做好高校档案利用服务工作的途径分析

郭晓文

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

做好高校档案利用服务工作的途径分析

郭晓文

（赤峰学院，内蒙古 赤峰 024000）

本篇文章针对做好高校档案利用服务工作一题展开了较为深入的研究，同时结合校档案利用服务工作的作用与笔者的自身经验总结出了几点可行性较高的应对措施，其中包括创新原有服务机制，做好现行文件的利用、做好高校档案信息化的建设工作以及进一步提升档案员的接待艺术等等，以期能够对我国高校档案利用服务水平的进一步提高带来一些具有参考性的意见.

高校档案；档案服务；工作途径

1 前言

档案利用是我国高校档案馆开展对外服务的一项主要方式，其服务水平的高低与否不仅直接关乎到高校档案馆的整体形象，同时还会大大削弱高校档案资源的利用效率.基于此，如何才能够从根本上提升高校档案利用的服务工作水平，是笔者乃至所有高校档案参与者都需要去重点对待和完成的一项任务.

2 高校档案利用服务工作的作用

正如古人所说“天下事当大处着眼，小处着手.”对于高校档案的利用服务工作来说，工作人员应当学会从全局和整体处着手，在把握好学校工作大局的基础之上将档案工作的真正价值发挥出来.高校中的档案馆是所有重要档案资料信息的聚集地，档案利用工作主要包括对档案资料的收集与整理、为校内广大师生提供服务、为高校工作的顺利开展提供帮助等等.

2.1 档案工作掌控学校的工作大局

高校中的档案信息能够为高校领导的管理与教育决策制定提供基础依据，并根据高校当前的实际情况来发挥出参谋助手的作用.首先，高校中的档案工作者需要仔细且全面的了解由上级领导所派发下来的各类机关文件，结合高校本阶段中的管理目标和管理重心来设计好档案工作的管理方案；其次，档案管理者还要经常性的与校方领导展开沟通和交流，争取在第一时间将领导和管理者所需要的档案资料提供上来；最后，档案管理者还要全面的发挥出自身的主观能动性，要凭借自己对档案信息与校方领导的了解，结合高校的管理需求来有计划性的编写档案资料信息，从根本上发挥出高校档案服务的实际价值.

2.2 有助于高校熟悉下情，更好的收集档案资料

对高校档案的信息资源进行收集和利用，其中最为重要的一项工作即为对高校内的广大师生与相关部门的实际情况与真正需求展开全方位的了解，在现有的基础之上确定档案工作的服务重点，尽可能的为高校内的广大师生提供最为优质的服务最为全面的档案资料.

3 高校档案利用中所存在的问题

3.1 档案利用主体受到限制

一直以来，我国绝大多数高校的档案资源主要是为各个部门的领导所提供的，在具体的应用过程中很少会涉及到教学科研的工作领域中.此外，由于受到了传统制度观念的影响，很多高校的管理者也并没有针对档案管理工作给予应有的重视，从而导致了很多档案资源利用主题的正要需求难以实现，严重影响到了高校档案信息资源的利用效率.

3.2 馆藏档案分类不完善

根据调查研究显示，我国不少高校档案馆的馆藏分类不完善，内容设置非常的单调，其中只包括文书档案资源、学校基础建设档案资源、人事档案资源以及财会档案资源这几种，诸如影像档案、声音档案、实物档案以及照片档案等信息化资源非常的稀缺，带有高校特色的档案门类更是如同凤毛麟角一般的寥寥无几.长此以往，高校档案资源的匮乏与单一就直接导致了档案的利用面变得愈发狭窄和局限，根本无法满足校内档案利用主体的实际需求.

3.3 档案收集工作受到限制

在过去，高校的档案管理工作基本都要依靠档案管理人员来手工操作完成，此种工作模式不仅速度缓慢，而且还非常容易出现各种纰漏和错误，大大提升了档案资源的收集时间.与此同时，由于绝大多数高校中的档案管理人员的综合素质都不高，并且不具备应有的服务意识，不仅难以高效率的完成立卷归档工作，甚至还会让一些非常重要的档案资源出现破损和丢失等情况.更有甚者，一些高校中的档案管理部门会聘请一些大学生和社会闲散人员来担任兼职档案员一职，由于他们并不具备应有的专业知识，所以在具体的工作当中根本不知道应该怎样有计划的开展档案资源的收集和管理工作.

3.4 档案开发工作受到限制

通过上文中的内容可知，在以往的高校档案管理工作中，档案资料的查阅工作需要由档案管理工作人员来手工操作，在具体的翻阅过程中经常会出现信息不准确、题目表达不清以及查找时间过长等情况，不仅耽误查阅者的时间，而且还浪费掉了很多不必要的人力资源.如今，伴随着我国信息技术水平的不断提升，一些高校的档案管理部门虽然也开始采用信息化技术来管理档案信息，但是却仍然局限于基础的目录查找功能，根本没有将纸质档案进行电子化处理，就更加谈不上档案资源的网络化应用了.这种落后的管理观念与管理制度是影响高校档案利用服务工作效率提升的一项重要因素.

4 提升高校档案利用服务工作的方法

4.1 创新原有服务机制，做好现行文件的利用

为了能够尽快的改善我国高校档案资源利用率差的问题，各大高校应当积极发挥出现行文件的利用效率，顺应国家的改革和创新需求来对原有的档案管理方案做出适当的调整.在具体的档案管理中，做好现行文件的利用不仅可以为传统档案信息资源的合理化应用开辟出一个更大的新天地，同时还能够为政务信息的公开与公共服务的开展建立起一个重要的平台.

首先，高校的档案馆需要尽快开设文件阅览中心，确保档案的利用主体能够随时随地来到预览中心中对现行文件进行自主查阅，在第一时间获取到自己所需要的档案信息；其次，高校的档案管理部门也可以通过开设咨询热线、预约热线以及抄写复印等业务来为广大师生提供更加全方位的服务，通过印制档案查阅目录和媒体宣传等方式来积极推广已公开现行的查询方法和使用途径；最后，高校的档案管理部门还要通过网络和校园公示栏来将档案阅览中心的开放时间、利用流程、文件内容以及档案利用效果等信息告知给各层次的档案利用主体，从根本上满足广大师生的档案利用需求，将档案利用的服务价值淋漓尽致的发挥出来.

4.2 做好高校档案信息化的建设工作

在最近几年来，伴随着我国信息技术水平的快速提升，高校档案工作也面临了前所未有的发展机遇和挑战.在具体的管理工作当中，档案信息化建设主要包括信息化规范建设、信息管理系统建设、档案数字化建设以及网络化建设这四个方面.首先，高校的档案管理部门要进一步完善档案管理的工作制度，按照国家政府所颁布的各项法律政策来做好对电子档案文件归档的保管和利用工作.除此之外，档案管理部门还要加强对电子档案信息的安全管理，结合高校当前的实际情况来加大对技术保障方案的建设力度，让档案管理工作可以开展的更加顺利和高效；其次，高校还要为数字档案资源的建设工作投入更多的人力和物力资源，不仅要确保电子档案信息的采集与接收环节的准确性，同时还要根据学校自身的经营先现状与教学条件来对原有的档案信息展开进一步的加工和管理，有效减少档案利用与档案服务的困难与问题.另外，档案管理人员还要对特色档案资源的建设工作给予更多的重视，其中主要包括合理化归档范围标准的制定、档案史料扩展渠道的选择以及档案创新管理理念的开发等等，通过搭建校园档案部门联盟平台的方式来提高档案利用的服务水平，争取早日实现档案信息资源的实时共享；最后，高校管理者要加强对档案领导干部的建设和培养.简单一些解释，档案管理部门的领导干部是传达和实施上级部门管理要求的重要纽带，他们信息化建设意识的高低与否直接关于到高校档案的整体服务水准.基于此，为了能够将高校的档案利用服务工作的真正价值发挥出来，高校的管理者需要选择出一些责任心较强且管理水平超高的人员来担任档案部门的领导者，从而来更好的满足档案信息化建设的工作需求.

4.3 进一步提升档案员的接待艺术

作为一名优秀且称职的高校档案利用工作的接待人员来说，不仅要具备完善的档案管理专业知识，同时还要讲究一定的接待艺术，通过个人的努力来提高高校档案管理的整体形象与服务水平.高校中的档案管理工作者需要接受系统化的专业培训，培训内容包括教育学、心理学以及服务礼仪等等，档案服务人员在具体的接待工作中不仅要去详细的了解和洞察每位档案利用主体的心理特点，经常性的站在用户的角度来思考问题，同时还要真正做到“百问不厌”、“百拿不烦”，尽可能的满足用户的合理化需求.

首先，当查档者进入馆内时，服务人员需要立即放下手中的工作，以一个饱满的精神面貌来迎接用户，微笑着讯问用户的查档需求，并且要细心的了解用户的难处.待用户查档完成后，服务人员要轻轻的说一声：“欢迎您下次光临”，并欢迎用户在门口的意见箱中投入自己的意见和建议.高校中的档案员一定要长时间的坚持使用礼貌用语来同用户之间展开交流，将自己所具备的诚心、爱心以及敬业心淋漓尽致的展示给广大师生.如果在服务过程中遇到了那些故意“找茬”的用户，档案员也要尽可能的用自己的真诚和笑容来打动对方，让他们可以认识到自己的问题.

其次，对于那些查档手续未准备齐全的查档者来说，档案员应当想尽一切办法在不违反规章政策的前提下，为对方提供更为优质的服务.如果是忘记携带身份证、工作证以及学生证的查档者，档案员需要将对方的联系方式、查档需求以及联系地址都填写到登记表中，待他们将手续证件带齐后再优先为其办理.

最后，档案员还要重视与档案利用主体展开交流和沟通，深入的了解他们对自身服务与档案利用效果的满意程度，让查档者尽可能详细的填写好《利用档案效果登记表》中的各项内容.此外，档案员还要贴心的讯问档案利用者是否达到了自己的查档目的，对档案馆的服务内容与服务方式是否有不满意的地方，将这些意见和建议都整合到一起之后，筛选出其中几个比较典型的问题来进行及时整改，从根本上提高高校档案利用服务的工作水平.

〔1〕徐亮.档案利用过程的“倒金字塔”现象——以高校档案馆为例[J].档案学研究，2013（2）：26-28.

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〔3〕胡伟波，张馨元.浅谈档案利用者的心理态势和档案管理者的心理素质[J].黑龙江档案，2014（1）：30.

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2016-08-29