在实践中创新：高校教学秘书自我提升途径新探

王凤银

（山东财经大学国际经贸学院，山东济南250013）

在实践中创新：高校教学秘书自我提升途径新探

王凤银

（山东财经大学国际经贸学院，山东济南250013）

高校教学秘书是一支以服务学校、服务教学、服务师生为工作理念的教学管理队伍，在教学管理中发挥着上传下达、协调左右的桥梁与纽带作用，是学校发展不可或缺的教学管理人员。在教学秘书工作的基层性和高校现行的管理体制下，教学秘书必须在工作实践中创新服务理念、工作思路、服务方式及管理模式，才能不断实现自我提升。

高校；教学秘书；创新；自我提升

创新是社会发展的动力，实践是创新的根本所在。推进高校教育教学创新发展，是当前高校改革面临的一个重大课题。高校教学秘书是服务高校创新人才培养的重要生力军，在教学管理和教学服务中发挥着桥梁和纽带作用，是学校发展不可或缺的教学管理队伍，其创新素质的高低直接影响着高校教育改革创新的可持续发展。教学秘书既是教学管理人员，又是教学服务人员。不可否认的是，其工作的基层性和高校现行的管理体制，又对其职务晋升和自身发展有所限制。因此，在实践中创新，一方面体现在工作要求上，教学秘书在教学管理和教学服务的实践中应不断探索规律，更新观念，开拓思路，突破自我，打破常规的服务方式、管理原则和提升途径，为学校教育教学和学生创新发展提供优质的管理平台和服务平台；另一方面体现在实现自我内在提升上，教学秘书通过不断提高自身专业能力、创新素质，实现人格的完善，内心的充实。在实践中创新，教学秘书在切实履行服务学校、服务教学、服务师生的职责过程中，实现了教学管理创新和教学服务创新，既能满足学生创新能力的发展需求，满足学校创新人才的培养目标，又能合乎社会对创新人才的用人标准，同时也实现了个人价值。

一、工作理念创新：管理也是服务

高校教学秘书包括本科教学秘书和研究生教学秘书。两者只是服务对象学历层次的不同，其工作性质和工作职责基本相同。依据二级学院管理体制和规模的大小，教学秘书的岗位设置为两人分任或一人兼任。教学秘书既是基层教学管理者，也是教学服务者，其主要工作内容包括教学管理和教学服务两部分。

作为高校基层教学管理人员，教学秘书的主要职能是教学运行管理、教学质量监控管理、教学档案管理等。教学秘书既要将教学职能部门和院系领导的指令性工作及时下达，又要将教学运行中的客观情况及时准确报送，还要做好教学职能主管部门、院系领导、教研室、教师和学生等层面的纵向协调、横向协调和左右协调工作。作为高校基层教学服务人员，教学秘书的主要职能还包括，通过对教学运行、教师授课及工作量、课程与教材、学籍、教学档案等进行管理，并将教学管理的执行情况和质量评估的结果进行分析总结，实现为领导决策服务。可以看出，教学秘书进行教学管理的过程就是发现问题，分析问题，解决问题的过程，起到了稳定教学秩序，保证教学活动正常进行的作用。

教学管理就是教学服务，教学管理者也是教学服务者。教学管理通过教学服务的手段来完成，是基于教学服务的管理；教学服务是为了更好地进行教学管理，是基于教学管理的服务。二者相辅相成，共同指向为学校、为教学、为师生服务，实现提高高校教学质量、培养高质量人才的目标。服务性贯穿高校教学秘书工作的始终。

二、工作思路创新：由单向服务到双向服务

“有求必应”是对服务性工作的肯定和褒奖。对高校教学秘书来说，意味着对全体师生提出的教学管理方面的要求毫不推诿，有问题一定给出解决方案。如学生提出调换老师的要求，教学秘书会马上汇报给分管领导，做好与任课教师交流、与学生座谈的沟通工作，形成最终意见。教师提出更换上课地点，教学秘书会做好和教学职能部门的协调工作，并将更换后的信息及时传达到学生。学生提出缓考申请、学位论文延期申请、成绩单审核盖章、选课退课等要求后，及时办理。可以说，高校教学秘书的工作内容繁多、琐屑、细致，诸如教学管理系统登录密码遗忘、学生证丢失、在校生证明盖章等要求，都要做到热心服务。

这种“有求必应”的工作思路是一种单向的被动服务方式，以满足师生提出的要求为工作内容和服务标准，也是目前诸多高校教学秘书队伍的工作思路和工作现状。但如果在管理就是服务的新理念指导下，做好单向服务还远远不够，应开启新的工作思路：变单向服务为双向服务，变“有求必应”为主动服务。

“双向服务”是指高校教学秘书在工作中既要满足师生对教学管理提出的要求，又要主动思考，变换身份，站在服务对象的位置上考虑问题，把教学服务做到教学管理的前面。“双向服务”是一种主动服务，是不等不靠、不推不拖的服务，是想师生之所想，急师生之所急的服务，体现的是以师生为核心的服务宗旨。比如，教师评定职称需要按学期填写工作量，教学秘书可以主动将工作量电子版发送给老师，节省了时间和人力，也减少了纸质版的磨损。比如，研究生导师的双向选择工作，教学秘书可以在师生见面会之前，主动将导师和新生的有关信息进行整理和公开，真正做到双向选择，弥补了一问一答单向式服务的信息不对称弊端。再如，落实毕业论文答辩时间的问题，既要绕开答辩当天公务员考试、事业单位招聘等考试时间，又要考虑答辩主席的时间安排，还要提前通知外地实习同学返校参加答辩。主动协调，全面兼顾，这样的安排才会合理，才能保证答辩工作顺利进行。

三、服务方式创新：变平面服务为立体服务

“双向服务”是高校教学秘书在实践中创新的一种工作思路，如何落实到教学管理和教学服务的各种具体事项中，需要在服务方式上进一步完善和创新。

所谓“立体服务”，其外在表现为信息化、网络化等多渠道服务，内在表现为一种立体化的创新服务理念，全方位无死角的服务原则，全心全意为师生服务的精神。“平面服务”是一种服务渠道单一、服务方式单一，就事论事，头疼医头，脚疼治脚的表面化服务，是治标不治本的服务，是一种“当下”的服务理念。高校教学秘书服务对象是级别、学历层次和专业不同的学生，专业特长和研究方向不同的教师，工作的周期性带来的是问题的周期性，服务内容的周期性。“平面服务”多为兵来将挡，水来土掩，问题及其解决方式表现为电话咨询、电话服务。咨询电话越多，越暴露出教学秘书服务工作的不到位。

相比之下，“立体服务”形式上是多渠道、立体化服务，本质上是一种超前服务、可持续服务，是一种找根源的治本服务。“立体服务”不仅是面向当下，也面向过去工作中的经验和教训，更是面向未来的可持续的传承服务、超前服务。“立体服务”才能提供优质的教学管理平台和教学服务平台。

如研究生招生管理和服务工作中，“平面服务”是将招生简章在研究生处网站公布，有咨询就解释的服务方式。如果仅对招生简章中信息不明确的地方进行咨询，问题很容易解决。面对考生关注的往届生源和分数线、课程开设、师资力量、科研水平、就业情况、推免和调剂情况、学科发展趋势、博士授权点、中外合作交流项目等，就需要做足功课，进行“立体服务”。从招生简章的出台入手，研究生教学秘书需向学院领导提供全面准确的信息，以调整招生专业和招生规模，制定科学的招生简章。具体包括往届招生报名情况和最低录取分数线、往届一批一志愿录取情况、往届生源情况、往届就业情况等。其次，进行招生咨询和宣传。电话咨询和现场招生宣传是常规服务，信息化服务可以提供更全面、及时、快捷的服务，如建立招生QQ群，建立微博微信招生交流平台，既解决了考生的困惑，又扩大了学院专业的影响力。同时，交流平台汇聚了全国各地高校的考生，收集了各方面的需求信息，这是立体化服务带来的丰富资源。而争取到最优质生源是学院学科专业发展的保障，是学院人才培养创新质量的保障。

四、管理模式创新：变刚性管理与弹性管理相结合

目前，高校的教学管理普遍强调规范化、制度化。毋庸置疑，没有规矩，不成方圆。只有规范化管理，才能保证学校教育教学工作有序进行和稳定发展。制度化管理是一种刚性管理，往往存在刚性有余、弹性不足的缺陷。高校教学秘书作为教学管理最基层的管理人员，不是学校制度制定者，不是学校宏观管理者，不是学院决策层，是学校制度和政策执行者，直接的服务对象是全院师生。这就要求教学秘书在完成学校刚性任务的执行过程中，更要坚持“以人为本”、“以生为本”的核心理念，注重管理上的创新，即变刚性管理为弹性管理。

学生生源不同、家庭状况不同，生活和学习中会遇到各种困难，尤其是研究生的情况更复杂，有的研究生已有家庭，有的有工作经历，有的还兼职打工，有的到外地实习，有的提前签约，情况不一而足。如果坚持在教学管理上执行一刀切的刚性原则，不仅不能按时完成上级主管职能部门交给的任务，还有可能会影响学生的前途，甚至毁掉学生的一生。例如，每年的毕业论文答辩都会遇到各种突发事件，比如学生突然生病、发生意外事故等。教学秘书就要将情况及时汇报学院领导，并报请上级主管部门，申请毕业前增加一次延期答辩机会。研究生毕业论文答辩工作有着很强的严肃性、学术性和纪律性，是关系到学生切身利益的大事。维护每一个学生的切身利益，珍视每一个学生的前程，变刚性管理为弹性管理，刚性管理和弹性管理相结合，真正做到“以生为本”。

五、提升途径创新：以自我提升为根本

高校教学管理的职能主管部门是教务处和研究生处（院），教学秘书的直接领导是学院院长，服务对象是全院师生。教学任务需要多部门共同完成，教学秘书的工作就是在上级主管、院系、教研室、教师、学生之间开展的。一方面，头绪繁多的教学事务和纵横交错的网络关系，对教学秘书的综合素质和职业能力结构是一种挑战。统筹能力、协调能力、表达能力、专业能力、现代化管理能力等，必不可少。另一方面，高校管理体制限制了教学秘书的提升和发展空间。有些高校的教学秘书隶属于行政管理人员，只能走行政系列，而行政职级的金字塔结构和教学秘书的基层性，导致其发展空间极其有限。有些高校的教学秘书既属于行政管理人员，又属于专业技术人员。高校教学秘书专业化是一种发展趋势，但其所学专业和从事职业几乎无交叉，难以生产高水平的研究成果，在职称评聘中处于弱势群体。

政策、制度、机制，是高校教学秘书发展和提升的外部因素。在外部环境不能给予足够空间的形势下，高校教学秘书应积极寻求新的提升途径：在实践中创新，不断完善能力结构，提高管理能力和创新能力，变外在的肯定为内在的自我提升。

首先要完善专业知识，提高专业能力。教学管理是一项具有专业性、实践性、系统性的工程。高校教学秘书需要研究高校教学及管理规律，了解学生的知识结构和专业要求，掌握学院人才培养目标及社会对人才需求的现状，熟悉学院的课程设置和课程性质，了解学院教师的研究方向和研究成果，积极参与学院教学改革的课题研究，将自己的发展和学历晋升融入到学院的专业发展、教师的专业研究、学生的课程论文撰写中去。这样，既抓住了教学管理的规律，又熟悉了学院的专业知识；既提高了自己的专业研究能力，又能在教学管理中发挥专业优势；在完善知识能力结构的同时，提升了对创新人才培养、创新管理认识的新高度。

其次要培养创新意识，提高管理能力。教学秘书的工作内容丰富、繁琐细微，如果不开动脑筋，科学管理，就会每日埋头于繁多的教学事务中。只有事事想突破，处处想创新，管理能力才能一步步提高。

以高校教学秘书协助领导管理教学常规性的事务——档案管理为例：其中，学院专业发展规划、教学计划、教学大纲、专业培养方案等属于学院工作的指导性存档文件；课程表、教学日历、教研活动、课程试卷、教学工作检查记录、教学质量评价等属于课程教学的存档资料；论文开题报告、中期检查表、隐名评阅书、答辩申请书、学位授予申请书和毕业学位论文等属于学位授予的存档资料；招生宣传手册、招生简章、复试安排、调剂信息等属于招生存档材料。存档不等于封档，存档是为了保存原始资料，也是为了随时调用和查考，有时转化为信息材料，为领导决策服务。随着年数累积，难找、找不到或者遗失存档材料的现象时常发生。教学秘书不仅需要把这些文档进行分类、编号、排列，然后再完整、规范、系统地保存好这些原始材料，更需要教学秘书掌握先进的管理技能，熟练运用教学管理系统、网上办公系统、数据库等现代化管理软件，建立电子档案，实现电子教务。

第三要强化创新角色，提高统筹协调能力。教学秘书业务上受学校教务处或研究生处部门直接领导，又是学院领导的业务助手，是连接领导、教师与学生之间教学工作的中介平台。上情下达、下情上送，教学秘书起到的是沟通信息、协调左右、联系上下的桥梁和纽带作用。在本科或研究生教学评估中体现得更为明显。除了常规性教学管理涉及的人员外，还要涉及到上级教育主管部门、校外专家和校内部门领导、思政人员等诸多方面，这对教学秘书是一种挑战。在高效细致工作的同时，教学秘书还需要具有统筹能力、协调能力和合作能力，既能迅速处理教学事务，又能分清轻重缓急；既能坚持原则，又能灵活应变；既能热情服务，又能果断坚决；既有独立意识，又有合作精神；既能具体实施，又能分析总结。教学秘书需要创新管理工作手段，既要在教学管理工作中不断摸索、探寻，又要借鉴校内外甚至国外先进的管理方法，提高协调各种关系、圆满完成教学管理任务的办事能力和综合能力。

综上所述，高校教学秘书只有在教学管理和教学服务的实践中，勇于开拓，不断创新，才能更好地实现服务师生、服务教学的目标，真正发挥教学秘书主力军的作用。与此同时，教学秘书自身的教学管理水平、教学服务水平都得以提高，强化了创新素质，内化为自我提升。

编辑：崔月华

Innovation in Practice：A New Approach to the Self-improvement of the College Teaching Secretary

WANG Fengyin
（School of International Trade and Economics，Shandong University of Finance and Economics，Jinan Shandong 250013）

The duty and responsibility of the college teaching secretary focuses on servicing the college，teaching，teachers and students，playing an important role in teaching management.The college teaching secretary is indispensable in the teaching management.In the teaching of the work of the basic level of the work of the University and the current management system，the teaching secretary must be in the work of innovative service ideas，work ideas，service mode and management mode，in order to achieve constant selfenhancement.

College；the Teaching Secretary；innovation；self-improvement

G64

A

2095-7327（2016）-01-0179-04

王凤银（1973-），女，山东阳谷人，山东财经大学国际经贸学院馆员，硕士，主要从事教育教学研究。