干部人事档案保管、保护与利用查阅

刘德会

（黑龙江肇源县人才中心，黑龙江 肇源 166500）



干部人事档案保管、保护与利用查阅

刘德会

（黑龙江肇源县人才中心，黑龙江 肇源 166500）

摘要：维护档案的完整与安全，为党和国家的干部人事工作提供服务，是干部人事档案保管与保护工作的根本目的和任务。要防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。干部人事档案保管与保护的基本要求是科学管理，方便利用；预防为主，防治结合；立足长远，保证当前；增强防灾意识，提高应变能力。同时提出了干部人事档案保管的措施。

关键词：人事档案；保管；保护；查阅

1　干部人事档案的保管与保护

1.1干部人事档案保管与保护的基本任务

第一，防止干部人事档案的损坏。干部人事档案自形成之日开始，就处于不断老化和损毁过程中。损毁的主要原因有两方面，即社会原因和自然原因。社会原因包括人为地有意破坏、管理不善以及管理和利用过程中的无意损坏。自然原因包括档案材料老化造成的自然损毁。我们应当运用有效的技术措施和方法，消除可能造成档案损毁的社会因素和自然因素，把档案的损毁率降到最低。

第二，延长干部人事档案的寿命。干部人事档案的保管与保护工作不仅仅在于防止档案的损坏，而且要从根本上采取积极有效的技术措施和方法，建立符合干部人事档案保管要求的档案库房。要改善档案的保管和保护条件，消除档案对外界不利条件的抵御能力，缓解档案的老化趋势，建立健全档案保管和利用中的监督控制机制，提高档案的复制与修复技术，尽量延长干部人事档案的寿命。

第三，维护干部人事档案的完整与安全。干部人事档案管理部门必须严格贯彻执行《干部档案工作条例》和有关规定，集中统一管理档案，严禁任何人私自保管干部人事档案和档案材料，确保档案数量齐全完整，完好无损。主要包括两方面：一是维护干部人事档案的物质安全。是指干部人事档案管理部门要采取积极有效的技术措施和方法，科学地保管和管理干部人事档案，防止档案丢失和损毁。二是维护干部人事档案的政治安全，采取严密的安全保密措施，严防档案失密、泄密。

1.2干部人事档案保管与保护的基本要求

第一，科学管理，方便利用。提供利用是干部人事档案工作的最终目的。干部人事档案保管与保护应按照“安全保密，便于查找”原则，在确保干部人事档案完整与安全基础上，运用现代科学技术，编制实用的检索工具和管理软件，实行科学管理，为查找档案创造良好的条件。

第二，预防为主，防治结合。“防”是防档案丢失，防人为或自然对档案的损坏。“治”是指在档案损坏后采取的一系列补救措施。“防”是关键，“治”是补充，二者互为促进、相辅相成。

第三，立足长远，保证当前。在干部人事档案保管与保护工作中，既不能片面地强调保护档案而不考虑利用，也不能片面追求利用方便而忽视档案的保护。

第四，增强防灾意识，提高应变能力。鉴于水灾、火灾、地震等突然事变对档案的巨大破坏作用，在保管与保护工作中应增强防灾处突意识，未雨绸缪，做好防灾处突预案和相关准备，提高防灾处突的应变能力。

1.3干部人事档案保管与保护的措施

档案保管的具体措施有技术措施和制度措施。技术措施包括干部人事档案的保管与保护所需要的物质条件，即干部人事档案库房、各种设施设备以及档案包装材料等。还包括干部人事档案的保管与保护所需要的技术手段，即档案库房防火、防盗、防霉变、防虫害以及档案检索工具和管理软件等方面的技术手段。

2　干部档案的利用和查阅

档案的利用和查阅是档案管理部门的重要职能之一，干部档案的利用是指干部档案管理部门按查阅、借阅档案等规定和利用单位工作的需要，提供干部档案查阅、借阅，或出具相关证明材料等服务，是整个干部档案管理工作的出发点和落脚点。

2.1干部档案的利用

第一，编制检索工具。做好利用工作的前提条件是编制一套合理的检索工具，按照干部档案的内容和形式特征，对每份干部档案进行标引和著录，然后把形成的各个条目系统编排成各种检索工具，并通过计算机进行检索。为了使利用者更好地掌握各种检索工具的使用方法，编制检索工具时应一并编制其使用方法说明，并提供一些介绍检索工具的使用方法。提供档案管理人员培训或咨询。

第二，创造利用条件。按《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的相关规定，档案保管部门应该为档案利用创造条件，简化利用手续，主动开展利用咨询等活动。为此，干部档案管理部门要加强自身基础设施建设，提高现代化管理水平，提供阅览、借出、计算机检索、数字咨询、网上查档等服务。同时要全面实现干部档案的数字化，建立干部档案数据库，并嵌入党政机关的局域网系统中，通过权限设置面向本机关所有成员开放利用。

第三，主动提供服务。干部档案的利用者大多是单位领导和人事管理部门，干部档案管理部门应按这些利用者的职能和工作需要主动提供档案服务，如每年的干部考核时，干部档案管理部门应该提早做好材料准备工作，以提高干部考核工作的质量和效率。干部招聘或大的人事调配时，相关部门同样需要干部档案部门的协助和支持，提供人事统计信息或人事档案转递服务，人事统计信息有利于人事管理部门决策，人事档案转递服务的效率直接影响着干部的任职时间。从利用者的角度考虑，必须履行相关的利用手续，特别是签字、登记手续，并按照干部档案利用的相关规定执行。利用环节是干部档案收集、鉴定、整理、保管的目的，其他环节都是为利用环节奠定基础和创造条件的，各个环节间相辅相成，融会贯通。

2.2干部档案的查阅

干部档案管理的最终目的是为了提供利用。查阅人事档案是基本的利用方式之一。为了保证干部档案的安全，需要建立人事档案查阅制度，对档案查阅进行有效管理。制定干部档案查阅制度需要注意：第一，要查阅干部档案的单位，应派党员干部持单位介绍信和主要领导签字，并办理审批手续后方可查阅。有的单位制定了《借阅干部档案审批表》，必须填写本表后才能按照程序借阅档案。向外省、市、区查阅干部档案，必须事先与对方相应一级的党组织取得联系，征得对方同意后，才能按规定手续开具《查阅干部档案审批表》，前往查阅。第二，查阅者应在本室内由专人监督查阅，允许查阅的内容和范围由本室人员确定。第三，任何个人都不得查阅本人或直系亲属的档案。

参考文献：

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［5］ 蔡啸.国家机关人事档案管理改革之我见［J］.档案学通讯，2008，（08）：95.

Cadre personnel archives storage,protection and utilization

LIU De-hui
(Zhaoyuan County Talent Center of Heilongjiang Province,Zhaoyuan 166500,China)

Abstract:Maintaining the integrity and security of archives and providing service for cadre personnel of the the party and state is the fundamental purpose and mission of cadre personnel archives keeping and protection.We should prevent damage to archives,extend the life of archives and maintain the integrity and safety of the archives.Basic requirements of personnel archives custody and protection are scientific management,facilitated to use;put prevention first,combine prevention with control;make long-term prospect,ensure current management;enhance awareness of disaster prevention,improve ability of resilience.This paper also proposed measures of personnel archives custody.

Key words:Personnel archives;Custody;Protection;Consult

中图分类号：G271

文献标志码：A

文章编号：1674-8646（2016）08-0140-02

收稿日期：2016-01-07

作者简介：刘德会（1981-），男，黑龙江肇源人，助理馆员，主要从事人事档案管理与技术工作。