新形势下企业档案管理创新探析

余艳芳



新形势下企业档案管理创新探析

余艳芳

漳州市科技咨询服务中心

档案是企业在生产、科研、经营及管理活动中形成的各种文件资料的总和，也是企业历史的真实记录和写照，对企业的发展具有不可替代的重要作用。当前，企业档案管理现状并不乐观，仍存在不少需要改进的地方。基于此，该文分析了企业档案的作用、企业档案管理存在的主要问题，并提出相应的改进对策，以期为相关档案管理工作者提供借鉴和参考。

企业档案 档案管理 管理创新 信息化建设

近年来，企业档案管理工作取得了长足进展，但依然存在很多问题，如档案管理意识薄弱、档案使用频率不高、档案人员素质低下、档案信息化建设滞后等，严重限制了档案价值的发挥。在当前国家大力提倡创新的大背景下，企业必须提高对档案管理的重视程度，不断提升档案管理的质量和水平，为企业开展科技创新活动提供有力的档案信息支持。

1 企业档案在企业发展中的作用

1.1 记录企业的发展足迹

任何一个企业都会经历由小到大的发展过程，没有发展，企业必然会陷入停滞和衰亡。而企业发展的每一步历史足迹，包括其中的每一个闪光点和每一次失败教训，都应通过企业档案的形式被记录下来，这为企业积累了无数宝贵的经验和资料，是企业赖以发展的重要支柱。

1.2 为企业创新提供借鉴

企业创新是一个连续发展的过程，如果没有丰富的经验和技术积累作为支撑，创新的风险将大大增加，甚至出现创新失败。而企业档案的连续性、真实性、唯一性特点，为企业今后的创新发展提供了宝贵的历史借鉴，从而避免了再次创新的盲目性，使企业少走了弯路和错路，帮助企业成功到达创新的彼岸。

2 企业档案管理存在的主要问题

2.1 档案管理不受重视

档案管理不能产生直接的经济效益，因此未能得到企业领导的足够重视。一方面，企业很少为档案管理配备专职的工作人员，通常是由其他行政工作人员兼职。另一方面，企业在档案管理上的资金投入十分有限，甚至认为档案工作只需要一台计算机、一份数据库、一间档案室就足够了。

2.2 档案使用频率不高

现阶段，多数企业能够正视档案的采集与保存工作，但对于档案的使用却缺乏足够重视，很多企业档案在经过简单的分类整理后就被存放到档案室或上传至数据库中，之后就将其束之高阁，鲜少有人问津。实际上，档案的真正价值并不仅仅在于记录，更在于参考和借鉴，如果档案一经形成，就被永久性地封存起来，从而失去其原有的意义。

2.3 档案人员素质偏低

档案管理并不只是进行档案采集、整理、保存等，还包括档案编辑、档案信息开发等活动。档案人员不仅要具备较高的职业道德素质，还要熟悉企业的组织架构、业务性质等，而当前很多企业的档案管理人员是“半路出家”的非专业人员，其专业素质和业务能力都比较欠缺，难以满足现代化档案管理工作的需要。

2.4 档案信息化建设滞后

当前，除了一些大型企业之外，很多中小企业的网站建设才刚刚起步，档案信息化建设更是严重滞后。同时，企业档案信息系统未与其他部门的信息系统进行有效衔接，很多档案的采集、移交依然依赖于手工操作，而不能通过信息化途径自动完成。此外，企业缺乏专业的信息化档案管理人才，对于档案信息化的理解还停留在计算机操作的初级层面上，这限制了档案信息系统功能的发挥。

3 新形势下企业创新档案管理的对策

3.1 更新档案管理观念

首先，企业领导要提高对档案管理的重视程度，充分认识到档案在企业创新发展过程中的巨大价值，进而在人员配置、资金投入等方面加强对档案工作的支持，创设良好的档案工作环境，为档案部门顺利开展各项工作提供基础保障。其次，领导在积极做出示范和表率的基础上，还要提高企业全员对档案工作的重视和支持程度，通过定期或不定期地开展一些档案培训活动，增强企业全员的档案意识，使之主动为档案收集、整理、归档等管理环节提供方便，促使企业档案管理工作朝着规范化的方向发展。

3.2 提高档案使用频率，在机构上进行创新

档案使用率低是目前企业档案管理工作中存在的一大问题，并直接导致了企业档案无法发挥其应有价值。对此，企业首先要制定一套完善的档案利用制度。考虑到企业档案是各企业的私有财产，通常对外保密，因此可以实际借阅的范本很少。为此，企业必须结合自身发展状况，制定出可操作性强的档案利用制度，并对员工借阅档案的权限等问题进行明确规定，确保规范、有序地利用档案。其次，企业档案管理人员要积极进行档案编研、开发活动，主动为企业的文化建设等工作提供详细的档案信息支持。例如，可以借助档案图文来展示企业的发展历程，回顾企业取得的丰硕成果，从而激发员工的荣誉感和归属感；定期将档案目录及编研成果通过各种渠道进行公布，供大家阅读和查考，这样一方面明确了档案的去向和用途，另一方面也彰显了档案的利用价值。 机构创新的核心是精简。无论哪个企业，精干是一个必然趋势，企业档案工作也要顺应企业的需要，档案管理的工作方法也必须创新，其内容就是要扩大档案工作的外延，深化档案工作的内涵，把过去只是单一的管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息、统计等为一体的“企业档案信息中心”。这个中心的主要任务和职责是负责单位各类档案资料和信息资料的收集、整理、保管和提供利用等工作。企业的档案工作管理机制也要随着企业管理机制的转换而创新，要激活机体，坚持没有创新就没有发展的管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。从单纯的档案资料管理向档案、情报、信息、科技一体化管理转换，提高办事效率，充分发挥人的聪明才智，让档案资源真正成为企业科技创新、技术改造的动力源之一。

3.3 提高档案人员素质

首先，要提升档案管理人员的职业素养，鼓励档案管理人员忠于职守、热爱自己的本职工作，养成正确的职业操守和习惯。其次，要加强档案人员的专业培训活动，为其引进先进的档案管理理论及信息化操作知识，不断提高档案管理人员的专业水平和科学素养，使其兼具理论及实践技能，能够借助先进的信息化手段和方法来完成档案管理相关工作。再次，企业还要制定相应的奖惩措施，对积极参与档案培训学习或工作表现出色的档案管理人员给予一定的表彰和鼓励，对态度不端正、工作效率低下的档案管理人员进行适当处罚，从而激发档案管理人员的学习热情和工作干劲，不断提高档案管理实效。

3.4 加强档案信息化建设

首先，要加强信息化基础设施建设，为档案部门引进先进的计算机设备及办公软件，并健全内部局域网络，充分借助计算机运算速度快、准确度高、检索方便、自动化程度高等优点，为档案的采集、接收、移交、整理、查阅等提供方便，大大提高档案管理效率。其次，要加强数字档案建设，在注重电子文档归档的同时，积极推进现有纸质档案的数字化进程，同时建立相应的档案数据库，为档案的检索使用提供方便。再次，要积极利用云计算等先进的信息化技术，降低企业信息化建设成本。

总之，科技创新是企业可持续发展的必由之路，而档案管理为企业的创新发展提供了必要的信息支持和保障。针对当前企业档案管理中存在的问题，应从更新档案管理观念、提高档案使用频率、提高档案人员素质、加强档案信息化建设等方面入手，不断提高企业的档案管理质量和水平，全面服务于企业的创新发展活动。

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