文书档案管理中存在的问题与对策研究

2016-03-16张振

环球市场 2016年9期

关键词：文书档案管理单位

张振

高密市检验检测中心

文书档案管理中存在的问题与对策研究

张振

高密市检验检测中心

随着我国市场经济的改革和档案管理制度的不断深入，传统的文书档案管理方法已经不能够很好地满足现代社会的需求，所以，应该结合实际进行实施创新，进而形成新的文书档案管理形式。本篇文章主要针对文书档案改革与创新过程中的若干问题进行相关的探讨，并找出存在的问题加以解决，进而使文书档案的管理制度符合社会的发展和档案管理的需要。

档案；管理；对策

1、文书档案管理存在的问题

1.1文书档案的内容缺乏完整性

就目前来说，文书档案仍旧缺乏完整性，造成这一局面的原因有：首先，档案材料的内容缺乏。从一定程度上说，文书档案记录着单位的重要信息。从理论上来说，这样的一份档案应该会比较充实和完整，但是在实际的工作中，由于种种问题，比如档案材料的缺乏，直接导致文书档案中对一些数据和材料的情况缺失，较多的是较为笼统的叙述，缺乏针对性的记录。所以，面对这样的一份档案，不能够真实地反映出一个单位的状况，从而对一个单位的测评没有具体定量的材料加以说明；其次，材料失真。随着中国的经济快速发展，加之国家对身份的档案管理进行了完善。一部分为了自身的切身利益，存在舞弊的现象，比如材料不真实。很多情况，缺乏严格的审核，从而使文书档案失去了应有的应用价值。

1.2档案管理问题频发

尽管文书档案的管理有了很大的改善，档案管理权力已经下放，但是在实际的工作中仍旧出现了许多问题。第一，太过于强调档案的保密性和政治性，导致了档案不能够得到充分地利用；第二，完善的管理制度不能很好地落实在具体的工作中，很多部门在查阅和递送文书档案的时候，不按照相关的步骤，不准时归档；第三，管理手段不能与时俱进，在档案的整理、编号和装订上还是手工操作，没有适时引入网络化管理，进而造成档案查阅和管理困难。

1.3档案管理流程需要完善

文书档案具有一套完整的管理流程，包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计以及利用等流程，但是在实际的工作中，这些流程已经不能够很好地适应档案管理的需要。首先，文书档案类目设置不科学，对文书档案的鉴定真伪工作落后，对档案中的材料不能进行真假辨别，且缺有力的监督，使得很多假档案融入其中；最后，文书档案的保管较为混乱，没有固定的机构对档案进行统一的管理，导致档案管理工作效率低下。

1.4档案管理制度不健全

单位档案管理工作缺乏一套完整的管理系统，管理尚未达到规范的程度，档案管理中心不能及时、完整的收集、归档、整理各个科室的资料，每个科室的资料都分布在自己的科室。加之，档案管理部门对收集上来的资料不能进行规范化的管理，在摆放、查询流程中出现诸多的问题。比如在使用档案时，往往需要大量的人力去查找，影响档案的使用效率。

1.5档案信息化管理水平低

目前档案管理工作还停留在传统的管理模式，大多数手工操作，信息化管理水平比较低，不具备恒温、恒湿的保存要求，查找资料时效率比较低，耗用的时间比较多。大部分的资料采用的是纸质型，缺少大数据、存储设备的现代化管理手段，很多声音和视频资料因为缺乏保存的条件而被舍弃，从而影响了档案的完整性。

2、文书档案管理工作的创新

2.1提高单位档案工作认识

一项工作能否顺利开展与领导层的重视程度密切相关。因此，单位部门的领导应该更加重视档案管理工作，给予财政支持和人力支持，必须的时候提供软硬件的支持。为了提高单位的工作质量，就必须重视档案管理工作，以网络建设为主题思想，创建一个有序、简便的工作环境。

2.2建立科学合理的档案管理体系

建立科学合理的档案管理体系，目的就在于将各类信息进行有序的划分，归档保存，提高档案的使用效率。在建立管理体系时，要充分的考虑职能和分工，提升管理的效率。首先，档案员要按严格的程序和规范对资料进行归档、整理、保存。其次就是制定相应的安全保密级别，对于重要的文件要加强管理的级别。最后就是要做到清楚的标注，做到有据可查。

2.3加强档案员的信息化素质培养

随着社会信息化的发展，档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作，数字化不断升级，电子文档等信息化文件为检查提供了便利，档案员要不断提升自己的业务知识，还要提升自己的信息处理能力，从而提高单位工作的服务质量。

2.4实施绩效考核，促进档案发展

绩效考核是一种有效的激励手段，建立科学合理的绩效考核体系有利于提升档案员的工作积极性，还能引起领导层的重视，建立奖罚分明和晋升制度，可以让档案员端正工作态度，提高他们的工作热情，主动的完成繁琐、复杂的档案工作。通过对档案工作的分解、考核，建立绩效考核体系，将会实现档案管理的科学化和规范化。

2.5大胆改革，实现档案的现代化管理

通过深层次、多渠道地开发档案信息资源，提高档案的使用价值，为单位业业务、日常管理及患者服务。要实现档案现代化管理。一是要加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施。二是要加强档案现代化管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。三是要配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和效率。注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使单位档案管理更加现代化、规范。