档案工作如何向规范化标准化发展

孙丹丹

档案记载了历史发展的过程，它从不同的角度全面客观的反应了各个不同历史时期、不同背景条件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是历史的见证，是最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。因此，不断强化档案管理，保护档案资料，提高档案服务质量，充分发挥档案信息资源的作用至关重要。要想提高档案管理的水平就必须实行规范化、标准化共组程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定各个环节都要有统一的程序和科学的方法进行归档工作。在实际工作中，把住各类档案的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

一、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

二、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节

原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节，相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷歸档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。期刊文章分类查询，期刊图书馆它要求我们在实际工作中，要注意解决好以下问题：

1.要准确把握文件立卷归档的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

2.明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

3.在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入；同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

三、加强领导、完善制度是推进档案工作规范化、标准化可靠保证

1.提高认识，加强领导。要认识到实现档案管理规范化、标准化是一项很重要的工作，档案的规范性能够保证其真实性及重要性作用的发挥，确保规范性意义重大。要切实加强这方面的思想认识，真正从思想上引起对档案工作的重视和支持，加强档案规范性的监督管理。

2.完善制度，明确责任，强化监督管理。建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范化管理的关键。一是要结合档案工作实际，建立健全档案接收、整理、保管、借阅、统计、鉴定、保密、销毁等一整套的规章制度，使档案工作各个环节有章可循。二是对各科室部门的各类档案材料进行集中统一管理，加强档案管理的综合性和独立性。

3.加强档案人员队伍建设，要促进档案规范化、标准化，必须提高档案人员素质。抓好队伍建设，坚持不懈地对档案人员进行职业道德教育、规章制度及现代科技知识的培训，不断提高业务水平和工作能力。一是增强责任意识。要热爱档案事业，具有强烈的事业心和责任感、使命感，这是做好档案管理工作最基本的政治素质要求。二是增强法律意识。档案工作者必须学习《档案法》，具备“依法治档”、“依法用档”意识，有效维护档案的完整与安全。三是增强奉献意识。档案工作的隐蔽性和保密性决定着它永远不会像其他工作那样可以张扬自我、引人注目，它是一项默默无闻的工作，只有不计名利，耐得住寂寞，默默奉献，才能做好这项工作。

4.用现代化的信息系统促进档案管理规范化、标准化。采用现代化的管理方式可以很好地促进其规范化、标准化。只有逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代化科学的管理方法和先进的科学技术，利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷、编号、制作检索工作、存储、查找调阅，才能迅速、准确、全面、系统的管理和提供档案材料，实现档案管理的标准化、规范化、自动化、现代化。