信息化助推医院精细化管理探析

韩斌斌

摘要：公立医院身处医药卫生体制改革的大潮中，医院运营管理由经验、粗放的模式向科学、精细化的模式转变是时代发展的必然趋势。强有力的信息技术为医院精细化管理提供了良好的内部条件，对医院提升管理水平、优化管理流程、提高管理工作效率等至关重要。本文着重阐述了医院精细化管理的目标，这些目标的实现必须借助信息化建设，并且提出打造科学精细的HRP管理平台的三个原则和实现财务与业务液态融合、运营一体化的四个层级。

关键词：信息化 精细化管理

2015年，国务院办公厅密集发布了重磅系列文件，指导城市公立医院改革、鼓励社会资本进入健康服务业、规范商业保险介入大病保险、推进分级诊疗制度建设、严控费用不合理增长等，标志着公立医院正在成为医改的主战场。医院运营面临巨大挑战，科学管理、精细化管理已不是可选项，而是必选项。改革即将在2017年全面推开，如果医院还走粗放型、规模型、数量型的旧模式，将会陷入发展困境。

一、“管理有据、活动有序、经济有活力”是管理目标

精细化管理是指通过计划、组织、领导、控制等手段，用最小的资源耗费实现医院目标，这些资源包括人、财、物的消耗，也包括时间、空间成本。实施过程中，管理目标要精准，管理方式和手段要细化，既包括目标和任务的分解、相关人员责权利的明确，也包括流程、实施过程记录，执行情况考核标准等。

精准的目标要求和细化的管理方式要贯彻到管理的整个过程。对于医院来讲，至少应该实现三个目标。

（一）管理有据可依

第一个目标是为不同层级的管理者提供及时、准确、精细的数据，作为日常管理和决策的依据。管理者既包括决策层——院领导班子成员，也包括中层干部——科主任、护士长、职能部门负责人，还包括拥有人、财、物配置执行权和建议权的重点岗位人员，例如，人力资源部管人员调拨的与医疗装备部、后勤管理部管物资计划的。有效的数据使这些管理者在日常工作中和管理决策中能够心中有“数”，管理有“据”。

（二）活动有序进行

第二个目标是实现医院的人、财、物运行有序、规范、可知、可控。所有与人、财、物有关的流动，谁审批、谁执行能够清晰记录；执行结果如何，人在哪个部门、物在哪儿摆放，可以清晰查询；运行效果如何、人的绩效、物的绩效，可以准确衡量评价。整个执行的过程应该是可追溯的，可视化的。同时，内部控制理论应该镶嵌到流程中来，做到事前、事中控制，从源头上避免“跑冒滴漏”和低效率运行。

（三）经济活动富有活力

第三个目标是通过目标引领、预算管控、绩效杠杆等工具，采用沟通、评价、奖惩等手段，调动、激励各个层级、各个团队的积极性，使医院的人和资产都处于最佳匹配状态，从而提高医院的运行效率和运行质量。

一言蔽之，精细化管理的目标就是让管理有序，让活动有序，让经济有活力。

二、精细的运营信息化是管理的必要前提

从资源投入的角度看，医院既是资金密集型、劳动力密集型组织，也是知识密集型组织，被认为是世界上最难管的组织。以三甲医院为例，医务人员专业分工细，二级学科就有几十种，不同的学科和专业形成了不同的思维模式，给部门、科室、专业组之间的协调沟通增加了难度。每天使用的设备上千种、上万台件，每天院区内包括工作人员、保安、保洁、病人及家属的流动人口上万人次，每年的资金流水动辄十几亿。这么大的资金流水，这么多的专业设备、工作人员和管理流程，要实现精细化管理，传统管理手段已经无能为力，必须依赖信息化手段。

这几年，三甲医院在信息化建设上普遍都投入大量的资金和精力，建设成了HIS系统、电子病历系统、LIS、PACS等，在运营管理中，这些模块每天都产生海量的数据，但是医院财务人员还是感觉数据不够用、不好用、数据颗粒度大、数据的准确度没有把握、数据和业务的关联度不好。究其原因，这些信息模块是基于医疗质量、医疗安全、医疗效率的改善，围绕提高患者满意度和临床管理的需要建立，而不是以运营管理目标为导向建立的。正如海水虽然充足却不能直接饮用，没有规划的大数据对医院管理并没有多大用处，只有经过精准分类的小数据叠加起来的大数据，对运营管理才有意义。精细科学的运营信息系统不会从天而降，需要科学规划、缜密推动、协同作业，财务部门作为运营管理的主体，必须主动作为，参与运营信息化建设活动。

三、运营信息化建设要遵循三个原则

运营信息化（HRP系统）建设要做到科学精细，应遵循几个原则。

（一）基础数据字典要精细

每个字典至少要有两个维度。例如人员字典，既要有人员编号、所属医师组、病区、科室这样纵向的归属维度，也要有职称、学历、院龄、论文、科研、荣誉等横向的管理需要的维度。基础字典的颗粒度精细程度，直接影响后期的数据归集、汇总，和对数据的挖掘、分析、得出结论的质量。数据字典要根据职责分工由不同部门和岗位来维护，例如，人员字典由人力资源部和科研管理部门维护，工资字典、会计核算字典由财务部门维护，供应商字典、物资字典、固定资产字典由采购部门来维护。

（二）业务流程要顺畅

流程梳理是关键，线形流程和内控理念要贯穿流程设计的始终。HRP系统建设的难点和核心就是流程再造，要站在医院管理的高度，打破部门壁垒，重新梳理人、财、物运行流程。每个业务的流程都应该是单行道，每个部门、每个岗位是流程上的一个节点，每个节点的工作依据、工作标准、工作权限要明确。清晰的流程和岗位权责通过信息化固定下来，通过权限分配规范起来。例如，固定资产的流转从预算起步，到申请、计划、采购、验收入库、付款、折旧、报废，整个生命周期，每个节点都有表单，每个表单都从上个环节引出，环环相扣，避免变动。流程之间以人、财、物为核心网状联系，以业务逻辑为起点形成控制。例如，设备维修的报销，要和单台设备的维修合同、维修记录、维修预算相关联，相关信息充分联接，按权限审批才能进入付款环节。

（三）系统要提高自动化程度

数据和业务要同步。人、财、物运行的变化，要做到数据记录和业务发生同步，保证运营信息的时效性。例如，卫生材料验收入库一旦完成，会计核算系统里就自动增加库存物资和应付账款。业务和业务要自动触发。要根据业务之间的逻辑关系，提高业务启动业务、业务控制业务的自动化程度，就如同开车，汽车一旦启动，司乘人员如果不系安全带，就会一直“嘀嘀”警示，同时车门自动锁定。例如，业务执行情况和预算的差距，会自动推动给相关管理人员；人员信息变更之后，工资库数据会自动变更，工资数据复核之后形成工资册，同时会计核算自动完成。

四、信息一体化的四个层级

数据字典、流程设计、数据形成通道规划完成后，就要以过程管控和数据整合为目标，逐步提高信息覆盖的宽度，实现财务业务的液态融合。根据一体化运营系统覆盖的范围，可以分为以下四个层级。

（一）财务信息一体化

第一个层级是财务信息一体化。这是财务部门信息内部整合的问题，解决预算管理、成本核算、绩效管理、会计报告几套工具重复录入、数据打架的问题。可以把会计核算作为进入财务信息系统的唯一入口，针对不同财务管理工具的需要，丰富数据的维度，实现一套数据几个模块共享。这就要求作为信息入口的会计核算必须非常精细，每一笔数据都要核算到最小的核算单元、最细的成本项目、提供多维度的数据口径。例如，对设备的核算，存放地点要细化到病区，使用年限要设两个指标，国家规定的折旧年限用于会计核算和成本计算、医院内部的折旧年限作为绩效计算依据。对于外来的票据，例如保洁费、水电费、洗涤费、保安费等支出，财务部门要主动定制表单，要求相关部门按规定填报，电子表单导入系统自动核算到每个项目、每个核算单元。

（二）财务运营一体化

第二个层级是财务运营一体化。就是使人、财、物运行信息和财务信息同步，实现人流、物流、资金流和信息流四流合一。这个层级的整合要跨越人力资源管理、设备管理、物资管理、采购、财务、合同管理、信息中心、临床医技等多个部门。制定详细科学的管理制度和囊括各项工作运行流程、各岗位工作职责的HRP操作手册，对顺利实现整合、发挥协同效应、让大家共同遵循新流程和新约定，能起到很好的帮助作用。作为各部门、各岗位共同的行为指南，流程图可以让大家清楚知晓本岗位所处位置，提高配合工作的主动性，新入职职工也可以据此尽快适应岗位工作。实现财务运营一体化之后，大部分业务都实现了核算自动化，但也会带来新问题——如果源头上的数据出错，那么后面所有的记录都跟着出错。要避免这种情况，定期对账就必不可少，包括物资定期盘点、固定资产常态化盘点、应收应付款项的及时核对等。通过对账，既可以验证业务核算的准确性、流程链在医院的执行情况，还可以摸清相关管理理念在医院的推广情况。

（三）财务业务一体化

第三个层级是财务业务一体化。就是要把临床医技部门使用的业务模块整合起来，包括移动护理、移动医疗、大型设备预约系统、医嘱系统、HIS模块等。通过整合移动护理和移动医疗模块，可以准确统计每个医务人员的工作量、每个医疗项目占用的时间、每台设备为每个项目运行的时间等信息，为准确计算项目成本和病种成本提供支持。通过整合大型设备预约系统，可以实现单台设备完整的工作量、收入、成本费用数据的归集，为系统评价单台设备效益提供数据。通过整合高值耗材系统和医嘱系统，既可避免耗材使用中的“跑冒滴漏”，也可保证医疗质量安全。通过整合移动护理和移动医疗模块，可以准确统计每个医务人员的工作量、每个医疗项目占用的时间、每台设备为每个项目运行的时间等信息，为准确计算项目成本和病种成本提供支持。

（四）院内院外一体化

第四个层级是院内院外一体化。在这个层级，要把院内的运营信息和院外的相关平台整合起来。例如，可以把医院收治的癌症病人信息和省癌症中心统计系统对接，把医院来自各个地市、患有各个病种的发病人数和实际收治人数相关联，计算出其中的差距，可以准确判断医院在某学科、某病种、某地区的影响力，为有针对性地提高学科影响力，有针对性地开展宣传推广和分院选址提供精准的数据。

在医改的大背景下，三甲医院目前这种人满为患、靠规模取胜、靠薄利多销发展的模式已经不可能持续。医院实施精细化管理，不仅是医院管理者努力的方向，也是发展的必须。利用好信息化这个手段，打造精细的HRP管理平台，对提高医院的精细化管理水平、提高工作效率、避免重复劳动、提高基层和中层的执行力，将发挥重要的作用。在HRP信息平台建设中，科学的理念、系统的规划、流程的再造、精细的岗位说明书、数据的共享和整合、必要的验证环节都是必需的，随着运营管理精细化要求的不断提高，还要持续改正、优化。

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（作者单位：河南省肿瘤医院/郑州大学附属肿瘤医院）