浅谈如何做好档案收集工作

文/乔玮



浅谈如何做好档案收集工作

文/乔玮

0　前言

档案是各单位在各项活动的直接记录资料，是重要的信息资源和记录。根据《档案法》规定，不管哪个单位的档案资料都必须如期提交本单位的档案室管理，谁都不能据为己有。但是由于种种原因，很多单位的档案收集工作并没有按相关的规定真正执行，有的单位档案工作根本未摆到应有的位置。因此，要想把档案的收集工作做好，最重要的是增强档案管理工作的法律意识，采取有效办法，解决档案的归档意识淡薄问题，使档案管理工作制度化和规范化的要求落到实处，同时，档案管理人员也必须积极、主动，开拓创新。本文就怎样做好档案的收集工作谈一些看法和建议。

1　提高档案认识是做好档案收集工作的条件

档案收集工作是档案管理工作的前提基础工作，要想能够做好档案收集工作，就必须认识到档案管理工作的重要性，只有高度重视档案收集工作，才能做得更加健全和规范，更好地保证档案收集的完整性，为单位的管理工作提供保障和服务。

对科研单位来说，要建立健全项目档案管理制度，才能保证科研项目结题材料及单位的核心资料收集得齐全、完整和准确，才能更好地保证单位档案管理工作的有序进展，这也是一种单位管理责任的意识。要做好档案收集工作，就要把档案管理工作纳入单位发展的整体规划中，认真做好宣传档案工作的基本知识，增强广大科研人员的法制观念，依法治档，从而使领导和科研人员充分认识到科研档案的价值，提高归档意识及归档的自觉性，才能更好地贯彻实施科研管理工作。

通常，档案收集工作做得好的单位，其档案工作者都是具有对档案的高度认识；档案收集工作差的单位，其档案收集工作者肯定是缺乏档案意识的。也就是说，对档案意识的认识程度直接关系到档案收集的好坏。

现时期，科研单位的学术交流及科研活动日益频繁，这些都反映着某一特点工作阶段的内容。如果档案管理人员没有高度的档案意识，就可能会造成反映这些活动内容的材料丢失，一个对档案意识敏感的人，会随时注视着本单位发生的一切事情、发展方向及应采取的措施，这是做好档案收集工作的必要条件和基本保证。

2　领导的重视是做好档案收集工作的根本保证

按照《档案法》等相关规定，各单位要有一位主管领导分管档案工作；每个部门应配备一至二名（专）兼职人员，负责档案的收集、分类整理和立卷归档工作，要有一名负责人监督检查；档案室也要对各部门的档案工作进行指导、监督。要想档案收集工作能够有序进行，领导的重视程度是关键，只要领导带头，做好榜样，档案收集难的事情就会迎刃而解，档案收集工作也会顺利进行。从而建立起一个有领导、有分工、有监督，职责明确的有机体系，为档案收集工作提供了坚强有力的根本保证。

此外，每个单位领导也应充分考虑到（专）兼职档案管理人员的辛苦，理解和支持他们，并调动他们的积极性，进一步增强他们的责任心和无私奉献的精神，并督促各部门将在工作中形成的资料收集完整、齐全，主动将资料移交至档案室归档保管。

3　组织形式多样的宣传活动，提高归档意识

自笔者做档案管理工作那天起，档案收集难的呼声也就年复一年地出现。可是说起档案收集难的原因，却总是离不开领导的不重视和宣传力度不够，以及社会公众对档案意识不够强。很多人对档案的利用价值非常缺乏认识和了解，归档意识比较淡薄，因而对在工作中或在各项活动中形成的各种资料不知该如何整理归档，有的明知道要归档，但为了自己利用的方便，而不向档案室移交；甚至有的单位领导外出开会、考察或办事而形成的文件资料，回到单位时也不移交归档，等到了退休、调离或离任时，这些重要的文件资料也就任之流失；也有的单位很多资料其实只是处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用；有些单位或部门负责人，不但不按规定及时归档，甚至将资料据为己有。以上种种现象大有存在，严重地影响档案的利用和收集工作。

因此，我们要认认真真地通过各种渠道和方法大力宣传《档案法》等的相关规定，增强大众的法制观念，依法治档，依时归档，认真宣传档案工作的基本知识，使我们的各级领导及相关人员认识到档案的利用价值，以提高归档意识的自觉性。在此基础上明确责任、建章立制，使“按时归档，依法治档”落到实处。更加充分认识到档案工作是管理工作的重要组成部分，是功在当代，利在千秋的光辉事业。

4　加强档案专业知识培训，提高档案人员的整体素质

因档案工作人员中多数都是兼职做的，在各自的工作岗位也时有变动，很多新的兼职人员都没有系统地学习档案专业知识，对单位的档案整理立卷工作不了解。这样就要求工作人员必须系统地认真学习、掌握档案管理的基础知识和基本技能。但也有一些单位的档案管理人员既稳定又具有一定的档案专业知识，那就需要及时补充一些新技能、新方法。因此，也就很有必要定期或不定期地对档案管理人员进行业务专题培训，加强对档案管理人员的专业技术继续教育。一是结合档案管理工作的发展需求，有针对性地进行专业培训教育；二是为适应岗位发展的需要，学习相关领域的知识，开阔视野，增强技能；三是丰富档案专业技术继续教育的类型和形式，应根据各层次人员的情况，确定学习内容（如：邀请档案专业的老师进行短期培训）。有计划、有组织地外出参观学习，互相交流工作经验，以提高档案管理人员的操作能力和业务技能。因此，档案管理人员不仅要有较好的档案专业知识，也必须要有相关专业基础知识。只有重视知识上的更新，才能从实践中发现和培养人才，才能使档案管理人员的素质始终处于最佳状态，以适应新形势下不断发展的档案事业需求。

5　建立健全的归档制度和激励机制

做好档案的收集工作，是做好单位资料的统一归档、集中管理的工作。在各项工作中所能产生的资料都不得以部门或个人据为己有，必须集中由档案室统一管理，这就是“归档制度”。建立健全的档案归档制度是做好档案收集工作的基础和起点，也是积累国家宝贵财富的根本保证。有了健全的归档制度，才能使归档工作有据可依。明确了归档要求和归档范围，也就能确定了哪些资料该归，哪些资料不该归，这就要我们在各自的工作中随时整理和收集，决不放走任何一份有利用价值的资料，保证归档立卷的质量和水平。总之，健全了归档制度，才能使归档工作更加规范，更好地保证资料收集的完整性和关联性，更进一步地推动档案收集工作的开展。

每个单位都必须建立严格的档案管理制度，经常开展总结评比工作。对档案收集完整齐全、案卷质量好的业务部门，要给以表彰，并与年终考核、职称评审等挂钩；对档案残缺、不完整的业务部门，要惩处具体经管人员和部门负责人；对撤销合并的机构，必须要交清本部门的全部档案才可以办理其他手续。这样，才能更好地推动档案收集工作的有序开展。

6　积极营造轻松愉快的工作环境

大多数档案管理人员都是兼职做档案工作的，各自都还有其他的工作任务，如果要他们保证按质、按量、按时完成归档立卷工作，肯定会有一定的难度。因此，这就需要得到更多人的理解和尊重，并尽力帮助他们。在对案卷的处理和归档时间的限定上给予相应的协调，要细致、耐心地做好说服工作，并取得他们的配合和理解。对前来查找档案的有关人员，在服务上要做到主动热情、耐心和及时，尽量做到和声细气，礼貌待人。这样，才能有一种轻松愉快的工作环境，使利用者愿意归档和愿意查档。

档案工作是一项功在当代、利在千秋的最基础性的工作，随着社会的进步和科学的发展，档案也会越来越显出其特有的利用价值，对档案管理工作也就提出了越来越高的要求。而这一切的基础和前提，就是做好档案的收集工作，档案收集工作的好坏会直接影响整个档案管理工作的水平。所以，档案的收集工作是档案管理工作的起点，进一步完善和加强档案收集工作是当务之急。

作者简介：乔玮（1966-），女，会计师，大专，任职于广东省林业科学研究院，从事会计工作。