新媒体传播视角下提高公众档案意识的思考*

梁习琴

（重庆市委党校《探索》编辑部，重庆400041）

新媒体传播视角下提高公众档案意识的思考*

梁习琴

（重庆市委党校《探索》编辑部，重庆400041）

档案意识是人们长期以来形成的对档案和档案活动的主观认知，这种主观取向一旦形成就会对档案及档案工作产生潜移默化的影响。档案意识的强弱不仅关系到档案价值能否实现，影响档案事业的发展，而且还会在一定程度上制约社会发展。造成档案意识不强的原因很多，其中档案宣传不到位和档案利用不便是极为重要的原因。新媒体的出现给档案宣传和档案利用带来了新的机遇，因此，应当通过新媒体加强档案宣传、拓宽档案利用的渠道和增强档案管理者与公众的交流互动，从而提高公众档案意识。

新媒体；档案意识；档案价值；档案宣传

档案意识是人们长期以来形成的对档案和档案活动的主观认知，反映人们对档案的性质、功能、地位和价值的认识水平［1］。公众档案意识的强弱直接关系到档案价值的实现和档案事业的发展：档案意识强体现出人们深知档案的价值，因而产生通过档案实现特定目标的强烈需求，不仅有助于实现档案的价值，而且能够推动档案管理部门的变革；档案意识弱意味着人们忽视档案的价值，档案继续“沉睡”在档案馆中。档案意识问题一直是档案研究的焦点，“档案意识问题已成为制约我国档案事业发展的关键性问题，不增强全民的档案意识，我国的档案事业现代化将成为一句空话”［2］。总体而言，当前公众档案意识还比较薄弱：有些公众不知档案为何物，一提档案往往想到的只是人事档案，也不知道档案的价值何在；有些人认为档案工作无关紧要，只不过是清闲之人和安排关系的“养老院”；一些研究人员觉得档案利用起来太费劲，不如二手、三手材料方便等。公众档案意识薄弱长期以来制约着档案事业的发展，如何提高公众的档案意识成为亟待解决的重要问题。新媒体为档案事业的发展带来了新的机遇，借助新媒体这一平台可以有效提高公众的档案意识。

一、新媒体环境对公众档案意识的影响

档案意识包括两方面的主体，即从事档案工作的档案管理者和社会公众。一般而言，前者比较系统地了解和学习了档案相关知识，且在岗位职责的“约束”下，具有较强的档案意识；后者的档案意识受到国家性质、经济发展水平、社会档案氛围、自身文化素养等诸多因素的影响，具有较强的可变性和可塑性。新媒体的快速发展深刻地影响着档案领域，使档案事业大众化、社会化的趋势日益明显，档案从神秘的“高墙大院”进入了人们的日常生活。档案的利用越来越多样化，涉及民众生活的各个方面。新媒体环境下，每个人既是档案信息的接受者，也可能是档案信息的传播者和制造者，通过新媒体这一媒介，民众和档案结成了越来越紧密的关系。新媒体的发展使档案具有了更加多元化的载体，档案的利用方式经历了从单一到多元、从单向利用到多向互动的变迁过程。新媒体与档案事业的融合使民众认识档案、利用档案的意识不断增强。

（一）新媒体有助于提高公众的档案认知能力

公众档案意识薄弱意味着民众未能了解档案具有的价值，或者对档案价值理解不够深入。有些公众原本可以通过收集档案、查阅档案等方式解决许多问题，但却因档案意识不强而忽视了档案的价值，这在很大程度上影响了档案价值的实现。公众档案意识强有助于人们更好地利用档案实现和维护自己的权益，档案通过其记录的内容、含义和外形特征如实地说明特定的事实，成为证实和主张个人正当利益的书面文件。如果人们对档案以及档案的价值不了解，没有利用档案的意识，许多问题便难以解决，甚至无法解决。公众具有强烈的档案意识才能够激发整个社会更多的档案需求，多样化的档案需求不仅能使档案的价值得以充分实现，而且有助于档案工作者更新管理手段、管理体制等。长期以来，档案工作重藏轻用使档案远离普通民众的视野，许多档案管理部门的查阅手续繁琐，利用不便。随着服务型政府的推进，档案的服务职能历史性地凸显出来，更多的民众在日常生活中与档案打交道。新媒体开辟了档案信息资源利用和共享的新渠道，比如档案微信公众号、档案微博、档案门户网站等的开通，档案利用者可以足不出户实现在线查询档案、获取档案相关信息、反馈相应的问题。同时，人们还可以通过新媒体上传档案资源，实现档案信息资源的共享。新媒体在档案领域的广泛应有使人们对档案的价值有了更深刻的认识，直接或间接地提高了公众的档案认知能力。

（二）新媒体有利于档案宣传，为公众档案意识的提高营造氛围

造成公众档案意识低下的原因有很多，比如档案利用渠道比较单一、档案重视程度不够、管理手段不够科学、开放程度不够高、档案宣传力度不够等。宣传力度不够是非常重要的原因，相当长的一段时期内，档案工作过于注重机要性和保密性，向社会宣传档案的知识、价值和利用渠道等的力度不够。《中华人民共和国档案法》颁布实施以后，虽然加大了宣传力度，取得了较好的社会效果，但存在宣传的形式较为单一、认知性宣传多而价值性宣传少等不足，限制了公众档案意识的提高。新媒体是基于互联网的开放式平台，在利用和传播档案上有更加广阔的空间，时间上具有可选择性。新媒体的多向互动使档案传播更加个性化和分众化，增强了新媒体在不同环境下的适用性。新媒体时代，人们的档案需求发生了潜移默化的变化，人们希望能在最短的时间内获取尽可能多的档案信息。对于档案传播者来说，可以通过微信、微博、社交媒体等平台宣传档案信息。传播的便捷性和内容的多样性不仅可以提高传播者的宣传效率，而且可以确保档案宣传信息的时效性和有效性。对于档案接受者来说，只需要通过计算机、便携式设备、移动电话就能够及时接收到档案信息，而且还可以根据自身的情况选择任意时段来阅读。

新媒体一方面大大地扩展了档案的宣传渠道。传统的档案宣传主要依靠举办专题档案展览、出版纸质档案报刊、出版档案编研成果以及制作档案电视节目等方式。新媒体可以采用更加丰富的形式宣传档案信息，具有及时性和互动性的特点，可以及时根据社会热点和公众需求，及时而有针对性地传播档案信息，有效弥补了传统档案宣传的单一性和滞后性。另一方面，新媒体扩大了档案宣传的受众范围。档案管理部门开通微信公众号、官方微博等以后，所有人都可以关注，使档案信息不受时间、地点的限制而被更多的人获取。新媒体为档案宣传的形式和内容提供多样化的选择，各种内容丰富、贴近生活的档案宣传内容，能够为人们的工作、学习和娱乐等方面带来新的体验，从而为公众档案意识的提高营造了良好的宣传氛围。

二、新媒体对提高公众档案意识带来的机遇

新媒体的出现不仅强烈冲击了传统的媒体结构和人们的交流模式，甚至改变了媒体的价值形态及社会的话语权结构。近年来，许多档案管理部门不断更新档案宣传理念，宣传的内容和形式越来越多样化，呈现出从灌输宣传走向互动交流、双向沟通新特点。新媒体与档案的融合为人们认识档案、利用档案、共享档案资源开辟了新的渠道，越来越多的人通过新媒体关注档案，从而直接或间接地提高档案意识。档案管理部门通过微信、微博、社交网络等新媒体为公众提供多样化的档案服务打破了地理空间的限制，实现了传播时间的即时性和交流的互动性。新媒体改变了传统单向性档案利用和传播的特点，公众不再像以前那样只是被动地接受档案信息，他们还可以通过新媒体反馈自己的意见，并对利用的档案进行评论。档案管理部门收到反馈信息后，可以有针对性地改进档案服务工作。传统的档案服务范围有限，主要是为了编史修志、学术研究和官方查考等，而在新媒体环境下，公众产生了对档案的知识性利用和娱乐性利用的需求。通过新媒体提供的档案展览、地方特色馆藏、档案微视频、档案故事增加了档案服务的广泛性和趣味性。这些新的档案利用方式使档案更能拉近与民众的距离，档案服务的范围向大众扩大。新媒体在满足公众多样化、个性化档案需求的同时，还可以激发公众新的档案需求，使越来越多的人关注档案、利用档案。

传统的档案管理互动性不强，注重自上而下的管理，缺乏民众的有效参与，档案管理者经常是在信息不充分的条件下作出决策，体现了重管理而轻服务的理念。对提供什么样的档案服务、如何提供、提供给谁等问题缺乏清晰的认识，缺乏民众反馈信息的有效渠道。民众通过书信、上门反映等方式反馈的信息不能及时传递给档案管理部门，甚至可能无法传递给决策者。新媒体的出现改变了这一格局，档案管理部门通过新媒体发布档案信息之后，档案利用者可以转发感兴趣的档案信息或者提出自己的意见。用户的转发在不知不觉中扩大了档案信息的受众范围，吸引更多的民众了解档案信息，并参与到档案活动中来。用户通过新媒体及时反馈意见，将自己的观点和要求及时传递给档案管理部门。比如用户可以通过微信公众平台以文字、语音等方式咨询相关问题或查阅档案，档案管理部门可以就一些常见的问题预设答案，实现自动回复。档案管理部门与用户进行实时的交流，不仅有助于改进档案服务工作的不足，为公众提供更精确有效的档案信息服务，树立为公众服务的理念，而且可以激发公众积极参与档案活动的兴趣。档案管理部门利用新媒体提供精确化、多样化的档案服务以及由此激发民众积极参与档案活动，这将对公众档案意识产生潜移默化的影响。

新媒体与档案的融合实现了档案的数字化，改变了档案的传播方式和利用途径。新媒体环境下的档案馆已从以往单纯的信息储藏地转变为由新媒体连接起来的庞大档案信息系统的一个重要节点，人们通过新媒体随时随地可以获取所需的档案资源。通过新媒体远程提取档案信息突破了空间的限制，节省了档案利用者的时间成本，档案利用的便利性使公众的潜在档案需求变为有效需求。然而，新媒体就如一把双刃剑，用好了不仅可以提高档案工作效率，而且吸引民众积极参与到档案服务过程中，从而提高公众档案意识。用得不好则适得其反，有些档案管理部门虽然开通了官方微博、微博，但却不能为公众提供有针对性的档案信息或者不及时更新信息，变成了“僵尸微博”“僵尸微信”。还有部分档案管理部门没有制定相应的新媒体传播管理制度，内容的选定和传播的频次等全凭工作人员的态度和个人喜好，随意性大，没有明确的宣传目标，新媒体的发展失去了方向，这就难以保证档案的宣传效果。有些传播内容互动性不强，用户参与度低，不利于公众档案意识的提高。

三、利用新媒体提高公众档案意识的途径

提高公众档案意识应重点围绕如何使公众充分了解档案的价值、如何开发新渠道提供丰富的档案信息、公众如何反馈档案需求、如何共享档案资源等方面来进行。

（一）利用新媒体加强档案宣传，使公众充分认识档案价值

公众认识不到档案的价值有多方面的原因，其中档案宣传不到位是一个重要的原因。为此档案管理部门应从加强档案宣传入手，不断摸索新的宣传方式，积极吸收借鉴那些利用新媒体成功开展档案宣传工作的经验。在新媒体环境下，要转变之前那种说教式的灌输宣传，从公众需求的角度进行宣传，档案管理部门要利用官方微信、微博等多宣传一些与公众生活息息相关的档案信息，比如宣传本地珍贵的老照片、老故事等档案。要做到准确有效地向公众传播档案信息，就需要先了解公众的档案需求，因此可以利用官方网站、官方微博等发起了解公众档案需求的调查活动，只有充分了解了公众的需求才能有针对性地传播档案信息。宣传内容务必贴近公众的生活，通过微信、微博平台宣传具有本地特色的档案，发布各种“应时应景”的档案信息，例如在国庆节、建军节、建党节以及其他重大纪念活动发布一系列的红色历史档案。比如天津市档案馆开通了官方微信，定期以图文并茂的方式推送天津的老照片，通过这些照片和文字使公众了解天津的历史。除此之外，还应结合实际情况合理选择合适的新媒体，尽量采用技术成熟、用户多的新媒体来开展档案宣传。许多档案机构都建立了门户网站，开通了微博、微信，但要用好新媒体需要工作人员具有良好的文化素养和专业素养，例如精美的微视频虽然宣传效果好，但制作相对复杂，而微博、微信的图文传播则容易得多。与此同时，要建立有关新媒体传播的规章制度，明确相关负责人的工作职责，确保宣传的常态化运行。通过新媒体的宣传，激起公众的档案兴趣，充分认识档案的价值，进而提高公众的档案意识。

（二）通过新媒体拓宽档案利用渠道，提高档案利用的便利性

有些公众档案意识不高除了没有认识到档案的重要性以外，还可能是因为档案利用程序复杂、利用方式单一等造成的。长久以来，许多档案管理部门设置复杂而繁琐档案利用的程序，不利于公众利用档案。因此，档案管理部门要加快档案数字化的步伐，让公众不用到档案馆，通过档案网站、官方博客、微信公众号、档案APP等便可足不出户获取所需要的档案信息。比如上海档案馆建立的上海档案信息网，公众不仅可以通过该网站查阅许多档案，而且还可以通过网上预约查档时间。天津档案馆建立的天津档案网提供了更为完备的档案利用服务，既可以查询不同时间、地区的档案，也可以根据不同的类别查询，如教育档案、卫生档案、社会档案等，非常方便于用户检索和阅读。还比如北京市海淀区档案馆研发了专门的APP，公众安装该APP后可以查阅档案、阅读档案杂志和档案新闻，甚至还开通了网上商城，可以购买一些与档案有关的产品。档案利用的便捷化不仅满足了公众的档案需求，而且还可以激发潜在的档案利用需求，使更多的人参与到档案利用中来。因此，在新媒体环境下档案利用的主体逐渐扩大，档案成为大众化的“消费品”，公众的档案意识也就随之提高了。

（三）利用新媒体实现公众与档案管理者的多层次互动交流

新媒体最显著的特点就是互动性很强，档案管理部门需利用好新媒体的互动优势，实现档案服务过程的互动。例如通过微博、微信、APP发布档案信息，引导鼓励人们发表留言评论，档案管理部门及时与公众进行实时的交流互动，耐心解答公众提出的问题，并引导他们积极参与档案活动。还可以通过新媒体发布有关档案的征文活动、有奖问答等，比如天津档案网设立的业务交流板块，公众可以就有关的档案问题进行提问，通过这些互动交流活动，充分调动公众的积极性。还可以在档案网站上开辟用户交流专栏或交流论坛，及时了解和掌握公众的档案需求、对档案管理的评价和要求，帮助档案管理部门提高档案服务水平。甚至可以通过微博、微信、社交媒体等调查公众对于档案的认识水平，测试公众的档案意识，收集相关的档案意识资料从而有针对性地作出改进。通过新媒体开展与公众的互动交流，既可以实现档案信息传播的多向性与互动性，又增加了用户对档案的依赖度。总而言之，在新媒体背景下档案管理部门应该积极与新媒体融合，打造优质的新媒体服务平台，凭借档案蕴涵的独特文化资源，扩大档案及档案工作在社会公众的影响力，进而提高公众的档案意识。

［1］尹美京，任凤仙.档案意识与档案工作的关系之我见［J］.档案学通讯，2008（3）：83-85.

［2］麻新纯.档案意识浅议［J］.档案，1999（6）：30-32.

（责任编校：杨 睿）

On Upholding Masses Records Consciousness under New Media Transmission Perspective

LIANG Xi-qin
（Editorial Office of Tansuo Magazine，Chongqing Municipal Party School of CPC，Chongqing 400041，China）

Records consciousness，which has been formed in a long time，is the subjective recognition for records and records activities，once this subjective orientation is formed，it will be imperceptibly influenced for the records and records work.The strong or weak records consciousness not only affects whether the records value can be realized and the development of records cause but also restricts social development to some extent.There are many causes for weak records consciousness，among which the very important cause is insufficient records propaganda and un-convenient use of the records.The appearing of new media brings new opportunity for records propaganda and records use，thus，new media should be used to strengthen records propaganda and broaden the use channel of the records，and increase the interaction between records handlers and the masses so as to uphold the records consciousness of the masses.

new media；records consciousness；records value；records propaganda

G206

A

1672-0598（2016）05-0098-04

10.3969/j.issn.1672-0598.2016.05.016

2016-04-03

梁习琴（1966—），女，重庆市委党校档案馆员。