水利工程内业资料整理存在问题及对策

2016-04-07靳芳

水利规划与设计 2016年2期

关键词：水利工程策略

靳芳

（盘锦市河务管理处，辽宁盘锦124010）

水利工程内业资料整理存在问题及对策

靳芳

（盘锦市河务管理处，辽宁盘锦124010）

摘要：本文立足水利工程内业资料整理与归档现状，分析了一些水利工程建设管理中内业资料整理存在的问题并提出了相应的改进措施，希望能够更好的推动水利事业发展。

关键词：水利工程；资料整理；策略

水利工程档案资料是伴随水利工程建设而形成的内业资料，是水利工程建设各项数据指标的历史记录，内业资料的质量是衡量水利工程质量及验收的重要依据，是事故处理的重要参考，对于工程的建设、管理、维护、改造具有不可替代的作用，因此确保资料的及时性、真实性、准确性、完整性是十分必要的。本文立足于当前水利工程内业资料的现状，对出现的问题提出了相应对策，希望能给水利工程的内业资料管理工作带来一定的促进作用。

1　水利工程内业资料整理存在主要问题

随着近些年国家对水利工程投入的增加，水利工程的质量管理逐渐规范，相关政策、规范进一步更新完善，内业资料工作正逐步走向科学化和规范化，但在一些中小型水利工程建设中，由于疏于管理及意识淡薄，内业资料的整理仍然存在着不规范、不及时、弄虚作假、后补内业等一系列问题。

1.1 内业资料形成不真实、不及时、不规范

工程开工前，施工单位所报验的项目组织机构相关人员证件与实际施工人员不符；施工过程中，对入场（钢筋、水泥、砂、碎石等）材料送检不及时、试验报告弄虚作假；施工质量评定表未按照规范进行填写，如：需用文字描述的检查结果只填写了数据；需填写的数据未按照规定要求保留小数点位数；所填数据并不是实际测量数据，而是根据设计尺寸和允许误差进行随意填写，误差较大；资料整编人员不了解施工过程及施工方法，填评定表过程中没有翻阅相关施工规范规程，没有认真熟悉施工图纸、设计说明，没有仔细阅读施工质量评定与验收规程；有的工程施工已结束，内业资料却还没有整理，与施工不同步，里面需要签字盖章部分由于缺少原始现场资料记载，相关责任人不签字盖章，滋生冒签、替签现象，逃避责任；盖章部位用一些软件进行复制造假或私刻印章。种种造成内业资料无法真实反映施工质量，给工程质量带来隐患，后果不堪设想［1］。

1.2 影音、声像资料整理不及时，归档不规范

建设、监理、施工单位没有从工程的开工前、施工、完工后的各个阶段对与工程建设有关的会议情况进行拍摄，或对拍摄的影音资料整理不及时，或有的内业资料管理人员离职，连同资料一同带走。由此造成影像资料残缺，时间一长，没有人能说清当时会议的时间、内容、参加人员等情况，给日后归档验收、翻阅利用带来很大麻烦。由于影像资料保存费用较高，相关参加单位未对其进行归档整理［2］。

1.3 管理意识淡薄，制度不完善，信息化建设滞后

近几年，相关部门出台、修订了一些水利工程档案内业资料管理规范，然而在实践中，其可操作性完全受到制约，各参建单位档案内业资料管理制度不健全，有的虽建立了档案管理制度，但缺乏有效运行机制，相关责任单位没有对其进行有效的监督检查，造成档案管理制度形同虚设，影响内业资料归档质量，对今后验收及查阅带来一定影响。目前在一些中小型水利工程建设过程中，各参建单位只重视工程施工过程，赶工期，而未对施工内业资料进行及时记录、整理或对内业资料整理工作投入不足，缺少专业资料员及相关档案资料管理培训。目前水利档案资料大多仍使用纸质编目打码记录方式，查阅繁琐，这种传统的纸质档案管理模式费时费力，不能满足当前信息化建设的需要，无纸化、信息化的档案内业资料管理模式亟需建立［3］。

2　水利工程内业资料整理策略

2.1 各参建单位培养专业资料人员

（1）建设单位。制定适用于本工程的档案管理规章制度和规范并按此严格执行，定期对资料进行审查，设立专业档案资料管理机构及人员，相关工作人员参加档案资料归档专业培训并持证上岗，对施工现场及施工程序有一定了解。严把竣工验收关，仔细审查各类工程档案资料［4］。

（2）监理单位。作为内业资料原始数据的监督方，对内业数据的真实性、及时性、规范性有着至关重要的作用，监理单位应熟悉施工质量评定表的填写规范、施工过程及计量测量方法，确保内业资料的质量。施工队伍入场前，严格审查施工单位的人员证书与实际进场施工人员是否相符，对入场机械设备进行试运行，检查并核实入场原材料的出厂合格证及试验报告的真实性，督促施工单位对原材料按照规范规定进行送检；施工中，监理单位应尽职尽责，确保施工日志、监理日志、施工月报、监理月报、测量方法及计量数据、原材料出厂合格证、隐蔽工程和关键部位的原始记录数据及时、详尽、真实、准确，确保签字人名与实际现场施工人员相符，盖章及时、真实。当天的事情当天处理完毕，及时盖章签字，防止冒签、替签、盖假章等现象。各参建单位应按规范、规章制度要求，将当天形成的内业资料及时整理归档，确保归档进度与实际施工进度相符［5］。

（3）施工单位。选派有水利专业技能、较强责任心的人员作为本工程的内业资料整理人员，持证上岗，熟悉内业资料填写规范，深入施工现场，熟悉施工程序；并对其进行专业培训，讲解施工过程及方法，使其更加专业化［6］。

2.2 声像资料及时归档、刻录整理

（1）专人负责。如每次工程会议，会议现场进行录音、录像，各个参建单位档案资料负责人员通过录音及视频内容，及时对会议内容进行誊写，形成会议纪要，相关人员签字确认，形成永久内业资料。各参建单位根据规范要求及实际需要进行归档。在施工现场，应对土方开挖前、开挖后、重要部位及隐蔽工程、外观、施工中出现问题的部位等进行拍照取证，并对所拍摄照片进行整理、说明、归档［7］。

（2）必要经费投入。给相关档案管理人员添置移动硬盘、光盘刻录机，对影像资料进行整理归档，使其便于查阅、保存［8］。

2.3 建立健全制度，推进水利内业资料信息化建设

（1）建立健全完善的工作制度，形成完整的内业工作程序，用于指导和规范档案工作。各参建单位（建设、设计、监理、施工）由档案工作分管领导及成员组成完整的管理部门，专门负责与工程施工同步的档案资料收集、整理、归档工作，使得档案资料的归档整理完全融入到施工建设当中，形成有序的内业资料归档制度［9］。

（2）将文件材料收集归档，转化为电子档案信息资源。对纸质档案进行电子版本登记归档，并对其进行整理、编号，利用计算机检索技术实现档案资料的实时调阅，减少对纸质档案的查阅，省时省力，实现档案管理的现代化和自动化［10］。

3　结语

通过分析水利工程内业资料形成与归档整理过程中存在的问题得出，要切实做到工程资料的收集归档工作与施工进度同步进行，充分发挥出内业资料价值，更好地促进现代化水利工程建设的发展，建设、监理、设计和施工单位应培养一批专业性强、具有良好意志品质和高度责任心的档案管理人员，使内业资料在施工及管理维护中充分发挥作用，更好地为水利事业服务。

参考文献

［1］丁红娟，王平，黄水清.加强水利工程勘测设计科技档案管理的思考［J］.水利规划与设计，2011（01）：48-50 +78.

［2］王英菊.浅谈工程竣工资料管理的规范化［J］.水利技术监督，1998（05）：24-25.

［3］袁敏，邹冠闻.水利工程岁修项目安全管理问题与对策［J］.水利规划与设计，2015（06）：74-75.

［4］邹明勇.从工程实例看水利工程竣工资料的归档整理［J］.广东水利水电，2004（02）：85-86.

［5］张亚红.浅谈建筑工程档案管理工作的重要性及管理工作［J］.科技信息，2009（21）：349.

［6］聂丹萍.试论水利工程档案管理中存在的问题及完善措施［J］.水利技术监督，2013（06）：27-28.

［7］蒋云波.项目档案管理的现状与对策［J］.云南档案，2001 （02）：23-24.

［8］王丽.浅谈档案管理工作的重要性［J］.科技信息，2010（23）：242 +220.

［9］杨昕馨.水利工程档案管理工作刍议［J］.水利技术监督，2013 （01）：64-65.

［10］杨丽君.提高人员素质做好档案管理工作［J］.兰台世界，2013（S3）：18.

作者简介：靳芳（1983年—），女，工程师。