医院耗材建立二级库管理的重要性

凌　牧

(新疆昌吉州人民医院,新疆　昌吉　831100)

医院耗材建立二级库管理的重要性

凌牧

(新疆昌吉州人民医院,新疆昌吉831100)

[摘要]医院卫生材料在病人医疗费用结构中所占比重越来越大,现有的卫生材料一级库的管理已不能满足现代医院管理的需要,建立二级库管理已势在必行。文章从实现材料二级库管理的重要性出发,讲述了卫生材料二级库管理的方法：二级库管理员申请材料的管理；二级库材料入库管理；二级库材料出库管理；高值耗材的特殊管理；加强材料的监督审查制度；加强材料内部审计的监督检查。同时,说明了在信息流、物资流、资金流的支持下,卫生材料实行“零库存”的目标将会实现。

[关键词]医院耗材；二级库管理；高值耗材

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.10.048

目前,在市场经济环境下,新疆昌吉州人民医院(下简称我院)作为一个差额拨款的事业单位(财政只拨部分工资,剩余的工资、绩效工资、津贴等由医院自行解决),要想在竞争中胜出,效益与成本是关键的两个问题。我院作为一个大中型综合性医院,医用耗材成本占医院医疗成本已超过1/5,条目近万多种,涉及领域广泛,而作为医院最重要的后勤部门——物资管理部门的材料库房管理,直接影响到了医院的成本目标管理控制、医院的资金周转率、临床工作的安全和质量等问题,仅有一级库存的管理还远远不能满足需要,因为根据一级库房的出库数据,只能反映出各临床科室的总消费,医院管理者几乎不能对其明细项目消耗进行全程跟踪和了解。因此,建立医用材料二级库管理具有十分重要的作用。

“二级库管理”是相对于一级库存而言的,是指各临床科室、辅助医疗科室、各病区在医院一级库房领用材料后所形成的库存。“二级库管理”既能满足医院领导层工作的需要,又能控制卫生材料收费中“少用多收”等现象,降低患者的医疗费用,维护患者的合法权益。

在我院创建“三级甲等”医院的过程中,以现有的医院信息系统为依托,利用HIS的数据库平台,调用HIS现有的费用、医嘱、医用卫生材料等一级库信息,联合某软件开发公司,开发出了“物资卫生材料管理系统”,该系统与HIS系统实现了很好的融合,并使材料二级库管理的功能更加完善,操作更加简便。

1二级库材料的管理方法

1.1二级库管理员申请材料的管理

二级库房管理员每月根据“物资卫生材料管理系统”的功能,申请科室所需要的医用材料,并且在物资管理科规定的时间内,在院内网上申请,否则过了时间段就成为无效申请。如果申请失败,要及时与物资管理科联系重新申请。对于系统内没有的新材料,直接书面向物资科申请,物资科经与供应商联系后仍无法在短期内提供所需的新材料,二级库管理员要及时通知临床医生,临床医生再采取其他治疗方案,决不能影响病人的治疗。

1.2二级库材料入库管理

二级库管理员在月末接到供应商货物时,一定要在一级库管理员、材料采购员同时验收后,并且在货物清单上要有一级库管理员和材料采购员的签名,然后再清点入库,并在货物清单接货人处签名,供应商在送货人处签名。同时,在二级库材料备查账上登记材料的品名、数量、单价、产地、供应商名称等信息,作入库处理,以备上级部门的核查。

1.3二级库材料出库管理

对于医生医嘱中所需的卫生材料,根据医嘱的内容、开始时间、停止时间、上次发放本医嘱材料截止时间,本次发放本医嘱材料截止时间等信息,计算该条医嘱本次需发放的卫生材料,护士及时到二级库房管理员处领取所需的材料,同时在物资卫生材料管理系统中点击收费功能,由系统自动记录患者的费用,对于不可收费的项目,要记录在科室材料成本账上,二级库管理员随时要记录材料的出库情况,月末要做好材料盘点工作,做到账实相符。如出现各科室之间有互相借用材料的情况,要办理调拨手续,并且在调拨单上要有科室负责人的签名,以防日后各科室之间有推诿扯皮的现象发生。

1.4高值耗材的特殊管理办法

根据临床手术医生需要的高值耗材,通知材料供应商送货,由于高值耗材价值高且贵重,应该采用一对一的使用。一级库管理员在接到供应商配送的高值耗材,必须使用条码扫描,核实该高值耗材与院招标采购的高值耗材在标号、产地、品名等信息是否一致,核对无误后才能让病人使用。病人使用后,护士根据高值耗材的品名、数量,金额记录在病人的登记账上,同时告知二级库管理员做好高值耗材的出入库登记,这样就保证每件高值耗材流向都可追踪,不会造成高值耗材的流失,做到“零库存”管理。

1.5加强材料的监督审查制度

财务科病历审核室定期抽查各科室的病历,检查各项化验检查单是否齐全,检查各项目有无漏费、多计费等情况,如果有差错,要与主治医生沟通,了解出现差错的原因,如有材料多计费的问题,要及时将材料退给二级库房,同时减少病人的费用。对于科室当月病历的差错,病历审核室要有书面报告,由所在科室负责人签字认可后,病历审核室将差错报告说明报到财务科,财务科审核后报院办,由院领导研究后做出处罚决定。

1.6加强内部审计的监督检查

院内审计科每月抽查各科室的病历,检查可收费材料与不可收费材料的执行情况,有无乱收费的现象,对于高值耗材的采购入库、使用全过程是否符合材料管理制度的规定,在病人办理出院手续时,护士将病人的医嘱与所用的医用材料、药品等是否核对准确,护士长是否将病历复核完毕后再报病案室存档,如有违反制度规定的情况,院领导是否采取了处罚措施,医院是否制定了临床医疗风险控制措施,医疗不良事件的处罚是否落到实处。

2医用耗材实行二级库管理的重要意义

2.1克服了一级库管理模式的弱点

以往一级库管理模式是：各科室凭经验从一级库直接领用卫生材料,遇到重大节假日的月份,科室领用的耗材数量比较大,以防止在节假日期间有突发事件发生,而节假日后的月份领用的耗材就会明显减少。这样就形成了各月份科室物资消耗变化幅度很大,这种“以领定消”的管理方式使成本数据不准确,不能与收入相匹配,不利于提高资金使用效率,合理降低库存,也不利于医院对成本的有效控制,加强二级库管理就避免了这些问题。

2.2有助于医院实现医用卫生材料“零库存”管理

所谓“零库存”是指耗材在采购、生产、销售、配送等一个或几个经营环节中,不以仓库存储的形式存在,而均是处于周转的状态；是通过实施特定的库存控制策略,实现库存量的最小化。由于我院实现了“物资卫生材料管理系统”,科室所需要的医用材料直接从内网上申请,然后物资科经过汇总后,通知各供应商备货,供应商在规定的期限内将医用耗材送到医院一级库房,由一级库房管理员和材料采购员验收签名后,再由供应商将材料送到各临床科室。在这个流程中,一级库房只起到了中转的角色,材料没有进入一级库房,一级库房实现了“零库存”。当然,对于一个大中型三甲医院而言,要承担急诊抢救的任务,医疗工作存在着极大的突发性和不确定性,一级库房还是要准备部分应急突发事件所需要的医用材料,这就决定了医院一级库存不可能实现绝对意义上的“零库存”,它是一个相对平衡的概念。提高一级库房出入库材料的流转速度,达到一个动态平衡,可以实现相对“零库存”。

2.3为实现医院卫生材料“零库存”打下了坚实的基础

由于医院强大的信息化数据库平台,已经支持了先进而又实用的“物资卫生材料管理系统”的运行,并且“物资卫生材料管理系统”已经正常运行了两年,从卫生材料的采购、入库、出库、使用全过程看,比传统的材料采购等流程更加便捷,如果卫生材料的送货环节实现物流配送信息化,那么,卫生材料供应链上的各个环节就可信息化联动,即可有效减少资金占用量,优化资源结构,加速资金周转,降低成本费用,提高产品质量,提高患者满意度和企业核心竞争力。

参考文献:

[1]吕英华,马静.医院材料二级库管理系统的开发及应用[J].中华现代医院管理,2009,3(3).

[2]陆浩.材料二级库管理对二级医院财务管理重要性的分析[J].环球市场信息导报,2012(2).

[作者简介]凌牧(1964—),女,新疆人,新疆昌吉州人民医院,经济师(中级)。