关于电力企业档案信息现代化管理及对策的探析

2016-03-16梁东刚

环球市场 2016年32期

关键词：电力企业现代化档案管理

梁东刚

中国电建集团核电工程公司

关于电力企业档案信息现代化管理及对策的探析

梁东刚

中国电建集团核电工程公司

当前，随着科技的发展，档案数字化建设成为档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是促进档案管理工作现代化的客观要求。通过档案管理信息化建设，能够对企业发展过程中的各项业务进行更加透彻的分析，并且对企业的未来发展方向做出科学的预测。所以，对于电力企业而言，只有充分注重档案管理水平的提高，才能真正有利于电力企业的进一步发展。基于此，文章就电力企业档案信息现代化管理及对策进行分析。

电力企业；档案信息现代化管理；对策

1.电力档案信息现代化管理的作用和内容分析

1.1 电力档案信息现代化管理的作用分析

电力企业的档案信息化管理，对档案管理的水平提高有着积极的意义。应用新技术有助于对档案信息的采集以及存储和传输等进行优化，能有效提高档案管理的效率水平，也有助于电力企业档案的管理结构得以优化。

1.2 电力档案信息现代化管理的内容分析

从电力档案的信息现代化管理的内容上来看，电力企业的档案信息中的案卷是对电力企业面貌进行反映的重要资料，也是有利于企业决策发展规划的重要内容。在对整体的电力企业的发展方面都有着积极作用。要树立先进的管理思想，学习科学的管理理论，继而采用与之相适应的组织机构、管理方法和手段，以达到预期目的。

2.电力企业档案管理信息化建设的现状

档案管理信息化建设工作是对档案管理工作的一种创新和变革，所以在前期开展的过程中会面临很多的困难，需要在实践中不断的改进和完善。由于传统的档案管理工作都是由人工完成的，而在实行信息化建设之后，所有的流程都需要通过计算机信息技术来实施，所以首先在工作习惯和思想观念上就存在一定的难度，有些档案管理人员在档案管理方面的专业水平较高，但是对于档案管理信息化建设中使用的操作软件不够熟练，所以还需要一个适应的过程，在前期的进展会比较缓慢。由于每个企业的业务开展情况不同，所以在档案管理信息化建设中所应用的操作软件也具有一定的差异性。而由于我国在档案管理信息化建设方面还处于起步阶段，各方面的体系建设还不够完善，所开发的软件系统比较单一，而企业又缺乏相应的人力和资金去自主开发适用于自己企业的档案管理软件，所以在实际应用的过程中，无法根据企业的发展需求灵活处理。而在内部的体系建设方面也不够健全，档案管理信息化建设的覆盖范围较小，没有在企业内部形成完整的网络体系，所以为档案信息资源的收集和信息传递等工作带来了难度，阻碍了档案管理信息化建设的进程。这些问题都是在档案管理信息化建设的过程中可能会面临的，所以需要不断的努力，克服各种困难，推进档案管理信息化建设工作的高效开展。

3.电力企业档案信息化建设与管理措施分析

3.1 完善档案信息化建设管理体系

逐步建立完善档案数字化建设的制度规范，建立统一的标准体系，是档案数字化建设的首要外部驱动力，其首要目标是建立规范的管理制度。在建立数字化系统的同时，形成配套的适用于档案收集、审核、储存、使用等各环节的管理制度，保障整个过程有序进行。其次，要统一评价标准，综合借鉴国际标准与国内相关法律法规，兼容目前各先进档案管理标准的优势，建立一个统一的系统的标准体系，避免“信息孤岛”的出现。合理的档案数字化指标体系是指导各单位组织建立规范的电子化档案的标尺。优化的岗位设置是人力资源充分发挥的前提，长效的人才激励机制是档案管理人员积极进取的保证。完善的制度建设和统一的标准体系建设是档案数字化建设进程中的重中之重。

3.2 加强档案管理基础设施建设

为了实现企业的档案信息化，提高企业的信息技术水平，就必须要加强对硬件等基础设施的建设，充分发挥计算机的功能，建立企业档案信息数据库，同时还要及时进行各项系统的更新，在分析纸质档案记录的弊端上，利用先进的信息技术实现企业档案资源的高度共享。实力不同的企业更要学会充分利用现有的多媒体设备，中小型企业虽然无法投入大量的资金进行企业档案信息的建设，但可以结合企业发展的实际，配置相应的计算机，优化处理企业现有的信息资料，根据材料的特点将文件进行分类整理。企业档案信息化建设可以在现有的人员储备上花费更多的时间和精力去维护和保养系统，才能实现优质资源的网络性和共享性，适时地整理企业的重要信息资源是一个企业长期发展所必须采纳的重要措施，这也是目前中小型企业发展所需要借鉴的方式。

3.3 注重计算机信息技术和电力档案的有机结合

电力企业要与自身的运营情况进行紧密结合，加强对电力企业的运行信息采集以及保存和编目等各个环节的管理，将信息管理技术应用到电力企业生产的各个环节当中，完善电子文件档案的鉴定以及保存工作。

3.4 加强电力企业的档案现代化管理队伍的建设

电力企业的档案管理工作实施过程中，其作为档案管理目标实现的重要力量，就要能够充分注重管理队伍的建立与完善，将档案工作队伍的专业水平不断提高。这就需要加强对档案信息管理人员的专业化培训，只有将档案管理人员的队伍素养进行有效提高，才能有助于档案管理整体水平的提升。具体的培训过程中，要突出计算机技术熟练应用技能，加强对档案管理的相关法律知识的学习。

3.5 加强企业档案信息化的网络防护

为保证网络的安全，企业档案信息化管理要使用仅内部工作人员能使用的封闭式网络，并在联网时进行物理隔离。同时，为了在根本上保证网络系统的安全，企业要建立档案信息化网络的安全管理制度。