现代办公自动化中计算机技术应用探析

纪盛贞

（曲阜师范大学，山东 日照 276826）

现代办公自动化中计算机技术应用探析

纪盛贞

（曲阜师范大学，山东 日照 276826）

当前计算机技术已经渗入办公自动化各个环节，为办公室自动化提供坚实的技术基础和硬件基础。计算机通过数据处理、多媒体技术、信息技术、通信技术、互联网技术等对办公室各项工作进行变革，不仅提升工作质量，还有效提升工作效率，降低工作出错率，为办公自动化进一步发展指明方向。文章就现代办公室中计算机技术应用展开研究。

办公自动化；计算机技术；信息传输

1 现代办公自动化的基本要素及其功能

随着信息技术不断发展，传统办公方式已经无法适应现代社会需求，办公方式需与时俱进，自动化办公是经济发展的必然趋势。

办公自动化主要指以见算计硬件为设备基础，以计算机技术为技术基础，通过人机料法环多种因素相结合，改变传统办公方式，对办公信息及数据进行收集、处理、存储、共享，提升办公效率和办公质量，在规定时间内以更少的投入快捷高效地完成办公任务。

1.1 办公模式的转变

随着科学技术和社会经济不断发展，21世纪是电子信息时代，电子信息技术的不断发展为社会带来极大变革，其中影响较大的就是办公模式的转变。当前我国办公活动已经由传统办公模式向现代办公自动化模式转变。信息时代需要处理更多数据，传统数据处理方式已经难以在处理速度和处理质量上满足实际需求，且现今办公室信息处理呈现多样性和多元化的特征，信息种类包含图像信息、视频信息、音频信息、数据信息等。要同时处理这些信息就需要改变传统办公模式，转而向办公自动化发展。办公自动化即在办公中实现智能化和自动化，将计算机技术和通信技术有效融合，并将其运用到办公活动中，促进办公活动高效快速完成，让办公模式适应现代化社会发展需求。

计算机技术是计算机系统运行重要技术支撑，包含计算机系统结构技术、管理技术、应用技术等，不同分支技术具有不同作用。系统结构技术主要指计算机计算效率较高，极大解放劳动力，性价比高。系统管理技术主要功能是管理计算机系统，对各项操作系统进行智能化管理。系统管理技术可极大提升计算机运行能力，降低经济成本。系统应用技术主要指程序设计及软件工程等技术，作用范围较为广泛。

办公自动化的核心就是以计算机技术为基础，将计算机技术转变为对办公活动直接有效的作业模式，通过计算机技术对办公数据进行分析处理。数据处理过程包括数据输入、数据分类、数据处理、数据分析、数据存储。通过对数据得处理分析，在最短时间内实现对数据处理，为管理者和决策者提供理论依据。通过计算机系统进行数据传输，节约信息传递造成的时间浪费和人力浪费，从根本上提升办公效率，为办公活动适应时代发展奠定坚实基础。

1.2 办公自动化对办公要素的改变

对办公任务进行要素分析，解析其组成，可知办公活动实质是数种要素组成的以信息化为主的社会活动。其组成要素主要包括办公人员、办公环境、办公信息、办公制度、组织机构、技术工具等。

办公人员。人事办公任务的主导，一切办公活动均以人的意愿为基础，向人们预想的方向发展。办公过程所有人物均需人去执行，从某种层面上看办公活动可看作是人群管理活动；办公过程中每个人执行任务存在差异性，根据性质来分办公人员又可分为高层决策人员、中层管理人员、技术人员、辅助人员等。这些不同层次办公人员共同构成办公环境的人群，这些人需办公自动化各项技术及功能实现方法。

办公环境。随着现代信息技术及通信技术的发展，二者已经实现有效融合，在此基础上办公环境已经发生翻天覆地的变化。技术发展带来人的工作空间不断缩小，人们无需借助传统大型设备进行信息处理，信息存储可通过计算机硬件完成，无需专门的信息存储室。通信技术与计算机技术的融合产生许多新的通信设备和通讯技术，人们可在工作中充分发挥自己的想象空间，发展自己的创造力。

办公信息。办公信息是办公要素重要组成部分，办公信息可看作是办公活动的对象，通人、设备、技术对信息进行处理，并将处理后的信息进行传递和存储，从而实现某些目的。办公信息是办公自动化的基础，办公自动化主要任务是通过计算机技术对办公信息进行智能化处理，从中得出决策支持，提高决策可靠的。

办公制度。办公过程所有人物均需人去执行，从某种层面上看办公活动可看作是人群管理活动；办公过程中每个人执行任务存在差异性，人为活动需要有制度管理和规范。办公制度可被理解为办公经验的传承和办公知识的固定化，其职能是对办公室人员进行行为规范，在此过程中办公自动化系统通过计算机技术对办公室人员进行智能管理及约束，保证办公制度可有效实施，发挥其对办公人员及办公行为的有效管控。

组织机构。办公室活动需要建立在科学的组织机构上才能有序进行，从性质上来看，办公模式具有等级之分，其等级主要由组织机构决定。办公自动化系统可为组织机构设定不同办公权限，并采用层层递进方式实现等级管理，促进人为管理和自动化技术管理有效结合，体现办公自动化的灵活性。

技术工具。技术工具是办公自动化的技术基础，现代办公自动化技术工具建立在计算机技术和通信技术基础上，通过计算机技术与通信技术的有效融合将办公活动有效联系在一起，每个个体既存在一定联系又是单独的个体，并在办公自动化基础上形成完整系统。所有个体间可实现信息的传递、共享，提升办公活动效率，改变传统办公效率低下状况。

2 办公自动化中计算机技术实践作用

2.1 实现办公室计算机技术与通信技术的有效融合

办公自动化技术的实现需要建立在计算机技术与通信技术有效融合基础上，通过计算机技术与通信技术的有效融合为办公自动化信息处理及传递奠定基础。计算机技术与通信技术有效融被称之为计算机网络通信技术。计算机网络通信技术不仅具有较高传输效率，还能有效抵抗外界干扰，通过多种形式展开信息传输。相比于传统通信技术，计算机网络通信技术具有呼叫迅速、兼容性高、形式多样等优点。该技术由计算机技术与通信网络融合而成，二者优点结合在一起促进多领域信息化技术前进，并在办公领域有重要应用。21世纪是信息化时代，现代信息处理大多借助计算机技术为依托，实现信息处理高效便捷性。随着信息处理容量不断增加必将对网络通信提出更高要求，办公自动化主要目的是实现快速便捷的数据处理、传输、存储，因此计算机网络通信技术必不可少。

2.2 构建办公自动化管理要素体系

办公自动化组成要素主要包括办公人员、办公环境、办公信息、办公制度、组织机构、技术工具等。要实现办公自动化必须打好要素基础。

2.2.1 改善办公环境

办公自动化最显而易见的效果就是无纸化办公。相较于传统办公模式，自动化办公的讯息存储和信息处理方式发生极大变化，人们可借助计算机技术实现数据在线处理和后台存储，信息传输可通过数据库及邮箱等方式进行，因此个人办公面积被极大缩小。计算机技术在办公环境中仅需设置机房，办公室个人仅需办公桌及计算机硬件设备空间即可，办公空间及办公人员间间距被有效缩小，办公室空间利用率有效提升。相较于传统办公环境纸质文件堆积成山，现代办公环境除办公人员桌椅及计算机设备外，可放置一些绿色植物，提高办公室空气洁净度，且可通过加湿器改善办公室温湿度，为办公人员创造良好的办公环境。由此可见计算机技术在办公自动化中的应用为改善办公环境奠定了基础。

2.2.2 办公人员技能提升

现代办公自动化已经摈弃传统办公模式，通过计算机技术实现办公效率和办公质量的飞跃。因此对办公人员技能要求更高。办公人员需要掌握与预期工作相关的办公技巧，首先需对办公人员进行技能提升，培养其计算机基础知识和与其工作相关的专业知识，确保办公人员可自行利用计算机技术进行办公。定期对办公人员计算机技术进行调研，及时发现办公人员技能不足并加以培训提升。办公人员需全面掌握计算机技术的各项特性即现代化办公技能，在自动化办公中可具备独立思考和运用计算机技术的能力，并可利用计算机技术简化工作，提高工作效率，为自适用现代自动化办公奠定坚实基础。

2.2.3 建立信息数据库

办公自动化的基础是信息多样性和数据处理功能多样性。为提高办公室办公效率，首要任务就是建立属于自己的办公数据库，并对数据库各项信息进行权限设定，对一些特殊信息进行加密处理。在办公人员数据录入信息系统时设置不同权限。数据库的建立和维护主要由管理员操作。为保证系统可靠性需对系统设置系统默认管理员、普通管理员、超级管理员。其中系统默认管理员具有很高权限，其登录密码固定不可更换，可对系统进行任何操作。系统默认管理员的设置主要为了防止系统初始化后无法操作导致系统失灵。普通管理员、超级管理员是以系统默认管理员身份进入系统并设置的两种管理员身份，其权限存在一定差别。仅管理员可对数据库进行操作，其他人员仅在管理员授权下才可对数据信息进行更改和维护。通过数据库的建立从根本上提升数据处理、传输、共享效率。为保证企业数据库系统安全性需进行信息系统安全评估。信息安全风险评估建立在一定评估标准基础上，评估标准是评估活动开展的基础和前提。信息安全风险评估过程需要评估技术、工具、方法等全面支持，在此基础上展开全面风险评估，结合实际情况选择合适评估方法。正确的评估方法可提高信息安全风险评估结果准确性，这就要求评估过程中需建立正确评估方法，克服评估过程存在的不足，从而取得最佳结果，为办公室办公提供安全的网络环境，保障企业信息安全。

2.2.4 制定办公制度

建立在计算机技术基础上的办公具有一定自由性，为办公管理带来一定难度。为保证办公室正常运转必须制定科学有效的办公制度，改变传统人为管理模式，设定各项办公网络公约，规范办公网络环境。首先通过计算机技术对办公人员一些权限进行管控，除工作必要外的权限尽量不需关闭。结合办公需求规范办公软件，同一办公室在实现同种功能时应该使用同种软件，便于办公人员进行有效沟通，提高办公效率。管理员可优化办公网络环境，消除外来信息对办公活动的影响，建立现代办公网络环境，促进办公自动化有效实施。为提高办公网络安全性应设置办公安全防范。安全防范系统由管理员进行掌控，主要对办公中各项办公信息进行审核，审核部分由计算机系统自行展开，仅有管理员可以进行权限分配。通过计算机智能管理系统可进行身份区分，人员登入办公室系统后会将人员登入时间、IP地址及身份信息录入系统，以此管控人员进出。办公防盗报警系统是作用于发生紧急事故时的防范系统，发现不良信息进入办公室系统或黑客侵入后将不良状况发送到管理员处并通过计算机系统监控功能记录可疑人员信息，保障办公环境安全。

为防止管理员进行系统暗箱操作，公司管理员需签订保密协议外，其权限一般限定为普通管理员级别，而更高级的管理员一般由企业特定人员担当，若非紧急情况一般不启用超级管理员和默认管理员权限。

2.2.5 组织机构的建立

办公室本身存在组织机构，传统办公模式的组织机构无需进行改变，仅需通过计算机技术进行权限管控即可。办公人员可分为高层决策人员、中层管理人员、技术人员、辅助人员等。这些不同层次办公人员共同构成办公环境的人群，这些人需办公自动化各项技术及功能实现方法。现代办公自动化需要通过计算机系统设定赋予不同人员不同权限。赋予权限操作主要由管理员操作。例如高层管理人员需要具备所有办公操作权限，因此管理员可对其所有操作权限进行解禁。基层人员若开通某项权限需向管理员提出申请，并由公司高级人员审核，审批通过后方可进行权限开通。组织机构的建立由计算机系统管理人员利用专业计算机技术根据办公室现有人员编制及组织机构，在网络系统中进行设定，形成金字塔状的组织机构系统，所有办公室权限审批均由此金字塔系统进行。当组织机构有所改变或有新的人员介入时只需进行局部改动即可。

组织机构在办公自动化中最明显的特征就是金字塔状的审批环节。如基层办公人员向上申请某项需求，递交申请后系统自动将审批链接发送至申请人员主管级别审批，主管人员接到系统发送的消息审批完成后系统再将审批发送至更高级别管理人员，层层递进直至完成所有审批。如需求为网络权限的开通，则所有审批完成后将提醒发送系统管理员处，管理员根据需求进行权限解禁操作。

2.2.6 技术工具的引进和更新

技术工具主要指实现办公自动化的该项软件支持和硬件技术支持。硬件技术主要指办公自动化硬件设备安装、维护、维修等技术，这些技术由办公自动化系统维护人员提供。因此技术工具一般指的是软件技术。办公自动化软件技术的提供有两种方式，一种是移进外来办公室计算机软件技术。企业可根据自身需求选购软件公司已编写完成的软件，缴费后即可使用。该种方式较为便捷，可在极短时间内达到预期目的，满足自身需求。缺点是软件针对性不强，仅可在某些功能上满足自身办公自动化需求，软件大多数功能并非针对自身办公系统设计。企业也可请软件公司编写程序，由本公司提出需求，软件公司便可根据用户需求编写实现某些功能的软件，该种方式软件针对性较强，且软件较为人性化，均为根据用户需求编写的，简单易学。其缺点是软件编写时间过长，难以在短时间内为办公室带来便利，且该种形式属于定制，价格比标准软件高。另一种方式是由办公室内部管理信息系统（Management Information System，MIS）的人员自行编程实现某些功能。该种方式不仅成本低廉，而且针对性较强，需求人员可及时与公司内部MIS人员进行沟通，明确需求，避免编写程序与用户需求偏离的状况。其次由公司内部人员编写程序后期维护较为简单，可随时进行软件更新及漏洞检查，可及时提高系统稳定性。该种方式对编程人员技能要求较高，且编写周期较长，受限于公司需求软件细节方面，可能存在不足，需进行多次后续维护。

3 办公自动化未来的发展趋势

计算机技术处于不断变化中，未来计算机技术发展必然向微型化、智能化、系统化、高速化前进。办公自动化系统建立于计算机技术基础上，因此办公自动化必然随着计算机技术实现某些变革。基于现有计算机技术可进行展望，首先当前计算机信息和数据处理及转换方式必然由现有处理方式转变为知识处理方式，数据库必将在未来被知识库所取代。当前人机互动主要通过键盘鼠标实现，未来语言交流、手写方式、图像方式等必将成为人机交流的主要方式，该种交流方式需要计算机感知技术达到一定程度，从而促进计算机输入输出方式发生变革。随着光学识别、语音识别、生物测定等技术不断发展完善，人机交流将会更加简单便捷。当前视频办公、语音办公等方式已经在各大办公室实现，未来计算机技术发展必然促进办公活动向综合化、智能化、高性能化发展，办公活动不仅局限于办公室内部人员，企业外部人员（供应商、客户）等均可参与到办公中来。

在计算机技术迅速发展前提下，办公自动化必将迎来新一轮变革。当前办公自动化思想为知识管理思想，建立知识库，未来办公活动演变必将向移动协同、业务导向、门户面向、网络互动、知识驱动方向发展，为办公自动化提供更高效高质量平台。

4 结语

随着社会经济不断发展，办公活动涉及信息不断增加，各单位办公事务量不断提升，因此需要从本质上提升办公质量和办公效率，办公自动化中计算机技术的应用实现办公方式与时俱进，并将在未来发挥更为重要的作用。

［1］魏宏玲.办公自动化中的计算机技术应用［J］.赤峰学院学报（自然科版），2014（11）：28-29.

［2］刘倩.基于工作流机制的协同OA系统的研究与设计［D］.青岛：中国海洋大学，2013（2）：34-39.

［3］李化玉.基于ASP的办公自动化管理系统的设计与实现［D］.成都：电子科技大学，2015（6）：67-69.

Analysis on the application of computer technology in modern office automation

Ji Shengzhen

（Qufu Normal University，Rizhao 276826，China）

Currently the computer technology has penetrated into all aspects of office automation，which provides a solid technical foundation and hardware foundation for office automation.Through data processing，multimedia technology，information technology，communication technology，Internet technology，computer has changed the work of the office，not only improved the quality of work，but also effectively improved work efficiency and reduced work error rate for the further development of office automation direction.This paper studies the application of computer technology in modern office.

office automation；computer technology；transmission of information

纪盛贞（1991—），男，山东济南，本科。