计算机技术与办公室自动化工作探析

2016-03-16王尉丽

环球市场 2016年21期

关键词：办公自动化办公计算机

王尉丽

哈密公路管理局

计算机技术与办公室自动化工作探析

王尉丽

哈密公路管理局

计算机技术已经成为办公自动化的重要组成部分，大数据的产生和发展对办公自动化提出了新的挑战，本文对办公自动化的设计和建设做了详细的介绍，并就如何加强办公自动化与计算机的有效结合提供了建议，以提高办公效率。

办公室自动化；计算机技术；大数据

引言

办公自动化是人们对各种工作活动，借用计算机技术、网络技术和通信技术，从而实现计算机处理系统的管理目标，办公自动化是利用现代技术提高工作效率和工作质量，尽量减少各种错误的产生和扩散，缩短办公时间。以科学的管理理念和方法与计算机，帮助信息数据库、知识库、辅助决策系统的支持来帮助人们判断和做出正确的决策，从而提高生产力和生产效率。办公自动化系统主要由六部分组成，组织，办公空间，办公人员，对知识、信息和办公活动构成一个有机的整体办公，整个数据大量产生有用的数据。因此，深入发展和进一步拓展办公自动化专业的意义，将办公自动化与计算机技术的延伸和发展跟上时代的步伐，充分利用科技带来的优势，大大提高办公效率和质量。

1 办公自动化概念

我们的专家在全国第一次全国办公自动化规划讨论会上，提出了办公自动化的定义，先进的科学技术，使办公室的业务活动的一部分物化的人在现代办公设备外，由技术和设备构成服务的一个做的公共业务目的的人机信息处理系统“。如今，随着计算机技术和网络技术的发展，办公自动化系统也出现了许多新的特点：

1.1 集成化：人越来越少，与技术的载体更紧密地融合在一起。人机系统是办公自动化的核心。这需要一个人类和计算机技术的结合。

1.2 智能化：可以完成一些简单的机器学习的智能化劳动。计算机所作出的决定没有任何主观因素，它是基于数据的逻辑。更多的目的。

1.3 综合技术应用、视频、数据传输和通信软件于一体，易于实现远程办公，大大节约了办公成本，是提高办公室的自由度，实现随时随地办公的地方。

2 办公自动化系统设计

c/s架构系统，通过客户端和服务器来处理不同的任务，使用数据来完成数据的使用，更新，保存。是比较简单的办公系统，应用广泛。这种技术的优点是和数据库可以实现快速的交互，可以充分发挥客户端的处理能力，大量的工作可以在客户端处理之前提交给服务器，相应的优点是客户端响应应该是快的。可以实现分布式数据处理，降低服务器的压力，充分利用网络资源，实现对远程数据库的透明访问。缺点是明显的，安装工作量大，任何一个电脑的问题，或者系统软件升级，都需要重新安装和维护，成本更高。只适用于局域网，系统的可扩展性差，一个新的功能要求可能重新设计整个系统，缺乏一个统一的框架，所以这两个开发和利用的数据资源也很困难。B的系统架构。这是以Web技术为核心的新的系统模型，一个数据服务器和多个应用服务器之间实现通信，形成了一个三层系统的客户服务，开发和使用的低成本和高灵活性。适合多类型数据、数据管理、内部、外部、不同业务部门之间的信息畅通，打破了信息共享的障碍，具有使用简单、通信标准化的基础上，打开一个巨大的优势，劣势也明显，网络依赖带来的巨大风险，信息安全、黑客攻击可能带来的办公系统。

可以看出，计算机技术的发展带来了办公自动化、虚拟化、云计算等各个领域的创新，这些技术对这些技术产生重大影响，办公自动化应主动学习技术，实现更高效的处理能力。根据实际情况，公司可以开发不同的自动化办公系统。

3 办公自动化系统功能建设

3.1 信息管理。对办公系统的要求可以合理进行海量数据的采集和文档的安全存储、业务分类、检索和删除，提出了办公自动化系统，提出了以下要求：一、快速、快速地访问人员文件、图片、等材料；二是要进行全面的数据安全。备份，避免意外数据丢失造成不可修复，防火墙防止了一定程度的黑客攻击，防止身份不明的用户访问系统，从数据保存到删除不丢失，系统自检和手工审查相互交互；第三，覆盖范围广，系统数据可以向所有人员开放，不同的系统主机也可以实现数据通信，可以设置信息的开发水平，流出的保密信息，全功能人脸，一个完整的系统信息管理模块，有文件管理，邮件管理，邮件管理，表格管理，文件管理和人员管理。人事管理是尤为重要的，包括工资、考勤、权限、制度安排和职能的任命和重要决策的悲哀。

3.2 信息传输。在完成信息系统后，我们需要向各部门和员工传达信息，在信息传输的过程中，较小的办公系统可以采用局域网传输，局域网设置更简单，局域网的数据传输速度更快，而大的办公系统需要借助网络服务器来传输数据，云服务器和应用云存储技术可以解决信息传输的安全性和快速性，维护云服务器不需要企业承担，也有很多第三方云服务提供商。

3.3 智能决策。计算机技术可以根据一定的规则处理信息，从而节省了大量的人力成本的嘲笑，对于企业的管理、过程管理，计算机是一个巨大的帮助，可以帮助员工大量的数据进行分析和组织，为了做出最佳的决策，可以看到计算机智能决策在办公系统开发中是非常广泛的。机器学习也促进了智能决策的发展。办公自动化要求的计算机系统不仅要在相应的考虑和处理，并帮助办公室工作人员进行一些简单的处理，计算机应该是专业管理人员的工作得到了改进，提高了工作效率和处理事务，可以使管理人员快速准确地进行事务判断，提高决策的准确性，计算机的判断和决策有助于提高生产效率。

3.4 人与计算机系统的相互作用与合作。办公系统是人们最重要的组成部分，提高了员工的素质，使他们熟练的使用各种联系，并不是所有的东西都能使计算机处理。要培养员工正确使用制度，人的智慧比电脑更高，提高能力，更好地利用个人系统做出正确的决策。办公自动化系统是一个人机系统工程，是人的主要因素。技术的发展和应用应该是根本性的，现代的员工除了具备一定的政治素质、业务水平和写作能力，还叫学习计算机技术，如数据库的基本操作，使用软件，一般应用网络技术应该有一个普遍的认识，这就需要企业和事业单位的员工岗位进行必要的培训。

4 处理计算机技术在办公自动化过程中的应用

计算机技术的飞速发展，计算机应用能力的提高，对各行各业的从业者提出了更高的要求，这就要求我们要不断完善自己，适应时代的发展，主要从以下几个方面：

4.1 加强和承诺对办公自动化和计算机技术：办公自动化具有一定的滞后性，许多新产品还没有进入办公室，我们的企业要注意投资办公自动化的硬件和软件；从宏观的角度来看，这将大大提高整个集团的工作效率，将带来丰富的报告，没有硬件支持，办公自动化不能完全使用“。”

4.2 硬件和软件的合理选择，从实际工作的角度来看，我们应该选择软件和硬件，国外的软件比国内的性能好，但价格往往很贵。应用环境的差异会降低软件的使用效率，因此在选择软件和硬件的应用环境的综合考虑国内计算机技术和工作的具体要求的情况下，掌握各方面的优点的情况下，不断完善的办公室，充分利用硬件和软件。

4.3 加强与高校的合作，专业化培训课程，细致了解行业和工作的具体要求，有一定的针对性。这种合作可以使行业在办公自动化向前迈进了一大步。良好的培训可以提高软件的操作水平。由于，计算机技术人员掌握的软件，有必要加强对他们的培训，以确保系统内的企业和机构是安全的，足够的物理环境，能够处理计算机病毒的预防和杀死一些日常操作的小问题可以解决。

4.4 保持新技术的敏感性和可接受性，比如云平台的办公应用不是很广泛，中小企业可以大胆使用这种新技术，带来的低价可能超乎想象，云平台对个人电脑的性能需求不大，这将有助于小微企业的发展。同时，办公室工作人员必须经常注意新技术，不拒绝新技术；同时带来了大量的学习成本，但对于企业和单位而言，长期效益是不容忽视的。