信息化环境对中小企业内部控制的影响研究

刘通

信息化环境对中小企业内部控制的影响研究

刘通

近年来信息网络的发展深刻地影响着我国经济。中小企业作为我国国民经济的重要组成部分，其发展对经济大局尤为重要。目前我国中小企业并没有完全适应信息化趋势，在内部控制方面还有不足。本文拟从COSO内部控制五要素角度来对信息化环境对中小企业内部控制的影响进行分析，为中小企业适应信息化趋势提出建议。

中小企业；内部控制；信息化

一、问题提出

近年来，互联网在改变人们生活的同时，也深刻地改变着社会生产的各个环节。它促使越来越多的企业提高了信息化的进程，把信息网络融入企业经营。中小企业相对于其他企业而言，因其自身特点，进行信息化改革的必要性更高。中小企业是我国经济的重要组成部分，据国家统计局网站的调查数据显示，我国的中小企业占企业总数的95%以上。它们为社会提供了更多的就业机会以及在企业管理方面的创新与实践。面对信息化趋势，中小企业如果不能良好适应，再加上其本身的脆弱性和局限性，会加剧其经营状况恶化。而内部控制又是企业改革的重要环节。所以对于中小企业来说，内部控制改革是信息化改革的重要部分。内部控制在控制环境、风险评估及管理、控制活动、信息沟通、内部监督等五个方面对企业管理起着非常重要的作用，深刻影响着中小企业的信息化改革和发展。中小企业由于受到企业规模、经济实力所限，其内控制度可能不完整或者不适合企业发展现状。在信息化日益普及的形势下，中小企业如果不主动适应信息化进程，有针对性地采取相关政策，就难以在当今形势下立足。

本文根据现今信息化的发展形势和中小企业的发展状况，拟在前人关于企业信息化和中小企业内控相关研究的基础上，以COSO提出的内部控制框架五要素为线索，从控制环境、风险评估及管理、控制活动、信息沟通、内部监督五个方面来分析信息化对中小企业内控的影响，并为中小企业的良好发展提供一些建议。

二、文献综述

1.信息化与企业内控

陈朝晖、王自然提出反应和控制是会计的两大基本职能。现代会计的控制职能发挥不足，以网络经济为核心的新经济的迅猛发展对信息化下的内部控制提出了新要求。他们认为内部控制设计应具有集成性、制度应有柔性、应更加注重安全性。甄小玲提出建设内部控制与信息化建设的有机结合的体系是我国企业亟待解决的问题和在市场竞争中处于优势的需要。信息化下的内控具有实时处理保证及时、多级复核保证公正、集成管理保证效率等优点，将局部控制转化为整体控制、将事后控制转化为实时控制、将外在控制转化为自我控制、将命令控制转化为协调控制。国外在此领域也有新的成果。如Hardy等提出的有关COBIT的最新标准；ITGI和IOFS等提出并研究IT治理问题。这些成果都在大型企业和中小企业的信息化中得到了应用。

2.中小企业内控体系

赵文秀、胡淑娟提出内部控制质量直接影响企业经营活动的进行和企业价值的提升。中小企业内控存在管理层内控理念淡薄、组织结构设置不善、缺乏风险评估制度、控制政策不健全、缺乏信息沟通渠道和持续的监督机制等问题。和丽芬提出中小企业内控框架构建应从制度控制入手，根据内控本身的层次，将其分为物质、制度、价值控制三个层面，并以此结合本企业的实际情况进行中小企业内控体系建设。

3.信息化与中小企业内控

纪刚认为在内部控制作用的机理基础上，构建信息化应用中的内部控制框架是必要的，其将降低企业经营的风险，并为推动其信息化进程和健康发展提供保障。卢德湖在探讨信息化环境对中小企业内控影响的基础上，重点对推进信息化环境下中小企业内部控制策略进行了论述。提出了中小企业要构建以内部环境为重要基础，以风险评估为重要环节，以控制活动为主要手段，以信息与沟通为重要条件，以内部监督为重要保证，相互联系、促进的内控信息化体系，实现中小企业健康发展。

三、信息化对中小企业内部控制的影响

1.信息化促进了控制环境的良性发展

内控环境是企业建立和实施内部控制的基础，它塑造了企业的纪律与文化，构建了企业架构，也对员工的思想起着非常重要的作用。我国中小企业的传统内部控制环境存在若干问题，主要体现在以下几个方面：（1）内部控制意识不强。因为管理者专业知识的局限，他们往往认为内部控制仅仅是制度的约束，因此，管理者大多凭直觉来把握企业运作，而不是凭借专业管理知识。（2）受到企业规模和人才的限制，企业管理机构往往设置不全面。很大部分企业都是家族式管理，所有权和经营权并没有完全分离，管理部门的设置也比较简单。（3）人力资源管理得不到重视。管理层存在任人唯亲的状况，导致员工实际能力和岗位所需能力的差距，这既影响了管理者的决策，又不利于公司的经营发展。另外，在配套人才的培养方面也存在不足。

随着信息化在中小企业中的推进，控制环境的改变愈发明显。首先，它推进了企业管理层的精简和效率的提高。管理层的要求可以迅速传达给员工，从而使他们之间的交流也更加方便和频繁；人力资源管理更加完善，人员的任用更加透明，管理岗位的职责进一步落实，工作效率得到大幅度提高。其次，它促进了良好企业文化的形成。信息化使企业环境更加宽松，氛围更加和谐，从而提高了员工工作的积极性和对企业的忠诚度。

2.信息化增加了风险评估及管理的方式

随着经济全球化的深入和国内经济的持续向前发展，我国的市场竞争更加激烈，对中小企业来说它们的经营风险也大大增加。风险评估的重要性不言而喻。

信息化的发展为内部控制提供了先进的工具，信息系统的发展也使风险评估更加精准和有效。企业可以利用信息系统对市场信息进行有效收集，及时把握市场动向，规避市场风险。这个流程的自动化避免了人工处理信息的失误，使信息更加客观，而大数据的应用也使信息更加有代表性。但是，企业也要建立完善的信息化治理机制，来避免对信息化的过度依赖和由此带来的信息安全问题。

3.信息化使控制活动更加严谨及精准

控制活动是根据风险评估的结果，将企业的经营风险控制在一定范围内的活动。控制活动对企业应对风险影响深刻。随着信息化的发展，控制活动也得到了拓展。企业需要以企业信息化为基础，对业务流程和组织结构等进行必要的调整，以适应信息化带来的影响。

信息化使企业原本的业务流程做出了调整，很多传统流程都可以通过互联网进行，因此控制活动也要对此进行改动，对传统的控制活动进行基于信息化的改变，使控制活动更加倾向于互联网之外的行为，从而更加精准地管理企业的每一个活动，而且信息活动本身也需要控制。信息化使信息风险增加，企业的控制活动要更多考虑风险。

4.信息化使信息沟通更加方便和高效

中小企业在信息沟通方面也存在着问题。受到企业规模影响，员工往往存在身兼多职的状况；由于规模的局限性，往往存在职责不明的状况。由于职位安排缺陷、职责不尽分明等问题，导致企业信息沟通不畅，不能及时把握市场需求，从而造成决策失误。

信息化的应用很好地解决了这个问题。首先，信息化使各部门沟通更加便捷，联系更加紧密，促进了财务和业务等工作的高效开展；其次，信息化为内外部信息的使用者提供了便利的信息共享渠道，无论是内部的管理层和员工，还是外部的顾客，都可以得到各自所需的信息。因此可以从不同的角度发现企业经营的不足，并及时反馈，为企业有序经营和持续发展提供了信息保障。

5.信息化使内部监督更加透明和有效

中小企业原有的监督体系是完全的人工监督，通过监督部门和监督人员对企业运营和决策等各方面进行监督。由于存在身兼多职等状况，往往导致监督运行不畅，企业运营中的很多细小问题难以查出，从而集腋成裘，对企业的长远发展造成不利影响。

信息化为内部监督提供了新的方式。通过相关的监督程序和软件，使原先的人工监督变为电脑监督。一方面在业务发生前中后各时段进行全面监督，使监督程序化，大大提高了监督效率和质量。另一方面，监督软件可以将监督结果与预期目标进行比较，通过横纵向比较发现企业运营中的各项问题，并提示运营者加以改进。

但是，在信息化发展的背景下，人工监督仍然有其作用。新时期人工监督的新任务是检查计算机监督系统的运营状况，以及对软件进行评价和改进，保证其不落后于当前经济形势和市场发展状况，并将落后之处及时结合市场和政策进行调整。所以新时期中小企业应坚持电脑和人工监督并举的方针。

四、中小企业如何适应信息化形势

1.加强信息化人才培训，培养新型人才

人才是在信息化新形势下搞好内部控制的根本。只有企业里有充足的人才资源，才能使企业更好地适应信息化。首先，企业要引进精通信息化财务和管理工作的复合型人才，为企业改革和经营打好基础。其次，要对现有员工进行培训，使其适应信息化对各个岗位的新要求。并且要把员工培训当成长期战略，为不断壮大的企业服务；要建立配套的技能考核制度，明确奖惩，来调动员工不断学习的积极性。

2.完善企业内部控制制度，主动适应信息化形势

企业要从制度层面进行信息化改革，建立适用于中小企业本身的新型内控体系。在制度内采取多种措施加强对数据的保护，如数据定期备份、重要数据多重备份、改革数据管理岗位、定期维护系统和数据库以防篡改等措施。

3.进行组织结构的信息化改革，加强内部制约

职责分离作为内部控制的重要环节，同样适用于组织结构的信息化改革。要设立新岗位如系统操作、维护与审查等；并且密切关注其职能分离和制约情况，以减少舞弊情况。每个职位都要设立必要的操作密码和定期密码更换制度，以保证信息安全；每个职位都要明确相应责任和惩戒制度，在职权上做出约束。对于重要数据，可以通过多方备份的方式来保证其安全性，并在必要的时候交给审计人员来审查。

五、结语

我国中小企业多存在信息化进程缓慢、应用差异大等特点，面对日益发展的信息化进程，其面临的挑战日益严峻。中小企业在我国经济发展中发挥着巨大的作用，为我国国民经济增长和吸纳就业做出了巨大贡献。促进中小企业的良性发展，推行企业信息化势在必行。中小企业规模有限，人才不足，导致其管理水平不高，内部控制制度不健全，信息化的快速发展大大凸显了这些问题。因此，建设信息化下的内部控制机制、完善内部控制制度是信息化进程中必不可少的环节。根据COSO内部控制五要素的机理，系统地推进中小企业信息化内控建设，将从整体上降低中小企业的信息化风险和经营风险，进而促进中小企业的健康发展。

［1］甄小玲.浅析我国企业实施信息化内部控制的优越性［J］.新经济，2014（11）：77.

［2］陈朝晖，王自然.会计信息化对内部控制的要求［J］.财务与会计，2001（09）：47-48.

［3］和丽芬.对中小企业内部控制框架构建的思考［J］.会计之友（上旬刊），2008（05）：54-55.

［4］赵文秀，胡淑娟.对加强中小企业内部控制的看法［J］.财会月刊，2008（12）：23-24.

［5］纪纲.信息化对中小企业内部控制的影响研究［J］.财贸研究，2010（03）：139-143.

［6］卢德湖.信息化环境下中小企业内部控制研究［J］.商业会计，2015（09）：69-72.

（作者单位：江苏大学财经学院）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.14.069

江苏大学第十四批大学生科研立项项目（项目编号：Y14C008）］