高校文明创建档案建设的实践与思考

卫 胜

(安徽科技学院,安徽 凤阳 233100)



高校文明创建档案建设的实践与思考

卫 胜

(安徽科技学院,安徽 凤阳 233100)

高校文明创建档案建设工作是一项基础性工作，文明创建档案是文明创建活动的综合反映和真实的历史记载，也是接受上级文明单位考评验收组专家现场考察的重要内容。文明创建档案建设的成效，很大程度上决定着高校文明创建的成败，也是持续开展精神文明建设活动的重要参考。通过对当前相关工作薄弱环节的梳理分析，有针对性地提出相应对策，对后续研究及相关实践均具有借鉴价值。

高校；文明创建；档案建设；探讨

高校文明单位创建涉及教学、科研、社会服务、文化传承与创新等各个方面，是一项系统工程，同时也是一个持续的、动态的过程。高校在文明创建活动中，自然形成的、记录各类活动的原始资料，真实地反映了创建活动的全过程，这些资料包括大量的文书、音像、图片资料，它们是文明创建活动的综合反映和真实的历史记载，是实现文明单位创建活动规范化的基本要求，也是接受上级检查考核必须提供的主要内容[1]。从一定意义上说，文明创建档案建设的成效，决定着高校创建的成败，也是持续开展精神文明建设活动的重要参考。因此，全面系统地收集、整理文明创建档案工作理所当然的将贯穿创建全过程。

1 目前高校文明创建档案建设存在的不足

1.1 档案意识不强，收集整理工作滞后

高校在推进文明单位创建过程中，往往只注重面上工作的推进，却忽视文明创建档案建设。部分领导(甚至是承担档案建设的部门领导)存在档案意识不强的情况，诸如不注重平时文明创建档案资料的收集整理，认为档案建设对于文明创建工作不是十分必要。这些观念的出现，可能导致文明创建档案收集整理工作滞后，有的还可能造成文明创建档案材料的遗失。

1.2 档案材料收集不全，整理不够规范

承担高校文明创建档案建设的工作人员，必须是全程参与文明创建的工作者，换句话说，就是必须在具体推进文明创建的工作人员中指定专人，经档案业务系统培训后兼做档案管理(当然，如果条件许可，抽调学校档案部门的工作人员参加到创建办中也是不错的选择)。只有这样，才能保证高校文明创建档案建设的全程化、规范化，保证创建档案收集的完整性、系统性和科学性，使得文明创建档案做到准确、完整、可信，使其应有的“凭证”作用得以充分发挥。

1.3 通过档案建设指导文明创建工作的力度不够

国家和地方(行业)文明单位创建达标验收标准是基层单位开展文明创建工作的依据和行动指南，同时也是指导文明创建档案建设的纲领性文件。从理论层面分析，在文明创建档案建设过程中，利用建成档案对照创建达标验收标准，从中不难发现所在单位文明创建的“短板”甚至“空白”项，在此基础上，可以形成相关建议案，提供相关机构及分管校领导决策参考，指导单位文明创建实践，及时补“短板”、填“空白”。但是，在实践中，此项功能往往被忽视或重视程度不够。

2 加强高校文明创建档案建设工作的建议

2.1 强化文明创建档案建设的意识

高校文明创建档案要想获得理想的建设效果，通常不能只依靠某一个机构来实施，还应与其他部门进行横向合作[2]。一个部门牵头，多部门协同，大家齐抓共管。从领导到普通师生员工都要提高文明创建档案建设的意识，要从战略的高度、全局的高度来认识文明创建档案建设工作在高校文明创建工作乃至学校事业发展中的重要作用，只有这样，才有可能在人力、物力、财力等诸方面保证文明创建档案建设的顺利开展。

2.2 明确高校文明创建档案建设的基本思路

以高校参与安徽省教育系统文明单位创建工作为例，为做好文明创建档案工作，方便查询和利用，拟以“文明单位创建达标验收标准”中的一级指标作为“卷”，卷内按照二级指标作为“类别”，每一类别按照时间顺序存放。按照安徽省教育系统文明创建标准，宜依据一级指标分别按照“班子团结创新，群众威信好”、“干群师生和谐，思想道德好”、“创建机制完善，工作制度好”、“群众参与广泛，创建活动好”、“管理规范科学，环境生态好”、“工作实绩突出，社会形象好”、“文明创建特色突出，成效明显”等七个方面组卷。卷内，按照“领导班子贯彻民主集中制，落实工作责任制和党风廉政建设责任制”、“将文明创建活动摆上重要议事日程，有明确的创建目标和工作措施”、“重大决策民主公开，师生员工满意率高”等二级指标分类；每一类材料按年度整理，同一年度内按材料形成的时间顺序排列。即形成“按年度整理，按内容分类，按时间排序”的高校文明创建档案收集整理基本原则。

2.3 明确高校文明创建工作档案收集整理的重点

2.3.1 做好文字材料的收集整理 对照文明单位创建检查验收标准，重点围绕以下几个方面收集整理相关文字材料：单位文明创建工作的规划、年度计划、阶段性及年终总结；各类规章制度及其执行情况、考核情况记录、各类获奖证书；党风廉政建设、理论武装、思想政治工作、组织建设工作、群团组织工作、安全稳定、计划生育工作等材料；各类业务报表及其支撑材料；各类业务学习、培训、进修、科研教研成果等材料；校园及周边环境治理、治安综合整治相关材料；好人好事评选活动、师生员工文体活动、军警民共建活动、社会公益活动等专题活动材料；学校在推进产学研结合、开展协同创新方面的特色、亮点总结，获得的市厅级以上各类奖励证书、文件等材料。

2.3.2 做好图片音像材料的收集整理 对照文明单位创建检查验收标准，重点围绕以下几个方面收集整理图片音像材料：文明创建过程中开展的宣传活动、文体活动、各类优质服务活动、业务培训、工作会议、考察交流等方面的照片、图片、光盘、录像带、录音带等，特别要强化对创建活动中照片的收集和整理，因为制作创建专题片、汇报创建阶段性工作的PPT等都会大量用到照片。要按照照片档案的立卷方法安排照片材料立卷，使用档案部门统一规范的档案影集，按照从综合到单项、时间先后顺序排列，每一组照片撰写总说明，内容包括时间、地点、人物、内容、拍摄者等；每一张照片须撰写分说明，否则可能造成无法甄别与使用；音像材料的立卷工作，同样按档案规范要求，按类编号整理。

2.4 重视文明创建档案的价值挖掘

档案建设是为了提供利用，因此，档案材料的整理工作，要紧紧围绕“利用”展开，使之既合乎档案管理的规范，又便于日常查阅等利用。

在文明单位创建的过程中，同步强化文明创建档案的建设，为最终接受上级文明单位考评验收组专家现场考察提供了详实的原始资料；但文明创建档案的功能远不止于此，通过文明创建档案与创建达标验收标准及单位年度创建计划任务三者的比对，很容易找到当前创建工作的“短板”或“空白”项，可以说，不断的补“短板”、填“空白”的过程，就是单位文明创建不断取得阶段性成果的过程，也是有效挖掘文明创建档案使用价值的过程。在此过程中，文明创建档案才能逐渐“丰满”，创建成果自然就呈现“丰硕”状态。

2.5 加强文明创建专兼职档案人员的培训

档案工作者是档案工作中最活跃的因素，是档案事业建设与发展中的关键所在[3]。高校文明创建档案建设工作的质量及成效，很大程度上决定于文明创建专兼职档案人员的综合素质，包括业务素养、敬业精神、责任担当意识等。其中，业务素养至关重要，如果对文明创建档案收集整理的基本原则、业务流程、文明创建达标验收标准等方面业务都不熟悉甚至不知晓，很难保证日常文明创建档案资料收集、整理、分类、筛选等工作的完整、系统和科学性，甚至造成资料的流失，进而造成在档案提供利用方面的准确性、权威性的缺陷。鉴于此，必须加强对文明创建专兼职档案人员的培训。具体培训形式可以结合单位实际灵活选择：送到档案培训机构接受专门培训、校内档案专家培训咨询、网上学习培训等。业务培训的内容除档案学相关理论及实务，还应包括计算机基本操作、现代信息技术管理和计算机网络通讯相关知识，为满足对档案进行数字化管理的需求奠定基础。

2.6 积极推进文明创建档案的信息化

文明创建档案信息化建设是一个由档案实体管理向档案信息管理的过程，目标是深入开发档案资源，最大限度、最广泛、最快捷地提供档案信息满足学校各方面要求[4]。因此，高校文明创建档案的建设工作必须紧紧跟上信息化时代的要求，在文明创建档案数字化的基础上，逐步实现计算机对电子文件和电子档案的信息管理。高度信息化后，除方便档案查询利用外，还便于文明创建成果的网络推广。为此，必须从人员培训和设备(即软件和硬件)两个方面加强建设，并积极加以推进。

2.7 实现文明创建档案的信息共享

目前，高校一些部门(包括档案部门)在工作中习惯于各自为政，例如：在文明创建档案建设中缺乏联合与共享，易造成全校相关信息难以流通，形成“档案信息壁垒”，甚至形成“档案信息孤岛”，即档案信息分散、存储形式不同、多以局部范围的应用模式存在，人为造成跨部门间的信息壁垒。档案信息的分散使得师生员工在利用档案的过程中不得不“四处奔波”，耗费大量的时间和精力，造成档案利用效率低下[5]。鉴于此，应借助学校信息化建设平台，通过体制机制创新，有效破除“信息壁垒”和“信息孤岛”，实现文明创建档案信息的校内乃至社会共享。

3 结语

高校文明创建档案建设工作与文明创建工作是相辅相成的，档案工作既是文明创建的重要组成部分，又是文明创建的条件和基础，对文明创建起着全面推动作用。作为档案工作者，在相关实践缺乏统一规范的背景下，应全力推动高校文明创建档案建设为相关政策咨询、研究及实践提供素材和依据。

[1]陈鸿．做好文明单位创建档案工作的几点认识[J]．黑龙江档案，2011(3)：140．

[2]郑慧，梁艳．档案文化传播主体及其选择[J]．档案学通讯，2016(3)：38-41．

[3]郑玉梅．浅析文明单位创建档案管理工作[J]．应用能源技术，2011(12)：13-15．

[4]郑亚辉．浅析高校人才强校战略下的干部人事档案管理[J]．安徽科技学院学报，2013，27(5)：119-121．

[5]马仁杰，谭亚楠，王沐辉．论我国档案检索工作中存在的问题与改进对策[J]．档案学通讯，2016(3)：42-45．

(责任编辑：郭万红)

Practice and Thought on the Establishment of Civilization Construction of Archives in Colleges and Universities

WEI Sheng

(Anhui Science and Technology University, Fengyang 233100,China)

The civilization construction of archives in colleges and universities is a basic work, which is a comprehensive reflection and real historical record of civilization construction activities as well as the important content of the on-the-spot investigation by experts of the superior evaluation and acceptance group for civilized units. The effectiveness of the civilization construction of archives determines the success or failure of the construction of civilized university to a great extent and is an important reference for the sustained construction of spiritual civilization. Through the analysis of the weak links of the current related work, the paper puts forward corresponding countermeasures, which has a reference value for the follow-up research and related practice.

Colleges and universities; Civilization construction; Archives construction; Study

2016-01-14

安徽省教育厅高校思想政治教育综合改革计划项目(Szzgjh4-18)。

卫胜(1969-)，男，安徽省合肥市人，硕士，研究馆员，主要从事档案管理及信息服务研究。

G647

A

1673-8772(2016)05-0119-03