养老保险档案的作用与管理

白贵海

河北省石家庄市平山县社会保险局

养老保险档案的作用与管理

白贵海

河北省石家庄市平山县社会保险局

基本养老保险制度是我国按照相关法律规定以及社会保障需要，在我国强制建立并推行的社会保险制度，企业基本养老保险制度消除了企业职工参加企业工作离退休后基本生活的后顾之忧，也是社会保障制度最重要的内容。本文针对企业职工养老保险档案管理的一些问题，并提出有针对性的建议。

社保处；养老保险；档案管理

养老保险档案是指以文字﹑电子文档﹑图表等形式来社会保险机构在办理养老保险业务过程的记载。由于养老保险本身涉及的范围较广，其信息量较大，所以对与档案的保存期限以及保存安全性要求都较高。养老保险档案是社保处开展社会保障工作的重要依据，是提高社会保障服务以及社会保障质量的必要条件。所以养老保险档案管理工作的完善对我国社会保障工作规范化﹑效率化的发展起着极其重要的作用，是社会保障工作飞速发展的必要保障。

1 社会养老保险业务档案管理工作的重要性

1.1 由于社会保险业务档案中记载的内容极为重要，其中的内容对社会保险业务经办运行工作有着详细反映，记录着参保单位或个人的具体情况以及接受社会养老福利的真实记录，对各项社会保险经办管理领域的活动进行了记录，其重要性不言而喻。因此，对社会养老保险业务的档案管理工作进行革新，使其更加标准化和科学化，对社会保险事业的发展有着重要的意义。在新形势下保险业务档案的管理要做到信息检索迅速准确以及保证业务资料全面无缺失等，为社会保险事业发展提供良好的基础。

1.2 社会养老保险业务档案管理工作之所以在社会养老保险工作中占有重要的地位，还是因为该项工作中的核心业务档案也是社会保险内部监督控制的重要工具。因此，做好社会养老保险业务档案管理工作，集中管理重要档案﹑保证档案资料的完整性不仅对于相关部门的审计监督十分重要，还能够加强社会养老保险业务的内部监督，减少不公平现象。

1.3 社会保险业务档案对社会养老保险的各项基本工作都有所记录，对于社会养老保险事业的方方面面的内容都有所反映，对于社会保险事业发展历程的研究来说，是非常重要的文献资料。因此，社会保险业务档案管理工作能够对社会保险事业的研究提供重要资料，从而借此来推动社会保险事业的进一步发展。

2 加强养老保险档案管理工作的对策

2.1 积极推进养老保险档案信息化建设

传统的管理模式是工作人员手工收集﹑整理，工作量大，效率也低下，费时费力信息化对档案工作提出了新的要求，要大力运用当代科技新成果和新手段，提高档案管理工作的效率和水平，以尽快实现档案管理信息化档案管理数字化﹑信息化是当今经济社会对档案工作的要求，档案管理人员必须熟悉掌握和运用现代科技新成果和新手段，以适应档案管理工作现代化的需要实现档案工作科学化﹑现代化﹑信息化，必须利用计算机操作系统，利用档案管理先进软件程序，建立健全档案电子文档，使用计算机检索档案目录，实现现代化管理，这样既减少了档案管理人员的工作量，提高了工作效率，也为查询档案人员提供了更优质﹑更快捷的服务。

2.2 加强对档案管理人员的专业培养

加强对档案管理人员的专业素质培养是提高社保处档案管理工作的必要措施。通过对档案管理人员的不断培养，拓展档案管理人员的工作视域，灵活工作人员的管理思维，在正确认识档案管理工作的前提下，提高管理人员的业务水平，提升管理效率。另外还要加强对档案管理人员的计算机相关应用培训，以便于为社会养老保险档案管理工作的信息化发展提供充足保证，使的管理人员的专业技能更加全面化，即具有过硬的档案管理能力，还要会熟练的运用现代化的管理设备。

2.3 提高技术支撑

目前，我国一部分社保处已经投入使用先进的档案管理系统，通过实际的工作数据可以看出，管理系统的应用很大程度上提高了管理效率，提升了档案管理工作的工作质量。为切实提高档案管理水平，笔者认为应该从两个方面去完善档案管理系统：第一，要建立完善的数据库系统，将参保人员的相关信息应全部录入到数据系统中，该系统不但可以将这些档案信息进行规整﹑统计，还可以为相关决策提供重要依据。第二，建立完善的档案检索系统，该系统应该将部门参保信息制作成电子档案的形式，并定期进行维护，并对本单位之外的用户设置使用权限，例如外单位人员只能进行查看，无法修改等。

2.4 建立多元化多层次养老保险体系，推行弹性缴费制度

要逐步改变职工养老保险制度的单一缴费制度，要适应多层次就业人员的基本需求，建立起多元化﹑多层次的养老保险体系。要逐步推行弹性缴费制度：①已经连续缴费 15 年，但是还没有达到法定退休年龄，并且出现中断缴费的问题，则其在退休时，养老保险金待遇也会相应的减少，为了有效避免出现上述问题，应该加强政策引导，尽量避免出现中断缴费人员。②一次性买断工龄，或者与企业解除劳务关系的人员，可以在选择发放安置费用以及事业保障金的同时，一次性缴纳全部养老保险费用，这样其在达到法定退休年龄后，依然能够依法享受养老保险金待遇，保障其老年生活。③对于“断保”人员，还应该综合考虑其个人经济收益情况，根据不同标准分档缴纳养老保险金。

综上所述，职工养老保险是社会养老保险的重要组成部分，职工养老保险发生“断保”，关系民生﹑关系社会和谐稳定。另一方面，政府要切实加强养老制度﹑政策管理和法律体系建设，促进社会保险金规范化﹑制度化﹑法制化管理。企业在生产经营过程中，应该意识到为职工缴纳养老保险金的必要性和重要性，而企业职工应当树立权利和义务对等的理念，在享受社会保险的同时，要依法按照相关的规章制度缴纳自己应当缴纳的费用，积极配合单位进行养老保险制度的改革，为养老保险改革履行自己应尽的义务。这样，当企业职工达到法定退休年龄后，就可以按月从社保经办机构处领取养老金，保障自身利益。

[1]杨丽艳.浅析做好企业档案管理工作[J].办公室业务，2016

[2]王安妮.抓好档案管理打造精品工程[J].科技展望，2016

[3]张玉洁.信息化工程管理档案管理方法研究[J].江西建材，2016