编校合一模式下期刊校对工作的危机源管理探讨

张学颖　罗 萍



编校合一模式下期刊校对工作的危机源管理探讨

张学颖罗 萍

［摘 要］为了解决编校合一工作模式下，编辑人员校对工作时间较长、校对分工和责任不明确、校对效率低等问题，引入管理学中的危机源管理理论。理清编辑、作者、排版员等校对主体，校对质量和效率矛盾，校对方法盲目应用等危机源。通过增设计算机校对、作者校对、主编校对；调整各校次顺序、明确校对人员职责和校对时间节点、灵活应用多种校对方法，优化了校对流程、提高了校对效率、减轻了校对人员负担，保证了出版期刊的质量。

［关键词］编校合一；瑞士奶酪理论；危机源管理；校对方法；校对流程；校对管理

［作者］张学颖，重庆医科大学期刊社；

罗萍（通信作者），重庆医科大学期刊社。

校对是编辑工作的最后环节，是对编辑工作的延续和完善，是编辑流程中对期刊内容、文字、版式的最后把关环节，其责任是将各种差错消灭在期刊出版前，从而保证期刊的出版质量［1］。《期刊出版质量管理规定》规定［2］，期刊的差错率大于万分之三为不合格期刊。目前由于编辑部人员、编制的问题，通常没有专职的校对人员，而是由编辑兼任校对；期刊编辑部也对校对工作重视不够；但是对期刊出版时效性的要求却在不断提高。虽然少数期刊采取校对外包的模式，但由编辑进行校对仍是多数期刊采用的方法。如何在更短的时间里完成校对工作，保证期刊出版质量，值得编辑工作者关注和思考。通过思考和比较发现，校对工作类似于飞行员、航天管理员的工作，如果严格按照既定的操作流程进行，就能减少差错产生，从而保证期刊出版质量。

一、瑞士奶酪模型理论

起源于航空业的机组资源管理模式强调有效团队中非技术能力（non-technology）的培训［3］。错误可以分为几种：①执行错误流程时发生的错误；②忘记部分流程时发生的错误；③虽然流程正确无误，但执行不到位而犯的疏忽性错误。造成这些错误的原因也有不同：①缺乏完成任务所需要的技能；②缺乏有关的专业知识；③缺乏规范的培训；④缺乏完成任务的正确心态。其诱因也可以分几种：与人员有关、与技术有关、与制度和流程有关，以及与其他因素，如时机、气候、情绪等有关。针对以上错误，詹姆斯瑞提出了“瑞士奶酪模型”理论［4］，其核心思想是通过建立一套高效的、反应灵敏的安全防御系统，并利用该系统在人为失误演变为灾难前及时识别错误，并采用有效的措施避免其进一步发展。

二、防范措施：危机源管理理论

人犯错误是难免的，试图完全消除人为错误是不现实的，因此，就需要人为地为失误建立一个系统保障，即尽量创建一个不容易犯错的环境。危机源管理是决策学的一个分支，由美国学者在20世纪60年代提出，最早运用于外交及政治领域，是指组织对所有危机发生因素的预测、分析、化解、防范等采取的行动。其管理模式为“PPRR”模式，即危机前预防（Prevention）、危机前准备（Presentation）、危机爆发期应对（Response）和危机结束期恢复（Recovery）［5］。在校对管理中，建立高效的、反应灵敏的校对管理制度和规范的流程，可以将系统失误在转变为差错前将其识别，从而降低校对差错率，保证校对质量。

三、校对管理中的危机源分析

（一）各校对主体存在的问题

1.编辑。受到人员编制紧张、体制、办刊经费不足等因素的制约，目前多数科技期刊编辑部都没有设置专职校对人员，而由编辑兼做校对工作，即采用“编校合一”的工作模式。但是，编辑和校对由于其工作目的侧重不同，导致了两者在工作中的操作方式和思维活动有较大的差异性。编辑在稿件加工过程中应当采用的思维方式是整体思维、逻辑思维和选择性思维；但是，编辑在校对活动中更关注文章在表达方式和语言形式等方面的细节问题，并对这些细节问题进行纠错补漏。校对的特殊职责和特定目的也决定了编辑在其工作中应具有的是微观思维、遵循思维和逆向思维［6］。

2.作者及排版人员。一方面，受到一些主观和客观因素的影响，作者在查阅整理资料、撰写稿件、数据分析处理和整合的过程中，难免产生疏漏和错误；另一方面，排版员在将编辑加工后采用的电子稿件导入专业排版软件进行排版时，难免产生漏排或错排，而且因排版员不熟悉文章中的专业术语及具体内容，很容易因误解、误读而出现差错。

（二）校对时间、效率和质量的矛盾

一般来说，在“编校合一”工作模式下，编辑每天校对2万字效果较好，而专业校对员每天的工作量为6万字，并保证三校后差错率低于万分之三［7］。但以笔者所在期刊社的编辑为例，3名编辑负责出版一本月刊，同时每名编辑还需兼任财务、办公室、发行、网站管理等其他工作。因此，通常校对环节平均分配的工作量需达到6万～8万字/天，才能保证按时出刊。承担校对工作的编辑需要在规定时间内完成校对，既要满足数量指标，又要达到质量指标。因此，校对成为编辑的工作负担，占用了他们大量的工作时间和精力。编辑在对稿件进行多次加工整理和校对后，极易出现感觉迟钝，滋生疲劳倦怠情绪，如果不采取合理措施调节和疏导编辑的不良状态，将会影响其校对效率和质量。

（三）校对中常见的错误

1.文中基本写作规范方面的基础校对错误。文章中写作规范方面的基础校对错误主要包括以下几个方面：①标点符号错误，即文章中字、词、句、段标点的校对差错，需要认真检查标点是否符合句意表达及规范。②语言文字错误。校对中容易出现错别字；语法和修辞的使用不恰当；段落逻辑安排不合理，缺乏严谨性和条理性。③参考文献的著录不恰当、不规范。④社会科学期刊多刊登学术性文章为主，校对时还要注意准确规范使用相关学术领域的专有名词。

2.排版规范中出现的校对错误。期刊通常有自己相对固定的版式要求，在校对工作中需要严格遵守排版规范，以维护期刊的学术性和严谨性。校对中排版规范方面的主要问题包括：①作者、作者单位、单位所在地、邮编等信息是否准确且书写规范，作者姓名是否与总目录中的作者姓名一致；②各级标题的书写和语言表达是否准确、符合逻辑；③各级标题以及正文中使用的字体、字号、行距是否规范、和谐、美观；④数字、公式的用法是否规范、准确；⑤文中图、表的书写是否恰当、规范，版式是否美观；⑥页码、转行、转页是否排序正确且符合排版要求；⑦参考文献著录格式、编码顺序是否正确、恰当；⑧页眉、页脚、封面、扉页、版权页、期刊出版日期等细节也需要仔细核实。

（四）校对方法的盲目运用

传统的校对方法主要包括点校、折校、读校、对校法，接校法、机校法、重点校对法、归类校对法和分层次校对等多种校对方法［8］。但是在哪些校次中运用什么校对方法并没有明确的规定，以至于编辑都根据自己的经验进行盲目校对，使校对工作存在随意性，校对质量不能保证。

四、危机源管理理论在现代校对管理中的应用

以笔者所在期刊社编辑部3名编辑，负责编辑出版每期118 P的社科月刊，约刊发30篇文章为例，通过明确分工，优化原来的“三校一读”制度，现将改进的校对工作管理流程介绍如下。

（一）引入计算机校对

随着科学技术的发展和电脑、网络的普及，校对工作已从传统的人工校对向“人机结合”的校对模式转变，校对软件的出现为这一转变提供了良好的技术保障［9］。有文献报道，校对软件平均消灭稿件差错率为60%，最高可达90%以上［10］。因此，编辑部增设计算机校对，由责任校对安排约1天时间，利用黑马校对软件，对稿件进行检查，主要识别字、词语以及固定词组搭配等常见性错误。

（二）将一校改为通读

将一校改为通读，分别由责任校对、校对员1、校对员2（均为编辑兼任校对），平均分配10篇稿件同时进行校对，每名编辑约用1天时间完成校对后轮流交换校对稿件，直至每名编辑都通读完一校稿后结束，通常需要3天时间。本次校对中主要采用点校法和交叉校对法。3位校对人员分别需要通读全文，逐段、逐句、逐字地进行校对，将注意力集中在具体字面上，对全文的语言文字、量、单位、标点符号、图表、参考文献、专业术语、格式错误等细节部分进行一一校对。尤其注意隐形的政治性、思想性和知识性错误，并注意从逻辑性方面进行校对，也发现计算机校对中遗漏的差错。同时，用不同的笔标注指出需要作者补充完整的信息和内容，以及需要作者核实的专业问题和数据结果。

（三）增设作者校对

一方面，本着服务作者、认真落实作者“文责自负”的态度；另一方面，为提升稿件的成熟度和确保科技期刊质量，增设作者校对环节［11］。由责任校对利用1天时间，将排版员修改后的二校对红后，誊抄一校中编辑提出的需要作者修改的地方，并将PDF校稿和责任校对制定的校对说明同时通过邮件发送给作者进行校对，要求其在3天内完成校对后返回，并在校样上附上电子签名，以便编辑部存档。在作者校对环节需要注意：①责任校对需要示范引导作者进行校对，书写校对说明，告之其详细的校对内容和方法；②责任校对要及时与作者沟通交流，共同探讨双方在校对中发现的问题，共同努力，把稿件的差错率降到最低，以保证文章的质量；③由于特殊情况，往往有部分作者不能及时返回校稿，因此责任校对在最初安排本期稿件时，需要多提供30%的稿件，让不能及时返回修改稿的作者自动顺延刊期，以免延误出版时间。作者自校的优势在于，其对原稿的学术内容和专业知识熟悉和掌握，可以减少校对中可能出现的专业知识和作者信息差错等。

（四）二校设置为分项校对

责任校对将作者返回的校稿复印后，一份用于编辑部存档，另一份用于二校。本次校对采用分项校对、“数数”校对法，对校样中易出现差错的地方进行重点排查。首先，责任校对负责排栏目和页码。然后，将校样中除正文外的其他相对独立的文稿部分，按照其属性划分为不同的子系统。具体包括刊眉（出版事项、标识、栏目名称）、摘要系统（摘要和关键词）、文章检索标识系统（作者简介、基金项目、中图分类号、责任编辑、收稿日期）、标题及编号系统（文章标题是否准确简洁、各级标题的序号是否连续编码）、图表系统（图表题名及其注释是否准确、按某一方式对齐方式）。分别合理分配给校对员1、校对员2进行重点分项核查校对。完成本次校对通常需要2天时间。

（五）增设编辑部主任把关

将排版员修改后的校稿提请编辑部主任把关，其利用1天时间，从整体上对期刊进行全面细致的检查，重点检查栏目设计及编排是否合理，对不合理的地方及时提出修改意见，以便责任校对及时修改。

（六）简化三校、四校

三校仅由责任校对利用1天时间在对红的基础上，采用扫描校对法对校样进行审查，这一较次相对比较轻松，校对的重点主要在文章的体例和版式上。重点核查封面封底书脊（文字内容、出版参数、颜色是否准确）、中英文目录（目次与正文的题名和作者姓名等是否一致）、各种参数（出版年、卷、期、DOI编号是否准确）、版权页信息是否完整、准确。并对全文的整体排版体例、规范化和统一性以及各篇文章的版式统一性进行把关。最后，待排版员修改后，四校稿主要由责任校对利用半天时间对红，并将全都校样进行整理，做到“齐、清、定”再送交印刷厂付印。

五、结语

校对是一项复杂、枯燥的工作，在编校合一模式下，编辑承担了更多的工作，并且要求其在保证校对质量的前提下，提高校对效率。重视危机管理的原则会使编辑在校对中有更好的结局，在不增加编辑工作量的前提下，缩短校对时间，提高校对效率，减少差错率的发生。

【参考文献】

［1］张琪.论期刊校对［J］长江大学学报：社会科学版，2014（8）：121-123.

［2］新闻出版总署.期刊出版质量管理规定［S］.http：// www.gov.cn/gongbao/content/2006/content_369227.htm.

［3］Howard SK，Gaba DM，Fish KJ，et al.Anesthesia crisis resource management training：teaching anesthesiologists to handle critical incidents［J］.Aviat Space Environ Med，1992（9）：763-770.

［4］Reason J.Human error：models and management［J］. Biomed J，2000（7237）：768-770.

［5］刘燕，周静花，李艳.护理危机管理理论在呼吸科安全管理中的运用［J］.实践探索，2013（2）：95-98.

［6］黄崇亚.编辑加工和校对中的思维差异与转换分析［J］.科技传播，2014（5）：2-4.

［7］章强.多种校对方法并用 努力提高校对质量［J］.学报编辑论丛，2005（00）.

［8］董冰媛，魏华.对医学期刊校对工作的几点思考［J］.实用医药杂志，2013（4）：369-371.

［9］杨琳.关于提高校对质量的几点建议［J］.活力，2013 （4）：56.

［10］刘再升.校对工作的助手——黑马软件［J］.商情，2011 （22）：53.

［11］林加西，陈嵘讳，李南.科技期刊开展作者清样校对指引刍论［J］.广东科技，2015（6）：58-60.