基层干部人事档案工作存在的问题及解决对策

侯悦颖

河北省承德市兴隆县挂兰峪镇政府

基层干部人事档案工作存在的问题及解决对策

侯悦颖

河北省承德市兴隆县挂兰峪镇政府

随着现代化社会建设的深入发展，尤其是社会管理工作的科学发展，面对信息化的时代，档案管理工作应该说取得了前所未有的发展。但是，近年来，各地屡屡发生的非法越级提拔使用干部、带病提拔干部等案件，无不警示着我们：干部档案管理工作依然存在漏洞，工作尚存在不严密、不科学。特别是广大基层农村，干部人事档案管理工作所存在的问题更是严重，致使管理更为严密而科学的上级主管部门最终也无法真正落实干部人事档案的科学管理工作，甚至给干部管理与使用工作造成了严重的不良后果。就目前来看，基层干部人事档案管理存在的主要问题集中体现在以下几个方面：

首先，对基层干部人事档案管理认识还不够到位，重视程度比较低。就是在今天，仍然有相当一部分领导对干部人事档案管理工作的认识还存在着误区。有的抱着无关紧要的思想，总认为有上级主管部门呢，基层档案管理工作无关紧要，随便一个人就能应付那些简单入档、归类、整理工作，根本没有必要兴师动众。有的领导认为现在使用人才重在现实表现，个人档案没有多大作用，档案管理再严，工作做得再好也没有什么价值。有的领导认识上不到位，认为人事档案工作就是保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不需要领导直接过问或者亲自领导。在这种思想的指导下，一些单位虽然按照档案管理的基本要求建立了档案室，但是并没有按照规定配备专门的档案管理人员，多数档案管理人员是办公室人员兼任，致使档案管理工作的专业化、规范化成为空谈。

其次，管理不够完善，遗留问题比较多。一是学历材料和专业技术材料不完备。随着社会的全面进步和发展，各级各部门对学历、专业技术要求越来越高，很多干部通过各种方式取得了相关学历学位或专业技术职称，但没有及时将材料送交人事档案管理部门存档，直接导致人事档案中的学历、专业技术职称材料不齐备，甚至造成部分材料遗失。二是入党材料不完备。不少干部曾在多个单位工作，但入党时所在的单位并没有将他们的入党申请书、转正申请书等材料放入个人档案。此外，也存在发展的新党员入党材料不齐备就直接存档的现象。三是任免考察材料、工资表不完备。有部分干部的任免考察材料因为没有及时归档，造成现在无法查找；由于政策或其他原因，个别工资表中有空白年份，工资资料不齐全。

此外，立卷不够规范，案卷质量不够高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄两历一身份”记载多样，个别干部的年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高。二是档案用纸规格不一。现行的公文材料大都是A4纸，履历表、高等院校毕业生登记表、入党志愿书等大部分是16开纸，如将A4纸剪裁为16开大小，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来麻烦。三是材料归类口径变化多端，存在归档类别不规范、不准确。四是档案材料短缺，如表彰和处分材料未收集归档。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足现行社会发展的需要，如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、潜力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

最后，现代化技术手段滞后，运行效率比较低。根据主管部门要求，基层相继建立起了比较规范的干部人事档案电子信息化管理系统，但是使用效率低，或者干脆不使用，更有甚者是档案管理失控，本来属于很高级别的保密信息，或者个人隐私信息成了任何人都可以随时查阅的公共资源，更不用说及时更新与公示相关信息了。

那么，面对新时期，面对信息化的时代，我们到底应该怎样做好基层干部人事档案的管理工作呢？

一.强化管档意识，提高地位作用。

基层的主管领导和档案管理员要进一步强化管档意识，提高对干部人事档案工作地位和作用的认识，坚决避免出现“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象，还需要定期了解工作情况，积极研究并解决发现的问题，加强监督、检查与指导。同时，加强人事档案工作队伍建设，提高管理人员素质及业务技能。每位干部职工也要积极配合，及时将个人最新相关材料上报人事档案管理部门归档

二.严把两个关口，保证档案质量。

首先，要从材料来源入手把好“入口关”。在接收干部人事档案时，要严格审核，该由原单位负责的材料要求原单位负责收集，尽量减少、避免历史遗留问题的影响。在审核和鉴别归档材料时，要达到“完整、真实、精练、实用”的要求，避免形成新的遗留问题。其次，要从日常工作入手把好“更新关”，着重掌握“四个规律”。一是时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料，如重要节日里表彰先进、年度考核形成的考核材料表格、工资情况变动等，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。二是变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职称评聘表、任免审批表等。三是信息规律。如通过党代会、人代会召开，领导班子换届等活动可收集相应的人事档案材料。四是普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作，要及时了解有关政策，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。

三.继续加强制度建设，规范管理程序。

建立健全一套完整科学的干部人事档案工作规章制度，使工作有序、有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用，真正为上级领导选准用干部提供科学而可靠的资料。

四.创新管理机制，提高利用效率。

一是技术创新。加快档案工作信息化建设步伐，建立干部人事档案数据库系统，使干部档案信息化，并在档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。二是内容创新。在收集干部基本情况的基础上，建立干部业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及任务完成情况收入档案；建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料；建立干部认可档案，本着领导干部群众认可、技术人员学术认可、经营人才市场认可的原则，分别建立领导干部考核考察档案、技术人员学术和推广成果档案、经营人员业绩档案。