高校科研档案信息资源建设现状与对策研究

2016-03-28丛日丽刘云超

赤峰学院学报·自然科学版 2016年24期

关键词：科研项目档案管理资源

丛日丽，刘云超，冯涛，张岩

（1.赤峰学院科技处；2.赤峰市宁城县公安局；3.赤峰学院学报编辑部，内蒙古赤峰 024000）

高校科研档案信息资源建设现状与对策研究

丛日丽1，刘云超1，冯涛2，张岩3

（1.赤峰学院科技处；2.赤峰市宁城县公安局；3.赤峰学院学报编辑部，内蒙古赤峰 024000）

高校科研档案在高校科研工作中占据着极为重要的位置.本文主要针对目前科研档案信息资源建设过程中存在的问题进行了分析，并以此为依据提出了相应的对策，以期能够推动高校科研档案信息资源共享水平的进一步提升.

高校；科研档案；现状；对策分析

将高校科研管理与实践活动中具有保存价值的文字、图表以及声像资料等予以保存是高校科研档案的主要目的.同时这也是高校档案极为重要的组成部分，其中主要涉及的内容有立项、实施和鉴定各个阶段的各类文件、原始记录、实验数据和报告、计算材料、科研报告、论文、专著、技术鉴定等重要资料，而这些资料都是提升高校科研工作竞争力的知识和技术，在高校发展的过程中具有极为重要的意义.

1 高校科研档案工作中存在的问题

1.1 科研档案管理缺乏有效的沟通

在很多高校，其科研项目会根据类型的不同而归属的主管部门也不同.比如教务处、重点实验室、科研处等都各自拥有科研项目的审批权力.正是因为这种按照部门职能信息科研项目的分工管理，使得相关的科研项目档案在收集、加工保管、整理以及服务的过程中缺乏必要的联系，而且科研资源也是根据其类型的不同而分散在不同的部门[1].这就造成了很多相似或者相同的信息因为其所属部门的不同，在对其进行档案的归档时，也仅仅是完成了物理实体上的档案归档，但是却没有对其所涉及的信息进行有机的整合和编制.这样不但使得各个部门形成了信息的孤岛，同时也重复了很多的工作，更加不利于科研人员及时的获取和利用相关的信息资源，严重的影响力科研档案整体归档的效率.

1.2 档案资料较为专业，对人员素质要求较高

不管是人文科学还是自然科学，其所涉及的科研领域极为的广泛，而且这类科研活动客观性和科学性也较强，所以针对这类科研活动所形成的档案在记录的过程中也必须具备较强的专业性.而这也在一定程度为档案的归档增加了困难.首先，很多科研人员自身并没有档案管理的意识，在其心里始终认为自己的科研成果不需要归档，而且放在档案馆也没有放在自己身边安全、方便，因此，他们往往都不愿意将原始的文件及时的上交.有些科研人员甚至担心自己的研究课被别人知道，而降低了自己的竞争力，这些因素都是制约高校档案管理发展的主要因素.其次，大多数科研人员在实际的研究过程中，只是关注科研成果的发表于获奖，而对于档案资料的积累并没有充分的重视，从而造成了资料的缺失现象较为严重，而这也对科研档案的完整性、系统性和准确性造成了极大的影响.最后，没有统一的制度与管理措施为科研档案工作保驾护航[2].一般情况下，在进行科研项目的过程中，大多都是主管部门进行档案的立卷归档，对于科研档案的归档和管理没有积极有效的措施，而这也增加了资料收集的难度，从而造成资料出现缺失的现象.另外，科研活动具有很强的专业性，而这些专业的知识科研管理人员又不是十分的了解，大多只是根据科研管理的一般流程，进行相关科研材料的保存，而忽略了对一些关键材料进行及时的归档管理.

1.3 科研档案管理人员统筹规划意识薄弱

目前，针对科研项目的档案管理还停留在传统的方式方法上，对于资源共享的重要性认识不足.而科研人员在进行相关科研项目的申报、研究过程中，所需的资料大多都是从网上或者图书馆查询，很少有人主动的去档案室查找相关的档案，对于科研档案的利用并不是十分的充分，但是，很多科研档案中保存的信息，都是在网上或者图书馆查询不到的重要信息.而相关的科研管理人员往往也只是简单的组织科研项目的申报、评审，并要求上交相关的科研材料，而没有及时的进行相关科研材料的有机整合.同时档案管理员作为档案管理的直接负责人，也没有发挥其积极的作用，几乎很少对档案进行相应的编研.

2 规范高校科研档案管理工作的有效策略

2.1 加强科研档案的编制研究工作，优化整合资源

根据实际的需要完成某一项科研课题的深层次加工，使其成为系统化的信息资料就是档案编研工作的主要目的[3].很多档案所记载的信息都是极为分散且不系统的，档案管理部门必须对其进行编研才能有利于教职员工的利用，同时在进行档案资料的编研时经过对相关资料的深加工，从而促进其编研成品质量的有效提升.在高校内所进行的很多科研项目都存在相互交叉的现象，比如教务处所管理的课程建设、教研项目等就存在于重点实验室以及科研处等管理的科研项目上存在重合的现象，也就是说虽然教职员工是在不同的部门申请科研课题，但是其彼此之间或多或少都会存在一定的关联，而这样的现象与教师科研的情况也基本吻合.最关键的是怎样才能将不同部门不同教师所进行的科研项目进行积极有效的整合.而这其中主要涉及的是科研材料的整合与科研队伍的整合，才能从源头上避免了高校教师因为彼此之间缺乏必要的交流沟通而造成资源浪费，只有这样才能发挥其整体的优势，向更高层次的科研课题发起强有力的冲击.

2.2 加强档案管理的沟通，共享档案资源

高校的教师通过积极的参与档案管理.地方以及院校的相关科研项目所形成的资料就是高校科研档案所涉及的相关内容，而这些档案资料所涉及的内容十分的丰富，而且其所体现出的相关的技术知识都是所在领域最前端的研究成果，较之一般的知识技术的共享其特殊性相对较强.另外，高校的教师是所有高校科研档案信息和自理共享行为的主体，而且其也是创造相关知识和技术的主要群体，其创造性则受到了知识和技术共享的直接影响.同时其所涉及的知识管理工作的范围也更加的广泛，同时其所涉及的相关知识和技术也需要经验丰富法管理人员或者专家积极的协作和支持.将知识作为中心是知识管理强调的主要内容，在这一过程中对管理人员的知识需求以及各个部门之间的知识交流和资源共享必须予以充分的重视，同时还需要各个业务环节积极的发挥其创新的能力，才能建立起充分发挥业务人员特点的工作方式，实现所有业务员之间的协同合作，从而为所有的业务人员提供了全新的合作模式和合作途径.因此，必须在高校内形成良好的知识共享的氛围，同时不断的加深彼此之间的交流沟通.而管理人员则必须处于知识管理业务工作的核心位置，使其始终在接收管理、提供服务、信息开发等科研档案管理的过程中担任重要的角色，要求其不但要作为科研档案的建造者和维护者，同时必须要承担起档案信息资源和用户之间相互联系的关联者.即便是已经做到了这些要求，也会因为知识本身存在较强的动态性和广泛性，作为个人而言对于其在实际工作中所需要的知识也无法全面掌握[4].因此要求档案管理人员在实际的工作过程中不仅要充分的利用自身的知识完成相关的任务，同时还要及时的给予用户知识和协作的支持.而作为科研管理部门则可以组织相关的专家成立专门的专家小组，将不同领域的专业人才集中在一起，在科研管理部门的统一管理和带领下，进行科研档案的深层次挖掘，通过这样的方法和措施从而实现了对相关信息资源的有机整合，同时也完成了对相关科研人员的组合，并积极的帮助其成为最优秀的科研团队.

2.3 加快建设信息化步伐，全方位对科研档案进行开发

建设和使用校园网络主要的目的是为了方便科研档案的管理和共享，同时也是为了将档案提供信息的职能充分的发挥出来.而这就要求相关的档案管理人员必须牢牢的掌握现代管理学方面的知识，对于现代办公技术必须做到熟练的应用，才能彻底的摆脱传统的手工管理档案的方法，充分的发挥出网络传输的高效性，将所有的相关科研文献、数据、图表等科研档案信息进行联机上网，不但从根本上提升了档案查询管理的效率，而且对于手工操作过程中存在的问题也进行了及时的弥补，同时将进一步提升了所有科研档案信息资源的利用率，对于档案管理效率的提高也具有极大的促进作用.充分的发挥现代信息制作技术的优势实现知识资源的共享，同时对于相关知识信息的资源也及时的予以提供，不但方便了管理者及时准确的了解向知识资源的分布情况，而且通过相关的环节也可以全面的掌握工作人员的实时状态，以便于其索取相关的知识资源.同时也可以帮助教师及时的掌握自己所在区域的活动状况[5].教师通过积极的了解其他人和院系之间是围绕怎样的目标来完成相应的工作的，这样就可以及时明确各自的分工，以及在何时需要他人如何配合自己以及自己如何配合他人完成相应的工作，并以此为基础加深彼此之间的信任，为整个科研项目的顺利完成奠定坚实的基础.

2.4 进行科研信息数据库的建设性，为档案资源提供技术支持

就科研数据库而言，教师编号、姓名、科研成果名称.成果完成人排序课题经费、完成时间以及获奖情况等是其所包含的主要数据.其主要的目的是为了对教师的科研工作量以及科研情况等数据进行详细的统计.教师编号、姓名、职称(职位)、所属单位、学术活动名称、内容、举办单位、举办时间、举办地点等是学术数据库中所包含的相关数据项.其主要的目的是为了记录院系所聘请的国内外专家进行讲学以及本院的教师外出参加相关的学术会议的详细情况.作为科研档案数据库，其具备了输入、修改、删除、查询以及输出等相关的功能，而且在实际的应用过程中需要的成本也相对较低，不但有效的降低了数据管理的工作量，同时也促进了数据准确度和实效性的进一步提高，而且也及时的满足了教职人员的实际需要，使其服务质量和效率也进一步提高.