论新形势下档案管理的信息化建设与实践

张文晋

天津开发区市政工程修建服务公司

论新形势下档案管理的信息化建设与实践

张文晋

天津开发区市政工程修建服务公司

信息化是当前一个使用频率非常高的词汇，对于档案资源的整合来说也有着十分重要的意义。在档案资源整合工作中信息化的技术给其发展带来了新的春天，信息化技术的应用使得档案资源整合工作中的各个部分和工作进程都得到了大幅度的提高。所以在今后的发展中我们要一直秉承着不断探索的精神，将现代化的信息技术不断融入档案资源整合的工作当中去，为企业未来档案事业的发展做出更大的贡献。鉴于此，本文主要分析新形势下档案管理的信息化建设与实践。

新形势；档案管理；信息化建设

1 、档案业务信息化势在必行

1.1 内力所迫——社会需求与档案业务发展规律

社会信息化导致档案数量剧增，档案载体呈现多样性，档案管理对象不断丰富，不仅仅局限在纸质档案方面，已经扩展到照片、图像、录音、录像、电影胶卷、缩微胶片等各种不同种类载体。档案的数字化，对档案资源服务的内容和方式提出了更新更高的要求，传统的档案管理方法已经不能完全满足这种需要。因此，档案工作亟需实现信息化管理，以适应社会发展需求，更好地服务各项事业产业发展。

1.2 外力所驱——电子业务的普遍应用

计算机网络的普及促进了信息化的进程，网络技术、数据库技术、数据存储等各种信息技术的迅猛发展，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了前所未有的技术条件，网络基础设施不断改进完善也为档案信息化建设创造了良好的硬件环境。

1.3 动力所在——国家政策的支持

2002年，国家档案局发布《全国档案信息化建设实施纲要》，开通了国家档案局网站，全国档案信息化建设进入全面推进阶段。2016年4月1日国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出，到2020年，初步实现以信息化为核心的档案管理现代化，基本建成与全面建成小康社会相适应、有效服务国家治理和“五位一体”建设的档案事业发展体系，并将“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升”列为“十三五”期间主要的工作任务。

2 、档案管理信息化建设中存在的主要问题

2.1 未得到足够的重视，缺乏建设资金

从目前的形势来看，国家对档案管理工作的重视度远远不够，档案部门在整个社会中占据无足轻重的地位。因而政府在档案管理信息化建设方面给予的政策和资金支持也比较少，这就造成档案管理的信息化建设工作中，出现资金不足的现状。许多档案部门都没有能力更新老旧设备，严重阻碍了档案管理信息化、现代化的实现。

2.2 专业人才严重缺乏

档案管理的信息化建设，是随着现代信息技术发展而出现的一种趋势，它要求档案管理人员具备全面的档案管理知识、掌握先进的现代信息技术，以及较高的职业道德素质。显然，这对传统的档案管理人员来说，是一个不小的挑战。通常来说，档案管理人员可分为辅助人员、普通专业人员、高级专业人员三个等级，辅助人员应具备基本的专业知识和技能；专业人员应具备充足的专业知识储备，并熟练掌握现代信息化管理技术。

3 、新形势下档案管理信息化的实践对策

3.1 提升对档案管理工作的重视度，加大信息化建设的资金投入

①国家应摒弃陈旧观念，提升档案管理意识，并出台相关政策呼吁社会各界支持档案管理工作，提升社会公众对档案管理的认识，进而为档案管理工作奠定坚实的社会基础。②档案管理部门必须重视与外界的沟通和协作，充分取长补短，改变档案管理工作存在的劣势，提升档案管理水平。③国家财政部门应当增加对档案部门的工作经费投入，以改善档案管理信息化建设经费不足的现状。④档案部门应将资金落到实处，杜绝假公济私、铺张浪费等问题的发生。着重将资金用在优化办公设施上，确保电脑、复印机、扫描仪等基本的办公设施充足。

3.2 提高档案管理人员的素质，实现档案管理科学化

首先，档案工作者必须具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中在大量运用迫使档案工作人员支学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识。再次，从档案管理现代化发展趋势看，档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。

3.3 强化电子档案的安全性，确保档案内容真实有效

强化档案安全管理是促进档案科学化水平工作得以的有效进行的重要手段，管理的目的在于安全规范，也要规范档案管理员工行为，在安全管理上也要明确了领导的责任，确保将安全工作与监督工作落到实处。企业内部必须构建专业化的安全管理机制。然后，需要从实际情况出发，具体问题，具体分析，将档案管理的各项涉及安全问题的环节和内容进行明确，进而达到强化管理的目的。在电子信息时代下，档案信息管理的安全问题也成为主要的问题，在电子档案使用与管理上档案的真实性与安全性都需要得到重视，无论是个人使用还是单位管理的档案，都需要进行合理的安全措施的防护，保障档案信息的安全，避免被他人利用或改动。所以，建立一支能够体现现代科学技术水平的档案信息管理队伍，并且结合多元化的知识结构，实现档案信息化时代下档案数据的安全，并且通过安全化的管理，进一步提高管理者与参与者的自身素质，迎合时代发展。

总之，档案的信息化管理不同于传统的档案管理方式，传统的档案管理是以档案实体资料的保管为重点，由于档案资料的类型较多，管理工作也比较繁复。而档案管理的信息化建设，要求将档案转变为电子版的形式，并通过网络信息渠道将其提供给社会各界。相比之下，电子版的档案更有利于查询、修订和存储，能大幅降低档案管理的成本。

[1]段春雁.论新形势下企业档案管理的信息化建设之我见[J].办公室业务，2013，03：151-152.

[2]王倩.新形势下事业单位档案管理信息化建设研究与实践[J].市场观察，2015，S2：64.