水利工程档案管理现状研究

2016-04-10谭会民

山西水利 2016年6期

关键词：档号案卷泵站

谭会民

（山西省水利水电勘测设计研究院，山西太原 030024）

水利工程档案管理现状研究

谭会民

（山西省水利水电勘测设计研究院，山西太原 030024）

随着水利工程建设的高速发展，水利工程档案越来越多，档案利用愈发频繁，档案整理显得尤为重要。因此，按照一定的原则、方法进行科学的分类整理，使之系统、成套，对于充分发挥和快速查找、利用水利工程档案具有重要意义。

水利工程；工程档案；成套性管理

1 引言

水利工程档案是指水利工程在项目立项、审批、工程实施及竣工验收等建设阶段形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是水利工程运行维护的重要依据。档案管理人员在整理水利工程档案过程中，保证水利工程档案成套、系统，是做好水利工程档案管理和提高水利工程档案利用率的前提。

随着水利工程建设的高速发展，水利工程档案越来越多，档案利用尤为频繁，因此档案整理十分重要。如果水利工程档案分类、排列不科学，没有遵循水利工程建设文件材料形成规律和特点，没有做到保持文件材料之间的有机联系，将难以保证水利工程文件材料成套、系统，不利于保管和利用。因此，按照一定的原则、方法进行分类整理，对充分利用水利工程档案具有重要意义。

水利工程项目档案具有成套性、原始性、专业性、多样性、动态性等特点，而且时间跨度大、周期长及水利工程建设的特点和复杂性，加大了文件材料收集整编工作的难度。因此，保证水利工程档案成套、系统化管理尤为必要。

2 档案存放问题

山西省水利水电勘测设计研究院（以下简称“水院”）的档案一般是在水利工程建设前期形成的，主要由项目建议书、可行性研究、初步设计、招标设计、技施设计等组成。随着工程的日益推进，归档文件越来越多，从而形成一个具有一定级别关系的不同等级的系统，因此，整理水利工程档案时应掌握其阶段性的特点。

水院现归档情况大多为大流水式归档、编制档号，阶段与顺序时常交错混乱。可研阶段资料没有归完，初步设计阶段资料已开始归档；或技施设计阶段已开始归档，而某分项的招标阶段还没归完；或同一阶段内的某单位工程图纸相隔时间较长，分为几次归档。这种情况下，如果接收归档文件立即编制档号，既不能保证按阶段存放，更不能保证档案的成套性，不方便今后利用。尽管使用计算机管理可以实现索引，但实物存放十分零乱分散，借阅相当麻烦，或要借一套图（图是分时、分批归档），检索到几个，甚至十几个、几十个档号，查找费事耗时。如果按文档所属系统成套存放，只要清楚报告或图纸部分信息，即使不使用计算机检索，也能很快找到，这样才能克服计算机管理而没有自动化库房的制约。档案的系统性、成套性整理、排架，可使档案管理有条不紊，科学合理。

由于大中型水利工程项目阶段多，跨度时间长，相应归档的一个阶段内报告图纸是分散、断断续续归档，档案人员必须熟悉各阶段归档的范围，预留足够的空间节约阶段案卷号，把分散的套图进行集成，保证按阶段存放，做到一个阶段内的案卷号连续，保证每个阶段所有报告、图纸都归完整，安排下阶段案卷号与本阶段案卷号不冲突，从而保证按阶段存放，且各阶段案卷号连续。

整理完装盒上架时，应尽量装满，不要浪费空间，档案盒脊信息要填写清楚。盒脊背上要把盒内所装案卷内容写具体、清楚，通过盒脊了解盒内所装内容。

工程项目档案形成一个具有一定级别（纵向）关系和平行（横向）关系的不同等级阶段的系统，体现了水利工程档案自然形成的规律和相互间的有机联系。

3 档案系统化与成套性管理

3.1 保证各个阶段资料一定要成套

对于图纸尤其在技施阶段归档，跨度时间长，如果档案人员不清楚各水工建筑物和套图概念，很难保证收集整理成套。实际工作中，对于一个水工建筑物，往往难以一次性完成全套工程图纸，而经常是设计人员先完成一部分提供给业主，然后再完成其他部分的设计，有时施工难度大的单位工程，一套设计图可能要经过几个月甚至几年才能完成，造成一套图分批、分次归档，有时两、三年才归完。因此，必须注意由于图纸分批零散归档对成套性的影响。

3.2 各阶段内资料按建筑物、专业存放

归档的报告图纸在同一阶段内，应当按照相关标准的规定按建筑物、专业存放。例如，引水工程项目中的一个泵站单位工程，既有水工专业，又有机电、房建专业。首先将泵站的地下水工图陆续归档，集中放在一起，编制一个档号，如果该泵站有压力钢管、管坡、出水池等，根据归档文件多寡可细分编制档号，同时可分盒存放；其次将泵站的机电金结图集成放在一起，编制一个档号；最后泵站的地上房建图放在一起，编制一个档号。一个泵站包含三个专业、三大套图。如果以后查找某泵站的水工、机电、房建的所有图或者其中一项，很快就能找到。

3.3 设计变更图纸归档

设计变更的图纸一定要紧跟变更前的图纸，以保证变更前后成套。尽管变更后的图纸归档时间晚，但应与变更前的放在一起，图号上加变更汉语拼音缩写（bg），图号其余部分完全相同；另外变更图纸一定要有变更通知单，这样才能保证变更资料的有效性，便于追溯，变更通知单和质量流程卡一起存放。

3.4 同一个项目归档

同一个工程项目，如果进行扩（改）建或除险加固，应尽可能放到一起，紧随其后，使用同一个工程代号，案卷号要顺延，保证项目的系统性，同时体现水利工程的动态性。如任庄水库工程属中型水库，共有50个案卷，改建除险加固后，项目代号仍沿用以前的，案卷顺序号从51号往后顺延，装盒上架也放在一起，为以后方便查找利用。