简析网络环境下的档案信息资源开发利用

2016-03-28盖宇任遵伟王兰华北电力学院

数码世界 2016年4期

盖宇任遵伟王兰华北电力学院

简析网络环境下的档案信息资源开发利用

盖宇任遵伟王兰
华北电力学院

摘要：互联网络的不断发展以及计算机技术的不断更新，促使人类社会进入了真正意义上的大数据时代。目前，整个社会已经逐渐开始重视起档案资源的重要作用，保留管理已经不再是档案资源的唯一目的。本文将重点探讨网络环境下档案资源的开发遇到了何种机遇与挑战，并针对这些问题提出相应的解决对策。

信息资源是帮助公司企业实现快速发展的重要手段，档案资源作为一种重要的信息资源，在当前的公司发展过程中，受到了越来越多的重视。网络环境强大的信息共享能力，可以帮助档案信息资源充分发挥其真实的价值，满足使用人员和使用单位的需要，如果其不能得到良好的开发利用，就造成了严重的信息资源浪费。因此，对该项资源进行研究利用具有非常重要的作用。

1　网络环境下档案资源开发共享的必要性

首先，随着社会信息化进程的不断加快，信息已经成为企业事业单位以及国家发展的重要资源，获取合理有用的信息资源是目前诸多企业发展的必然要求。然而，由于各单位各企业发展的规模不同，它们获取信息的形式以及获取信息的内容都存在着诸多不同。这导致公司档案资源的内容也存在着极大的不同，这种现象加剧了信息不对称现象的加剧，严重时可能导致企业的不良发展，导致市场中存在恶性竞争。加快信息资源共享已经成为影响我国经济合理健康发展的重要因素。

同时，互联网络的发展为企业信息资源共享提供了必要的可行性条件。在网络环境下，人们更加倾向于使用网络来获取信息，因为这种方式更加方便快捷，所收集的信息更加全面、有效。公司利用该种方式可以在最短的时间内获取更多的信息资源。并且，为了保证档案资源的真实性和有效性，公司之间可以展开合作，在某一方面的信息可以通过公司档案资源收发信函的方式进行实时互动交流，这样可以有效的过滤掉虚假信息，充分发挥档案资源的真实的价值和作用。

2　目前我国网络环境下档案资源开发存在的不足

档案资源信息资源共享的进程，在我国尚属于初步发展的阶段，很多部门单位和公司企业的相关工作人员并没有完全树立档案资源开发共享的意识，导致该项工作中仍存在着诸多问题。

2.1档案管理的方式过于单一

传统的档案资源管理工作大多是将所收集到的书面材料进行统一的保存管理，虽然其中包含大量有价值的信息，但是，因为其表达方式不够直观，内容过于繁杂，导致很多资源都难以发挥其应有的价值。虽然现如今，各企事业的发展对档案资源的利用有了全新的要求，但是一些档案管理人员还是难免将原有的管理理念带入带当下的工作中，很多时候都会忽略档案的利用共享工作。

2.2信息利用主体没有意识到档案资源的重要意义

收到传统档案管理观念的制约，信息使用的主体，也就是对信息资源有使用需求的单位或个人，尚未充分意识到档案资源的利用价值，这也是造成档案资源开发共享进程较慢的原因很多信息资源利用的主体并没有充分感受到网路对于信息传播的及时性作用，他们更加倾向于利用传统的方式获取信息。此外，由于档案信息资源具有极高的使用价值，很多公司在共享过程中将其当成了一种商品，利用价值越高的资源其需要的费用就越高。而且这种费用并不能换来该项资源永久的使用权，信息主体想要确保资源的正确性和先进性，就要在此方面进行巨大的花费，具有相当规模的企业和公司具有这样的经济实力，然而对于很多个人信息利用者来说确是难以承受的。

2.3档案人员的专业工作能力不达标

档案资源管理工作是各个公司企业以及国家企事业单位都需进行的重点工作，但是，由于传统档案资源的利用价值较小，很多单位只是将其按一定的分类保管好，就不在进行其它处理。所以很多单位对于普通档案管理人员的资历要求并不高，而很多档案管理的专项人员也并未发挥出真正的作用。在网路环境下，各单位企业对档案资源有了全新的认知，为了促进该项资源的共享，很多单位都已经购进了全新的电子计算机设备，并建立了全新的信息资源数据库，然而，多数档案管理人员对计算机技术的掌握程度并不够。并且，由于部分资源的缺失，导致数据库资源在录入期间会出现不同程度的断层和空档。这也造成了企业单位有档难用、无档可用的尴尬局面。

2.4档案资源共享存在安全隐患

网络环境下，档案资源的利用价值不仅得到了相关利用人员的重视，也进入到了一部分不法分子的视野。由于网路发展的速度过快，国家出台的相关法律保护内容总是会具有不同程度的滞后性。现行的《中华人民共和国档案法》已经不能完全适应现今的档案管理保护工作。很多不法份子利用其中的漏洞侵入公司内部的档案管理系统，并对其进行盗用，甚至是非法买卖。

3　关于网络环境下的档案资源开发利用的相关建议

针对上述问题，笔者提出以下几点建议，希望可以对相关工作人员起到一定的指导作用。

3.1加强完善立法保护档案资源

首先，要促进档案资源的共享就一定要为其营造一个良好发展环境。加强立法工作就是对其进行保护的一项重要措施。现行的档案管理相关条例中，针对网络环境下的档案资源利用的相关说明并不完善，在有些方面还存在着一定程度的缺失，因此国家应该对档案资源的共享管理与条例进行及时的更新，并在发现问题的第一时间就对其进行及时的修正，不能有所懈怠，同时，对于非法利用档案信息资源的打击行为一定要严厉，并且针对档案资源的重要程度设定不同的处理办法。

3.2加强档案管理资源的队伍建设

为了充分发挥档案资源的使用价值，相关企业应该对档案管理人员进行定期的专业培训，适当的增加档案管理的工作内容，设立完整的档案信息资源共享机制，并对档案管理工作进行一定程度的精细化管理。同时，公司可以适当的招收一些计算机方面的专项人才，让他们与档案管理人才进行专项合作，进行优势互补，将从各方收集到的信息进行及时的更新并上传至网络同时，一定要注意提升档案工作人员对于档案信息资源共享的意识。只有让他们充分意识到档案信息的重要作用，才能提升他们的工作积极性。

3.3加强档案信息资源的优化整合工作

传统的档案信息资源管理工作主要追求档案资源的多和全。而信息资源共享环境下，要求档案资源有效率而且足够清晰明了。为了提高档案资源的利用价值，相关工作人员一定要对所掌握的信息资源进行有效的甄别和选择。将其中一些过于复杂的信息简单化，将重复出现的信息进行精简化，并且要将所拥有的信息中最有价值的信息进行提取，这样不仅减少了档案信息资源数据库更新的工作量，也减轻了工作人员的工作压力。从外，信息资源优化整合可以使该公司或单位的档案信息资源更具价值，得到更多信息使用主体的认可。