谈如何做好建筑工程资料管理工作

穆 艳 梅

(山西省水利建筑工程局，山西 太原 030006)



谈如何做好建筑工程资料管理工作

穆 艳 梅

(山西省水利建筑工程局，山西 太原 030006)

介绍了建筑工程资料的作用，分析了做好工程资料管理的必要条件，并针对建筑工程资料管理中存在的问题，提出了相应的解决策略，从而保证工程资料的真实准确性。

建筑工程，资料管理，工程进度

0 引言

工程资料是在建设管理活动中形成的档案文件。工程资料不仅是反映整个建设过程的真实记录，也是建筑工程合格质量的证明文件，而且还是鉴定工程质量与验收的重要文件,同时也为今后使用、管理、维护工程提供重要依据。因此，建筑工程资料管理作为建筑工程项目管理的一部分,其重要作用也越来越被建设各方所重视。本文根据自己在工作中的体会，谈谈对工程资料管理的认识。

1 工程资料的作用

1.1 工程资料是工程建设活动情况的直接动态反映

工程施工过程的每一步都牵涉资料的产生，每一道工序都牵涉到相关的数据记录。工程资料其一描述工程进展实际情况，其二是工程质量数据的书面记录和认可。可以说，工程资料实时动态地反映了工程进展情况。

1.2 资料是工程质量的客观见证

工程资料是工程施工全过程的真实记录，是实物质量的真实写照，是实际施工状况的客观反映，也是核定工程质量等级的重要依据。施工的各个环节都会形成大量的资料，无论对项目检查验收，还是对工程、交接、维护、管理、使用、改扩建、项目后评价和质量事故调查都是重要的凭证，代表着施工企业的综合管理水平。

1.3 工程资料起到的反馈监督作用是工程管理的必要手段

施工中每一个工序都能从内业资料上反映出它的时间、工程量、质量等是否符合要求，以一项隐蔽的分项工程为例，在资料表中应提供隐蔽工程验收的项目、部位、所用材料、工程量、施工质量等情况，然后会同监理方和建设方按规范要求进行抽样检查，检查结果填在表上，施工单位技术负责人从表中可以清楚地看出施工进展情况和施工质量状况以及存在的问题。

1.4 有利于信息查询

在工程资料与进度同步情况下，有关工程各工序的相关细节就都记录于内业资料中，一旦发生意外情况(如进度、质量出现差异)就可以凭借资料记录追查到其中的原因，也方便了项目负责人随时对工程资料进行查询，以进行相应的工程管理。

1.5 便于经验积累

内业资料作为一种如实记录工程建设的数据汇总，可以作为今后工程建设的一种借鉴，对在工程建设中采用的技术、发生的问题、采取的措施以及反馈结果，在以后工程的施工中可以吸取经验教训，少走弯路。

2 工程资料管理工作的必备条件

2.1 从态度上正确对待工程资料管理工作

资料管理的工作非常重要，但一般人都会存在一种认识误区，以为资料管理只是资料员一人的工作，其实不然。好的资料管理需要各个部门通力协作，主管领导重视，才能把资料管理工作做好。但现实生活中的一些问题是值得我们深思的：本该是由总工组织技术人员编制的施工组织设计、施工专项方案、技术交底等工作，却安排资料员来编写，资料员上网下载并修改即报总工审批，总工也是囫囵吞枣似的看完交差。试想这样的方案如何根据工程实际情况和针对工程重点、难点进行解决和编制。还有，随着GB 50300—2013建筑工程质量验收统一标准的实施，新的“标准”要求资料中增加手工填写的质量检查原始记录表。这项工作本应是施工单位技术员和质量员在现场工序完成自检后手工填写的，实际工作中不少施工单位项目负责人既要求资料员完成此项工作，还认为理所应当。应该说这些问题都是施工单位项目负责人甚至大多数管理人员的统一认识，对于工程建设质量和工程资料管理来说都是不可原谅的。要做好这一系列的建设项目的资料管理工作，项目管理人员在工作中必须提高认识，充分认清资料的重要地位，从态度上重视资料管理，工作上支持资料员的工作。各部分协调配合资料员的工作，才能把资料管理工作作为一个整体任务来完成。

2.2 从过程中把控与工程进度同步

在工程建设中，资料管理人员参与工程的建设、工序的验收以及竣工验收的全部过程，应按形成文件资料的顺序进行登记、收集与编制，在编制中发现的“原件不齐全”“资料不齐全”“不规范”“不统一”等问题，要及时给予解决，对不符合标准的文件要拒收，从源头上保证资料的质量，严格执行并且遵守工程资料编制工作“三同步”管理制度(工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步)。

2.3 从保管上做好收集整理，保证资料齐全

按建筑工程施工质量验收统一标准中强制性的要求，建立清晰台账，紧随工程进度形成记录，实现微机化管理，在电脑上能及时查找到每一个施工项目的时间，每一份资料的存放地点，做到质量控制资料完整，分部工程不得有漏项、缺项。完整的资料能反映出工程所用材料的可靠性，反映出分部细部的做法及隐蔽情况的结果，为今后工程管理、维修、改建、扩建时查阅提供有力的保障。

3 工程资料常出现的问题和解决措施

3.1 资料不真实

工程资料是依据项目部检查小组实测实量测出的数据而编制的，但实际中，部分项目工程资料由资料员在电脑软件上生成，导致资料填写与施工现场实际不符。

应对措施：加强对工程项目的资料管理，进行妥善分工，明确各自岗位职责，严格落实技术员、质量员对现场数据的实测、记录。从进场的原材料，各工序形成抓起，资料员根据分项分部质量评定等各种原始记录及时编制、归档，如实反映工程施工进度，如实填写记录，成为有价值的保持文件。

3.2 资料不完整

在工程中，可能会因某种原因导致局部未及时施工，有些单位为保持资料与局部工程的同步性，就不进行资料编制，从而造成资料漏项，也会因资料管理缺失，导致资料部分遗失的情况。另外，部分资料员业务水平有限，对资料编制、收集不熟悉导致漏项也会造成资料不完整。不完整的工程资料无法全面系统的反映工程质量等情况，甚至会影响工程的验收。

应对措施：施工单位建立制度，明确由项目总工对资料工作负总责。并组织相关人员编制施工资料、收集方案，对资料编制人、收集人、编制内容、收集范围、收集要求等做出具体规定，使施工资料管理工作到位。项目总工应定期检查、指导资料的编制、收集工作。明确资料管理不是资料员一个人的事，只有齐抓共管才能做好资料管理工作。

3.3 与施工进度不同步

在实际的施工过程中，由于工长责任心不强、对过程资料把关不严、资料失控，有些时候，材料已经进场，但相应复试结果还未出来(资料无法编制报审)，施工单位(更多时候是建设单位)为了抢进度，就将材料使用到工程当中；有些项目资料管理滞后，分项工程甚至单位工程完成后资料仍未收集完整，造成资料员只能以“回忆录”的形式收集整理，导致施工资料与现场施工进度严重脱节；有些项目管理依赖软件来做资料，对过程资料管理失控，检查把关不严，最终导致资料的形成与进度脱节。

应对措施：必须确保施工资料与工程进度同步，在资料整理过程中，应加强资料管理，明确人员分工，责任落实到人，项目部管理人员定期检查资料的编制和收集工作。

3.4 施工资料不闭合

在施工过程中，施工资料的编制与整理主要由以下人员负责，他们分别是项目总工程师、质检员、技术员、资料员、材料员、试验员、工长等。每人只负责其中某一部分的编制、收集、整理工作，由于施工资料是集技术和管理、实践与执行于一体的综合性工作，假若缺乏交流或不严格按现场施工进度同步进行，施工资料的纵向、横向就很难闭合。

应对措施：资料各责任人应分工明确、相互配合、加强沟通，严格按照现场施工进度同步进行，制定统一的资料编制要求和细则，确保资料再生成、传递、收集、归档等各个环节规范化、科学化、程序化。

总而言之， 建设工程内业资料是施工单位项目管理的重要组成。需做到资料的完整、齐全，因为它贯穿施工全过程，是现场真实的记录，矢志不渝的建立健全资料管理体系，有效切实的做好工作是一个施工单位能顺利完成施工任务不可或缺的。

Experience on how to do well in building engineering data management

Mu Yanmei

(ShanxiHydraulicBuildingEngineeringBureau,Taiyuan030006,China)

The paper introduces roles of building engineering data, analyzes the necessary conditions of doing well in engineering data management, and puts forward corresponding solving strategies in light of building engineering data management problems, so as to guarantee engineering data real and accurate.

building engineering, data management, engineering schedule

1009-6825(2016)28-0236-03

2016-07-11

穆艳梅(1980- )，女，工程师

G271

A