基于招标采购模式的专业图书采访影响因子及其控制

2016-04-07伍丽萍

海峡科学 2016年10期

伍丽萍

伍丽萍

福建卫生职业技术学院

该文从学校图书馆图书采访工作的独特性入手，分析了图书招标采购的优势和存在的负面影响因素，进而提出如何在政府招标采购模式下，应强化重点环节工作，控制这些负面影响因子，保障图书采访质量，加强馆藏建设的策略与措施，包括建立和完善招标综合量化评分标准、制定严谨的采购合同、拓宽收集新书目途径、构建图书采访评价体系等。

招标采购图书采访专业图书图书馆

2000年起，《中华人民共和国招标法》《中华人民共和国政府采购法》《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》等一系列法律法规相继颁布实施，图书采购逐步纳入政府的采购体系，由政府统一招标采购成为目前图书馆图书采购的主渠道。应该说，实行政府招标采购对于规范采购行为、提高资金使用效率、促进廉政建设等起到了重要作用。但这几年各院校图书馆采访实际工作中，也出现了一些控制招标采购中的负面影响因素，必须予以正视、研究和解决。

1 图书馆图书采访工作的独特性

图书馆的图书采购有别于一般物品的采购。图书馆的图书采购必须遵循“建立健全藏书体系结构，保证藏书质量”的基本原则，职业院校图书馆在采选专业类图书时，更强调专业领域权威图书、核心出版社出版图书和最新学科发展动态专题图书的系统完整性、发展连续性、实用实效性以及科学权威性[1]，尤其关注重点学科重点专业及多卷书、丛书和年鉴等图书的采到率，以便更好地服务于教育科研，更好地突出学科专业特色，更有针对性地满足各时期、各层次、各专业师生读者的需求。

2 政府招标采购模式对专业图书采访质量的影响

图书馆文献采访（简称图书采访）工作是指根据图书馆的性质、任务、读者需求、经费状况等，通过觅求、选择、采集等方式建立馆藏,并连续不断地补充新出版物的过程。政府招标采购模式必然带动图书馆图书采访工作的新变革，带来了许多不可替代的优势，但也出现了一些新问题，一定程度上影响了图书采访的质量和效率，表现在：

2.1 招标程序繁多带来的影响

政府招标采购制约了图书馆对专业文献源的采访选择权限。图书馆的馆藏建设是一个长期性、系统性、连续性的工作，专业图书新品实效性强、出版量少，特别是因其专业性强、受众群体小，很少再版印刷，如不及时采购就难以增补。政府采购招标程序较为繁多，从标书拟定、发布招标公告、供应商递交标书，到开标评标、选定供应商、签约合同等一系列程序的完成，需要较长的时间，而新中标供应商与图书馆工作的业务对接还需要一个磨合阶段，往往造成图书采访工作的延续性被打断，影响了采访工作的节奏和效率，使图书馆的专业文献采访工作难以遵循图书文献采访原则进行，如不加以控制，将影响图书馆藏结构体系的整体质量。

2.2 招标中折扣权重高带来的影响

专业图书的特殊性决定了这类图书的折扣相对偏高，而政府招标采购往往侧重追求经济效益的最大化，在评标中，图书的折扣率成为分值较高的评标权重项。招标采购是一种纯商业运作的采购模式，图书采购则是学术性很强的专业行为，但在招标组织机构中，专业人员介入有限甚至没有介入，造成一些诸如采访数据、编目数据、到书率、到书频率、订准率以及服务能力等专业图书文献特有的重要指标在招标中产生认识上的偏差而未能得到足够重视，一些专业图书的特殊性更是被忽视，导致一些因业务精良、配套服务完善、供货及时、能够提供丰富图书文献源而运营成本相对较高的供应商无法中标而被拒之门外。而为了压低折扣，有的供应商在书目推送上通过减少或不提供采购成本高、采购难度大、专业性强的图书，大量推销畅销、休闲廉价、滞销和质量低劣的图书方式，延长到书频率，选择物流配送成本低的小公司，简化图书加工服务及材料等，甚至通过串标、恶意压低折扣等手段来达到低折扣而中标，导致专业图书到书率、订准率低，图书质量难以保证，售后服务无法跟进，最终影响专业图书的采访质量。

2.3 出版社的不确定性带来的影响

政府招标规定，不能明确指定出版社。但就目前我国出版社图书的出版特点看，各出版社出版的图书，特别是专业类图书的出版有其各自侧重点，而且任何一家供应商不可能与所有出版社建立销售合作关系，如果中标的供应商未能取得与以某专业图书为出版重点的出版社建立合作关系，在难以取得专业书目源的情况下，必然造成供应商提供的专业图书采访数据不全甚至缺失，加之出版社的图书出版计划还受到发行量和销售量因素的影响，造成采访发出的专业图书订单到书率低、到书周期长，无法满足图书馆的购书需求，影响专业图书的馆藏质量。

2.4 书目数据针对性服务缺失带来的影响

招标采购的中标供应商良莠不齐，由于他们对所服务的院校图书馆馆藏特色和要求不了解、甚至陌生，或追求效益和总量，所提供的采访书目往往存在盲目性、随意性、重复率高、特色性差，缺乏实效性和前瞻性，书目中除了一些常规信息外，还有采访所必需的诸如适用对象、内容简介、版本、分卷号、分卷名、开本、页码、分类号等采访信息不详尽。目前，全国尚无一家权威性的信息机构能够为图书馆提供全面、实时的图书信息共享平台[2]，提供的书目信息缺失严重，学术价值高、专业性强、读者面窄、价格较高的专业图书的来源更是少之又少，中标图书供应商只能提供有限的书目信息源，无法专门根据院校专业特点和馆藏特点提供针对性的特色书目，这增加了采访工作的误选概率和判断难度，影响了采访的准确性和工作效率。

3 招标采购模式下优化专业图书采访质量的对策

政府招标模式是当前和今后相当长时间内图书采购工作的新常态。在招标及合同实施等环节中，确立采访相对应的新机制，规避采访风险，是优化采访质量、优化馆藏结构、提高图书借阅率的重要手段。

3.1 制定量化评分标准是图书招标成败的关键

采用何种招标类型、方式和评标法将直接影响到图书采访工作的开展和馆藏建设的质量。《政府采购货物和服务招标投标管理办法》规定：“货物服务招标采购的评标投标方法为最低评标价法、综合评分法和性价比法。”对于图书这类不确定的“货物集合体”的商品，没有型号、规格、标准等具体可量化的产品特征，属于非一次性购买完成的采购项目，应以综合评分法较为适合。在评标中，除了考虑价格折扣因素外，还应考察供应商的信誉、资质、供货能力、专业服务水平等综合实力，特别要将是否具备满足本校图书馆相关专业文献采访需求的专长和优势作为侧重点给予加权计算，各项得分分别乘以权重，将综合得分进行排序，并根据各家供应商专业图书供应的侧重方向，从中确定2～3家符合本校专业需求、信良质优、供书能力强的供应商，以保证图书采访质量。

3.2 制定严谨的采购合同是获取优质图书的重要手段

图书采访工作是图书馆业务工作的龙头环节，其工作直接影响图书馆馆藏建设质量，而高质量的馆藏体系是为教育教学科研提供优质服务的前提条件。因此，在拟定合同时，应根据职业院校图书馆专业图书采访的特点，对图书采购及服务各环节的要求以合同的形式加以制约。在合同中规范采购程序和执行合同的奖惩条例，通过制定工作细则、工作条例、量化核准、问责设定等形式，将数据覆盖率、数据质量、订单查重确认、订准率、到书率、到书频率等服务项目具体化，并定期向供应商反馈合同执行情况，对问题环节责令限期整改，特别对专业图书数据源提出具体的标准和要求，让供应商了解和重视图书馆的个体需求，使中标供应商的服务有章可循，职责明确，各环节工作得到有效控制，保障提供优质图书和优质服务。

3.3 拓宽收集新书目途径是获取优质专业图书的重要渠道

优秀的图书采访人员应具备收集、提取、反馈信息的能力。除了从中标供应商的可供书目选择采访外，还要广开途径，收集各书店现货书目、各专业核心出版社书目、各相关专业大学出版社书目，了解各出版社的出版定位，及时掌握专业图书出版动态。如以医学类图书为例，可重点收集人民卫生出版社、中国医药科技出版社、中国中医药出版社、中医古籍出版社、人民军医出版社、北京大学医学出版社、中国协和医科大学出版社、第四军医大学出版社、化学工业出版社、科学出版社，以及各省科学技术出版社等书目[3]，以及各大网上书店如亚马逊、当当网、京东等的新书书目[4]进行选择采访。定期查阅同类院校图书馆新近书目、核心期刊、医药行业专家推荐的相关书目以及各专业学科网站的出版书目进行选择采访[5]。此外，读者决策采购、读者荐购、学科馆员参与选购也是提高专业图书采访收藏的有效途径。图书馆藏的根本目的是为读者所用，图书馆采访人员可通过提供书讯、协调计划、查重验收等设定购书参数，建立图书荐购平台，让专业教师、学生读者参与图书的推荐和选购，及时把握专业发展的最新动态，有效增加图书采访的准确率和实用性，降低招标采购中专业图书采访的随意性、盲目性和无效性的风险，从而提高所采专业图书的使用率。

3.4 建立采访评价体系是采访优质专业图书的重要依据

建立适应职业院校专业教学和教育科研发展的图书馆藏体系，是学校专业建设可持续发展的重要保障工程之一。因此，在招标评价体系中，图书馆藏质量除了应符合教育部的评估标准外，还要建立符合职业院校采访特点、突出职业院校专业技能教育特色、以专业图书文献利用率为主要衡量标准，通过定量与定性相结合的方法进行分析判断，建立专业采访质量评价体系，以此作为检验图书文献采访质量和调整文献采访策略的重要依据，并依据评价体系建立与馆藏资源建设规划相适应、科学有效的采访原则和计划，以保障馆藏结构中专业图书与社科图书比例的合理性、特色馆藏建设的连续性，促进馆藏资源建设良性发展。作为职业院校图书馆，服务的主要内容是专业理论教学、专业实践和科研，为此，采访人员应定期对专业图书利用率，教师、学生、相关人员利用专业图书情况进行调查统计，如被借次数、复本量、读者级别、读者评价等，从中了解各类型各级别读者对专业图书的需求，调整采访重点和比例，使专业图书的采选和复本比例更贴近师生读者的需求。建立采访质量评价体系，既是对以往招标采购图书质量的总结，也是深入挖掘读者需求，为以后的招标采购提供依据，不断提高采访的针对性和实用性[6]。