建筑工程电子文件档案管理分析

吴志博

山东枣建建设集团有限公司

建筑工程电子文件档案管理分析

吴志博

山东枣建建设集团有限公司

随着当前社会经济的快速发展，建筑行业有了很大的进步，同时随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。

建筑工程；电子文件；档案管理

1 建筑工程电子文档建立的基本要求

①电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。由于工程建设的过程是工程档案的形成过程，这就决定了建筑工程电子文件档案的建立是一个较长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，电子文件资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了建筑工程电子文件建立的难度，确保其真实性、完整性是十分重要的。因此，要对建筑工程电子文件的形成明确其基本要求。②应明确规定建筑工程电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。③归档建筑工程电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致，也就是与图纸实体的图号盒相一致。④具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。⑤归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

2 建筑工程电子文件的档案管理现状

2.1 电子文件归档不到位

采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。

2.2 电子文件档案管理人员职责界定模糊

在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。

2.3 电子文件的真实性、可读性较差

在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。

3 建筑工程电子文件档案管理策略研究

3.1 及时杀毒、分散储存

计算机的使用和各种终端设备的使用都要注意一点，就是要及时进行杀毒，何况关系安全和保密的建筑工程的电子文件档案，因此在进行文件的传输和文件的储存时一定要有严格的保密措施，尽量不使用经常带来病毒的U盘。要对电脑定期不定期地进行检查和清理，如果发现系统上出现漏洞、有木马威胁时要及时处理，如果病毒扩大化不仅影响的是计算机的安全，而且影响的是整个电子文件档案的安全，那样会得不偿失。同时在文件传输的时候如果不是特殊情况，尽量使用邮箱的传输方式，在传输过程中一定要注意记录传输时间和传输的大体内容，有效保证文件传输的安全和稳定。机密文件和重要文件要注意尽可能不用网络在线传输，防止黑客入侵和网络监控。建筑工程电子文件档案管理的储存要注意分散进行储存，因为过于集中的储存是引起安全性和保密性问题的重要缘由之一。对于重要的资料和重要的文件应该做好备份，并且要储存在电脑的硬盘上，这样就能减少病毒和黑客，对于需要存储的内容一定要做好标注，同时要分散储存在另一个U盘中，这样就能防止恶意的篡改和删除，即使篡改和删除了，也能以最快速度发现并采取重要防护措施。

3.2 更加规范和科学地使用电子文档

定期对办公室的各种文件进行收集、整理和备份，并且在此基础上进行安全储存，这样就能在一定程度上保证电子文档档案管理的安全。对于一些比较重要的文件，一定要按照文件的性质和级别安装安全性能较高的软件，这种软件从某种意义上讲能有效避免病毒的进入、木马的形成和黑客的入侵，从而有效防止电子文件档案的流失和损害，也有效地保证了企业的经济安全和名誉安全。一些工程的报价和投标方案是建筑工程部门和企业最重要的信息之一，因此必须采取更加严密的手段对汇总档案进行积极有效地处理，首先是不要使用在线传输，要对电脑进行杀毒，可以多次进行，同时一定要做好备份，防止意外流失。

3.3 引进和培养更加专业的计算机人才

引进和培养更多专业的计算机人才，要在现有条件下对员工进行深造，为企业培养高精尖的计算机专业人才，让他们既要掌握熟悉的计算机操作技术，也要有良好的职业道德素养。既要热衷于电子文件档案的管理工作，也有要严格的保密意识和安全意识。专业的计算机技术人才要会自己设计基本的程序，并能做好相关软件的开放，要会自如地设计图纸和进行安全的储存。要使自己的企业有一定的网络空间，保证企业的安全性和稳定性。企业不但要注意内部培养，更要注意对人才的引进，为建筑工程的发展和稳定注入新鲜血液，在引进过程中主要素质和业务的结合，既要注重业务技能，更要注重道德素养。

结语

建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。

[1]高影，张艳萍.浅谈建设工程电子文件编制与电子档案接收管理系统应具备的功能[J].城建档案，2012，10：40-41.

[2]田欣.电子文件的档案化管理分析[J].实验技术与管理，2010，08：197-200.