹕//www.sgcc.com.cn/gsmt/ default.shtml.

［2］何丽萍.从变革到启示﹕数字时代的档案编研［J］.北京档案，2013（12）﹕28.

［3］［7］大连港集团，大连港杂志［EB/OL］.［2015-10-20］.http﹕//www.portdalian.com/ zazhilist/zzlist.asp.

［4］［14］冯惠玲.电子档案管理教程［M］.北京﹕中国人民大学出版社，2011﹕106-107.

［5］宝钢新闻中心.聚焦用户需求，做好专题编研［EB/OL］.［2015-11-16］.http﹕// www.baosteel.com/baosteelpc/supplement/Showarticle.asp？articleID=101354.

［6］陕西省地方电力（集团）有限公司，《陕西配电网》数字报刊［EB/OL］.［2015-10-20］.http﹕//www.spg.com.cn/info_pagelist.jsp？page=1&lmmc=dd_szbk&plmjc=xwzx.

［8］赵屹.数字时代的文件与档案管理［M］.上海﹕上海世界图书出版公司，2014﹕142.

［9］伍文娟.论电子档案编研社会化［J］.档案天地，2015（2）﹕44.

［10］刘慧.对现代企业档案编研工作的思考［J］.山西档案，2010（12）﹕39.

［11］史晓斐.企业档案编研的几个问题［J］.山西档案，2011（7）﹕69.

［12］李颖.企业档案编研工作的路径选择［J］.山西档案，2011（1）﹕36.

［13］于建平.论档案人员的信息素养［J］.前沿，2014（11）﹕210.

［15］李伟婧，张瑞菊，宋熙东.引入营销观念做好企业档案编研工作［J］.兰台世界，2007（5）﹕12.

Problems and Countermeasures of Enterprise Electronic Archives Compiling and Researching in Network Environment

Jia Congcong，Zhou Yaolin
（School of Information Management of Wuhan University，Wuhan，Hubei，430072）

Abstract：In a network environment，a large number of electronic archives generate. The objects of corporate archives compilation gradually expand from traditional archives compilation to the electronic archives compilation. This paper takes the process of corporate electronic archives compilation for the study，analyzing the current trends of corporate electronic archives compilation and the main problems，discussing countermeasures of corporate electronic archives compilation in detail，maximizing the development，using and sharing of information resources to promote corporate culture and economic development.

Keywords：Network；CorporateArchives；ArchivesCompilation；ElectronicRecords；ArchivesUsage

［作者简介］

贾聪聪，女，武汉大学信息管理学院硕士研究生，主要研究方向为数字档案与现代技术。

周耀林，武汉大学信息管理学院副院长、教授、博士生导师，主要研究方向为数字档案与现代技术、档案学理论与方法、文化遗产保护。