当前文书档案管理工作中的缺失与对策探析

周 婧

石家庄信息工程职业学院

当前文书档案管理工作中的缺失与对策探析

周 婧

石家庄信息工程职业学院

档案管理是一项利国利民、具有历史意义的工作，具有严密的科学性和专业性，因此也越来越受到重视。就目前的情况来看，文书档案管理工作还存在很多问题，因此需要采取有效的措施进行优化，要在建立完善管理制度的基础上，创新管理手段以实现信息化管理，做好细节管理，并全面提高文书档案管理工作人员的综合能力素质，为充分实现文书档案的利用价值、实现文书档案的规范化管理奠定基础。基于此本文分析了当前文书档案管理工作中的缺失与对策。

文书档案管理；缺失；对策

1 、当前文书档案管理工作中的缺失

文书档案管理工作对于企业提高市场竞争力以及增加经济效益具有十分重要的作用，然而，当前的文书档案管理工作依然存在很多问题亟待解决，包括：

1.1 文书档案管理工作在企业管理中得不到重视，文书档案的作用得不到发挥

随着党的工作重心转移，企业以追求高额经济效益为工作中心，而档案工作在企业是非直接创效部门，肯定不会引起单位领导的特别重视；同时档案的作用在于记载历史事实，提供历史经验，在这改革开放，新事物、新思想冲击现实发展的时代，作用自然得不到发挥，进而受到冷落。

1.2 管理制度体系不健全，尚未实现规范化管理

从文书的档案管理的现状看，当前现有管理制度体系不健全，在实际管理过程中，管理职责划分不明，管理方式过于滞后，对于文书档案管理工作的重要性尚未给予充分重视.整体上而言，文书档案管理质量偏低、且利用率不高，一般都是对档案进行归档保管后，档案就处于“尘封”状态，即使在需要利用档案时，因档案的标题以及目录等的条理不清，查找困难，致使文书档案的服务功能被大大弱化。

1.3 文书档案管理人员的专业素养有待提升

目前，由于我国大多数单位对文书档案的管理工作并没有引起非常高的注重，进而也就使档案管理人员的专业水平以及其他方面没有达到相关的要求和标准。因此，大多数文书档案管理人员的专业水平需要进行大幅度的提高。工作效率偏低以及知识储备不充分等问题，都会对文书档案管理工作的长远发展带来负面影响。

1.4 工作衔接不足

文书档案管理工作对于单位管理以及运行具有重要作用。做好文书档案管理工作才能切实把握好档案管理工作。其中，文书档案管理工作和档案管理工作既存在一定相似之处，也存在明显的不同，因此，针对两者关系应当切实认识，并且做好档案管理工作。然而，当前大部分文书档案管理工作和档案管理工作没有区分，普遍认为做好文书档案管理工作就等同于做好档案管理工作，从而导致文书档案管理和档案工作存在一定偏差，文书档案工作和档案管理在衔接方面存在问题。

2 、提升文书档案管理的措施

文书档案管理水平高低严重影响档案的质量以及完整性。因此，相关人员应当加强对文档管理的研究，切实提高文档管理水平，促使文书档案管理发挥其应有的作用。

2.1 提高地位、重视档案文书管理，使之发挥作用

企业领导要从企业持续发展的角度看待企业文书档案管理工作，克服部分领导急功近利思想和片面经济效益观念，着眼于未来，惠及子孙后代，从国家未来和企业发展的高度认识企业文书管理工作的重要性。在人员配置、设备设施投资上给予支持。把做好文书档案管理工作列入单位领导的工作考核。企业文书档案管理人员要深入研究、挖掘文书档案使用价值，主动为企业领导提供有价值的服务。

2.2 建立完善的管理制度体系

新时期下，基于对文书档案档案管理工作所提出的新要求，要想实现对文书档案的规范且高效管理，并充分发挥出文书档案的作用与价值，就需要以健全相应管理制度为基础。要求基于当前国家对档案管理所提出的规范下，实现相应管理体制的构建，在建立现代化管理制度的基础上，明确落实管理职责，并提高档案管理人员对该项工作的重视程度，积极创新管理方式，以迎合当前文书档案管理工作之需，为提高文书档案的管理质量奠定基础。

2.3 强化档案管理人员的专业素质

从客观方面来看，档案管理人员的专业素质和文书档案的管理水平具有非常重要的关联性。因此，必须要借助相关的手段和措施来提高档案管理人员的综合实力，譬如举行各种活动和讲座对管理人员进行相关的培训，另外还可以利用现场观摩交流的形式进行学习，不断提升档案管理人员的专业素质以及管理业务的实践能力。此外，还需对档案管理人员进行严格的计算机技术培训，使其掌握全新的信息技术。

2.4 强化部门衔接

文书档案管理工作对于单位发展具有十分重要的意义，因此，强化档案管理工作以及与其它部门的交接工作显得愈发重要。相关管理人员应当和企业其他部门人员进行必要的沟通以及交流，确保文书档案管理工作的有效性以及全面性，促使文书档案管理工作更为成熟并且得到快速发展。

2.5 文书档案信息化管理

实现档案管理的信息化，必须要有科学的管理平台作保障。档案信息化的核心是电子文件的管理，档案管理信息平台的建设应包括以下四个系统：一是建立文书档案归档系统，主要处理电子文件的收集、整理、归档等工作。二是建立电子文件检查审核系统，要保证电子公文法律效力，就必须建立相应的核查制度，定期检查，确保文本真实有效。三是建立文书档案存储系统，利用计算机强大的功能建立文书档案的数据库，对信息进行编目、归类、储存，便于查找利用。对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储，实行多种形式的存储。四是建立文书档案保密系统，制定档案保密制度，设置档案上传、下载的安全等级和访问权限，安装高级别的防火墙，库房等重要场所强化防磁设施。

总之，文书档案管理工作对于企业经营以及运行具有重要作用，相关人员应当对文书档案管理工作加强重视，因此进一步加强对其的研究非常有必要。

[1]赵淑娜.文书档案管理工作存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014，05：112.

[2]吴莹.浅谈当前基层文书档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2014，06：65.

[3]李彤.电子文件对文书档案管理工作的影响及对策[J].科技视界，2012，05：160-161.