石油行业物资供应分段管理流程关键点控制

王志超

(中国石化　江汉油田分公司　物资供应处,湖北　仙桃　433122)

石油行业物资供应分段管理流程关键点控制

王志超

(中国石化江汉油田分公司物资供应处,湖北仙桃433122)

[摘要]文章通过对分段管理方法的概念阐述以及对分段管理在石油行业物资供应方面实践应用的分析,指出分段管理在实践过程中遇到的问题,提出通过加强流程关键点控制对分段管理进行完善,对石油行业物资供应与采购的发展具有重要的意义。

[关键词]石油行业；物资供应；分段管理；流程关键点

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.10.043

石油行业的供应物资与油田材料具有品种规格数量大、型号复杂,生产与使用单位点多、线长、面广的特点。实现石油行业物资供应的科学管理,对于降低石油公司的生产成本,提高石油公司运作效益,促进石油行业健康发展具有重要的意义。目前石油行业在物资供应方面采取了分段管理的管理方法,能够有效提高采购效率,保证了物资供应的顺利运行,但在供应商的选择与管理、合同审批等方面也存在一些问题,阻碍了分段管理的有效实施,亟须进一步研究解决。

1物资供应分段管理的概念

石油行业物资供应的分段管理,就是按照石油公司对于物资采购供应业务流程的具体要求,将石油行业物资供应部门中作用相互制约的岗位和业务流程进行分离,使各个业务环节之间形成相互监督、制约、验证关系的物资供应管理。

2石油行业物资供应管理的现状

目前,石油公司的物资供应部门已将业务流程和控制点进行了分类,将相互有制约关系的、不相容的业务流程和职务、岗位等进行了分离,实现了物资供应五个环节的分段管理,形成了石油公司物资供应岗位之间、部门之间的相互制约、相互验证、相互监督的管理体系。具体表现在：制订了《油田外部市场物资供应管理办法》《供应商管理》《物资计划管理》等相应的管理制度,划分了各业务部门之间的关系,形成了不相容的岗位或部门之间的制约关系,单一部门对任何一项业务活动均没有完全处置权,从而遏制了违纪行为的发生；建立了物资供应例会制度和采购资金分配制度,加强了各职能部门之间、业务部门之间、职能部门与业务部门之间的交流与协调,达到了物资供应信息传递的高效性和准确性；借助先进的采购信息管理系统,对物资供应的各环节进行管控,对人力、物力、财力等资源进行了信息整合,实现了信息化管理。[1]

在分段管理的实践过程中,不规范的采购得到了有效的遏制,物资供应的效率得到了提高。但是,在分段管理的实施过程中仍存在如下几个方面的不足,亟待我们分析和解决。

2.1计划制定环节

由于设备物资更新速度较快,而物资采购部门在制定采购计划时不能及时更新采购内容,或者对新购置的设备配件的消耗规律了解不清楚,造成采购的物资无法使用；部分项目对所需物资的需求数量、规格型号等采购计划不够准确、详细,给采购部门的采购工作带来困难。

2.2质量检测环节

检测手段还不够丰富,检测的标准划分还不够明确,内部检测和送权威机构检测的取舍不当,整个质量检测环节尚未形成一套完整的体系。

2.3价格审核环节

石油行业物资采购大多依据主要物资的市场价格、公司总部的指导价格、供应商的出厂价格进行价格的谈判和磋商。然而目前石油公司的物资供应部门有关价格信息的收集整理与预测、ERP系统价格的维护等工作落实不到位,造成谈判价格依据不完整、价格信息相对滞后,对价格审核环节造成了阻碍。

2.4合同签订环节

目前的合同审批与签订周期较长,合同审批步骤烦琐,虽然在一定程度上起到了相应的采购行为规范化的作用,但是却减慢了信息传递速度,造成物资供应时间不充分,延误生产与采购。

2.5支付环节

由于物资采购中支付的滞后性,不能对供应商的资金进行及时结算,常常产生利息损失等费用的争议问题。

石油行业物资供应实施“分段”管理的过程中出现的这些问题,一定程度上困扰了物资采购工作的进行。为了进一步适应当前采购形势的发展,提高石油行业物资供应的管理水平,应当通过加强流程关键点的控制,以填补分段管理的漏洞,完善石油行业物资供应体系。

3石油行业实施分段管理流程关键点控制的措施

通过对“分段”管理核心内容的解读、分析,对照管理流程中存在的问题,我们的思路是：加强物资供应市场的分析研究,准确地把握市场脉搏,掌握工作主动权；着力加强物资需求计划管理,提高工作预见性；加快改革传统落后的采购管理理念,积极探索新型采购模式和采购方法；加强采购价格监管；加强合同管理,建立安全、快捷的审批程序；建立完善的质量控制、检测体系；建立货款支付与采购联动机制；加强信息化建设,全面推进网络化采购；加强物资供应队伍素质建设；清理整顿供应商网络,实行资格预审和动态管理。

通过对分段管理理论的解读,以及对石油行业物资供应“分段”管理实践的现状及问题的分析,总结出实施分段管理流程关键点控制的措施。

3.1加强计划管理,提高采购工作的预见性

相关部门应当严格按照规定日期提出物资需求计划,为接下来的采购工作预留出足够时间；相应的物资供应人员应当积极与需求单位进行沟通,掌握需求单位的工程进度,以便及早获取制订计划的材料。在制订计划时,应当对照材料申请单,清楚的说明对采购产品的要求,包括：一是明确在物资的型号、等级、品种、规格方面的具体要求；二是明确适用的范围和检验规程；三是明确所采用的质量体系标准；四是制定质量纠纷方面的规定；五是明确到货验收的方法。

3.2把住质量的关口

根据采购物资的价值、制造工艺以及重要程度,将物资的质量分为A、B、C三类进行控制。对于A类物资,必须签订驻厂监造的合同,并及时进行复检,要求监造单位定期提供监造报告；对于B类物资,应当委托具有相应资质的第三方检测机构对其进行出厂检验；对于C类物资,在到货时组织验收,按照验收的相关规定填写验收记录。

3.3促进供应商管理规范化

一方面,石油公司及其物资供应部门结合本单位的实际,制定出供应商选择的相关标准,对供应商进行严格的筛选。总体上说,良好的供应商应当具备合格的质量保证体系、较为低廉的物资生产供应价格,能够按期准时交货,具有良好的信誉,发展趋势较好。石油公司的采购部门应当结合相应的评价体系,对不同的供应商进行评估后作出选择。另一方面,对筛选出的供应商建立质量信息档案,获取其产品特点、技术水平、财务状况等方面的资料,培育扶持出具有良好合作伙伴关系的战略型、主力型供应商,保证供应商队伍的稳定,并在之后的订货方面给予适当的政策倾斜。[2]

3.4加强对物资供应市场的分析

物资供应采购部门要及时掌握国家行业政策信息和宏观经济的走势,密切跟踪市场形势,把握市场的动态,及时开展市场形势分析例会,及时调整采购策略。准确把握市场的脉搏,保证物资供应工作在市场上的主动权。对于部分紧缺物资,应当及时规划调整,优先安排资金,锁定货源,防止物资供应短板的出现。[3]

4结论

“分段”管理作为一种先进的管理方法,需要在实践中不断探索和完善才能突出其强劲的生命力。通过加强对石油行业物资供应“分段”管理流程关键点的控制,才能更好地弥补短板和不足,实现物资供应的科学有序进行。

参考文献:

[1]崔珊珊,刘爽,董园园.关于石油装备行业中采购管理的研究——以中国石化胜利油田有限公司物资供应处为例[J].青春岁月,2012(13).

[2]周薇,雷波,陈涛.管道储运分公司：全流程管控——分段制衡与智能协调的平衡术[J].石油石化物资采购,2014(11):17-19.

[3]蒋鹏.以信息化促石油物资管理模式创新[J].价值工程,2011,30(8):19-20.

[作者简介]王志超(1981—),男,本科,经济师,现就职于中国石化江汉油田分公司物资供应处。研究方向：物资供应及管理。