利用web网络技术实现科技期刊信息化管理

2016-03-15张倩

广东科技 2016年11期

文/张倩

文/张倩

随着计算机技术的不断发展，现代科技期刊建设管理工作在日常业务、职能和结构等方面都发生了新变化。在新的形势下，传统的期刊管理模式必须进行结构化调整，才能适应现代化、网络化、信息化发展的需要。只有提高对期刊管理自动化的认识，才能促使科技期刊管理工作朝着科学、简捷、高效和信息化管理的方向迈进。

目前，基于Web页面的期刊论文投稿与评审管理系统应用已经十分普遍，各大型知名期刊编辑部都采取此种方式对稿件进行接收、管理与评审。Web网络技术主要是通过浏览器的基本功能，采用三层B/S（Browser/Server）方式进行构建，技术要求低，系统也易于管理与维护，能快速处理大量数据和对数据进行更新、检索，应用范围广，使稿件编辑得到进一步的规范化，大大提高了工作质量与效率。期刊编辑工作主要是围绕自身、作者、评审专家三者间作为业务主体，彼此间构建信息的传递、交流、反馈等日常业务处理工作。所以，期刊投稿、审稿、排版、查询、入库等全过程的网络化是编辑工作发展的必然趋势。

1　期刊信息化管理的功能

1.1实现网络信息化投稿

期刊通过Web技术建立自身网站的目的除了让外界了解学术期刊、了解杂志社的相关动态信息外，更重要的是搭建一个读者、作者和杂志社之间的学术交流平台。同时，依托网站实现网络投稿、办公自动化及学术交流三大功能，既可达到期刊杂志宣传效果，又实现了“信息化、网络化”的期刊管理。

利用网络优势，实现科技期刊编辑手段现代化，改变了作者依靠纸质书稿投递稿件的方式。作者可以直接进行网络投稿，既节约了作者投稿成本，又提高了稿件投递速度，实现信息的快捷传递。期刊论文投稿与评审管理系统主要包括网站动态信息、作者注册、作者投稿、在线查稿、已刊论文等栏目。①动态信息。主要包括期刊简介、杂志社成员介绍、投稿须知以及相关滚动新闻，便于作者了解该杂志，以及杂志涉及范围、如何投稿、稿件格式和投稿地址等说明性信息。②作者注册。个人注册信息包括姓名、性别、单位、联系地址、邮政编码、联系电话、电子信箱、专业信息、备注等内容，只有填写完个人信息后，才能进行下一步操作，这是网络投稿的前提要求。③作者投稿。作者在完善个人注册信息后，重新输入用户名和密码，才可以进入在线投稿界面，通过填写必要的投稿内容，如题目、关键词、作者姓名、摘要等信息，以及上传Word文档，最终确认后系统会自动提示稿件投递成功。其中，作者还可以进行增加、修改、删除、撤稿等基本技能操作，并可随时通过登录网站来查询自己的稿件所处状态。期刊论文投稿与评审管理系统对于投递的稿件，会在稿件查询栏显示稿件目前所处的处理环节，如初审阶段、外审、改稿、录用、退稿等信息。④邮件通知。期刊信息化管理除了有利于稿件投稿、查询外，更重要的是该系统还可以通过作者填写的邮箱地址定时自动发送稿件信息给作者，告知作者稿件的相关信息，既方便期刊编辑部工作，又有利于作者多途径查询和了解自己的稿件状态。⑤已刊论文。对于作者通过期刊论文投稿与评审管理系统投递的稿件，包括以前录用过的及现在投递的论文，系统会自动保留，显示在作者注册信息里，便于作者对自身已投稿的论文进行有效地查询和核实。

1.2实现论文评审专家网上审稿

期刊审稿一般是以“三步走”的形式对稿件进行审定，然后确定录用与否。第一步编辑初审，对作者所投稿件的内容、格式要求以及错漏字等进行初步的筛查与查重；第二步，也是最关键的审稿环节，是指审稿专家评议对系统中分配到的相关论文进行审定，并填写意见。第三步是期刊编辑部召开评审会对决定录用的论文最后把关及拟定出版周期。期刊论文投稿与评审管理系统除了第三步召开评审会议不能实现外，其第一、二步的审稿环节都能实现并达到最理想的要求。

学术期刊最重要的工作之一是审稿，审稿是论文发表过程中的一个重要环节。期刊论文投稿与评审管理系统面向所有投稿作者和审稿专家，区别只在于权限和功能模块所不同而已。评审专家只要使用编辑部提供的登录名和密码即可从专家登录窗口进入评审界面。不管是白天还是晚上，不管国内还是国外，只要有一台能上网的计算机，评审专家即可不受时间和区域的影响，对其负责的论文稿件进行评议。这不仅使审稿时间大大缩短，而且避免了稿件丢失和延迟等事情发生。由评审专家对稿件给出评审意见，不仅能增强评审工作的透明度，还能保证论文质量，提升其学术价值。评审专家是保证稿件质量和学术期刊可持续发展至关重要的因素。

1.3实现评审专家库网络化管理

期刊评审专家是科技期刊重要的资源，对于科技期刊的学术质量来说，评审专家起着至关重要的作用。审稿工作要求的不断提高，迫使期刊编辑部更进一步规范评审专家数据库，实施动态管理和合理调配，从而实现审稿工作不断科学、简捷、高效和现代化的目的。在期刊实行的三级审稿制度中，评审专家对稿件进行审议是其中最重要的环节。加强和完善期刊论文投稿与评审系统建设，对系统中的作者信息库、专家信息库及稿件资源库的关联性，数据的有效整合、优化已成为整个系统重中之重，也是对系统中数据进行有效管理的方法之一。专家信息库的建设是编辑部工作的重要内容，科学、规范、全面的专家信息库，有利于工作的开展，使审稿工作效率、效果更上一层楼。

为了保证评审专家队伍的稳定性、高水平，以应对不断增加的稿件和保证所刊登论文质量，编辑部要作好评审专家的挑选。期刊编辑部对评审专家的挑选是一项极其严格和重要的工作，一般采用的方法有两种，一种是编委推荐，本刊编委优先推荐熟悉本学科最新发展情况、并在本学科领域内有一定影响力的专家教授。另一种是聘请，对于一些在专业领域具有很高影响力，科研成果丰硕的有名专家教授，可通过发送邀请函的方式聘请其为期刊的评审专家，并说明具体要求和工作细则。对于聘请的各评审专家必须要达到一定条件方能聘用。其具体要求有：①责任心强。评审专家必须认真负责、态度端正，能在规定的时间内对各篇稿件定时、定量、高质完成审稿工作。②学术造诣深。有一定知名度和权威性，精通业务，经验丰富，具有高级以上专业技术职称，从事相关专业5年以上，熟悉本专业及本行业的国内外、省内外情况和动态，健康状况良好。只有强化具体要求，才能更好地对评审专家队伍质量把好关。

为了提高出版论文质量，除了稳抓评审专家队伍建设，期刊编辑部还应对评审后的稿件建立一套科学、合理、有效的评审质量标准，各评审专家也必须根据此标准对稿件进行评审。其具体要求：①及时性。对规定时间内完成的审稿工作做到不拖延，不耽误，按时完成。②完整性。主要是审稿意见与稿件内容的对应性，是否一致。③客观性。对稿件提出的审稿意见是否做到客观、公平、公正，不带有主观偏见。

1.4实现期刊信息化电子排版

论文投稿与评审管理系统的应用，使期刊编辑部减少重复劳动和低效率的工作产出，实现稿件流程从投稿、审稿、录用全过程的网络化。在网络技术普及的今天，论文投稿与评审管理系统同样可以实现信息化电子排版。期刊编排人员在计算机上登录论文投稿与评审管理系统，根据科技期刊编辑人员对版式提出的意见，对各篇撰定出版的论文进行编辑、修改和排版，如插入公式、表格、图片、广告刊登等，由编辑直接扫描、导入、编排，最后直接生成排版模式传递给校对人员。排版校对是一项细致艰辛的工作，需要校对人员从一而终浏览全文，查找出有错误的地方。论文投稿与评审管理系统在校对功能上也有强大的自动检测控件，对所有排版好的文章，逐句逐段地快速检查，用不同颜色标出大约错误的字段，大大缩短校对人员的工作时间，也确保了稿件的准确性，减少刊登出错率，实现排版与系统的有机结合、优势互补。

1.5 实现期刊快速更新入库

对科研人员来说，文献数据库是了解国内外最新相关科研信息的来源之一。基于Web页面的期刊论文投稿与评审管理系统同样可以通过期刊主页点击浏览杂志以往刊登的每一卷每一期的文章，既方便读者查询，又可通过会员登记下载全文阅读，既不受时空、地域的限制，又能缩短作者、读者与编辑三者间的距离。

期刊论文投稿与评审管理系统不仅提高了论文质量和期刊出版的效率，减少工作量，更为期刊快速更新数据库提供了便捷。期刊数据库一般包括自身出版的论文数据库，此部分主要是便于期刊编辑、作者及读者通过互联网连接期刊网站查询和了解所需论文信息；另一方面是指期刊杂志社向国家新闻出版总署提交已经刊登的论文数据，如向万方、CNKI、维普等文献检索数据库进行及时的更新以增加期刊论文信息。期刊论文的快速更新有利于广大科研人员及时查询到最新的相关信息，掌握最新的学术动态和前沿学科的发展趋势，也有利于具有科技信息查询能力的专门科研机构开展科技查新，出具最新最全及权威的查新报告。