创新科技项目档案管理工作的几点思考

文/荆素敏



创新科技项目档案管理工作的几点思考

文/荆素敏

0　前言

近年来，广东的科技综合实力和自主创新能力稳步提升，区域创新能力综合排名连续8年位居全国第二，稳居第一梯队；科技投入也不断增加，全省研发（R&D）投入占GDP比重逐年提高，2015年更是预计达到2.5%；关键核心技术也不断获得突破，技术自给率达71%。目前，广东已初步构建起开放型区域创新体系，以创新为主要引领和支撑的经济体系和发展模式也正在加速形成。广东的科技创新发展为建设创新型国家不断提供新鲜经验和成功范例。随着全社会对科技创新的关注度越来越高，政府财政资金资助的科技项目越来越多，作为真实反映科技项目研发活动和科研管理工作过程的重要载体和真实记录——科技项目档案，其规范、管理及利用也变得日益重要。及时梳理科技项目档案管理中的存在问题，制定具有针对性的对策措施，提升科技项目档案管理和利用的水平，对支撑全省的科技创新工作具有十分重要的。

1　科技项目档案的特点

1.1 科技项目档案具有较高的规范性

2013年至今，广东省科技主管部门实施了“阳光再造”行动，对从科技项目的指南形成，到项目申报、评审、执行，到结题验收整个链条进行了梳理，搭建一个全新科技管理机制的“平台”。加上一直以来，财政资助的科技项目都要经过形式审查、专家评审、立项下达、合同签订、项目实施、中期检查、变更调整、验收结题、绩效评价等诸多环节，让科技项目的每个环节都有着明确的要求和规定，并严格落实，因此，程序及流程的规范决定了形成的科技项目档案在形式、积累和管理上也具有较高的规范性。

1.2科技项目档案的内在价值高

财政资金资助的科技项目一般都是政府和社会普遍关注的课题，如广东省科技厅近年来就聚焦创新链5大环节，重点推进实施了9个重大科技专项和一批科技专题计划，让创新资源得到高效集中，更加适应科技创新的规律和市场机制。这批专项和专题对当前我省科技、经济、社会的发展都有着极为重要的影响和促进作用，在科研和应用上的意义也十分重大。另外，科技项目档案详细记录了科研项目实施的全过程，是科技项目实施各环节中对应的工作资料、佐证材料、原始数据的汇集，便于科技主管部门进行后期检查或追溯核查时进行对照。因此，科技项目档案无论是在科研、管理上都具有很高的内在价值。

1.3科技项目档案具有唯一性

以广东为例，每年发布的科技计划项目指南，都是在业内专家充分研究当前行业经济技术发展现状基础上制定出来的，项目针对性强，意义重大。项目产生的科技项目档案反映了该项目实施的全过程，是项目实施的第一手材料，为项目全周期的管理提供了及时、准确、全面的信息，是科技主管部门进行管理、监测、评价的依据。另外，科技项目档案在成果转化时可以直接指导生产，获得转化的经济效益。从科技项目的创新点来看，每一个科技项目都有着区别其他项目的自身独立性质和创新点，因此，它所形成的科技项目档案也具有唯一性和不可重复性。

2　科技项目档案管理工作主要存在的问题

2.1认识上仍存不足，对科技项目档案的管理意识淡薄

随着国家创新驱动战略的实施，科技创新工作越来越受到重视，国家对科技项目档案的重视程度也逐渐提高。但目前仍存在重科技项目实施，轻科技项目档案管理的现象，科技主管部门由于人手不足、精力有限，在科技项目结题后便将项目实施单位提交的科技项目材料入库，没有将项目资料上升到项目档案的高度来对待，只是简单的保管和保存。而项目实施单位在项目结题后更是认为大功告成，按要求提交完项目材料了事，对科技项目材料能否为后续科研活动或科技计划提供参考和支撑不甚关心。这种现象即使是在科技创新较为活跃的区域也较为普遍。另外，一些科技项目承担单位平时不注意项目材料的收集、整理和保存，归档意识不够，到了项目结题验收时就临时抱佛脚拼凑材料，造成本应归档的材料文件未归档，使科技项目档案归档产生缺漏。

2.2相关工作缺乏制度保障，缺乏统一的规范和标准

笔者所在单位在科技档案管理的过程中，经过若干年的实践逐渐建立和完善了相关工作制度，并定专人专岗负责科技项目档案管理。但在行业培训交流学习过程中，笔者发现，许多科技项目档案管理单位缺乏相应的保障制度，没有将科技项目档案工作列入相应岗位职责，从而导致从事具体工作的人员缺乏主动完成工作的动力、在项目材料归档上的责任心也不强。抱着“反正不是重点工作，有时间就弄一弄”的心态工作，严重影响了归档的科技项目档案质量。另一方面，有些省份的科技主管部门对科技项目管理也缺乏统一的标准，不同处室之间也标准不一、各行其是，缺乏统一的规范，这样就造成提交上来的档案资料不齐整、不统一，时间节点上也是，从而造成重要环节的资料易丢失，一些理应保存原件的证明材料没有原件留存。同时，由于各行其是，在保密制度上也执行不严，存在泄露技术秘密的可能。

2.3重项目实施轻档案利用，科技项目档案利用率低

以笔者所在单位为例，相关科技主管部门每年都定向支持了足额的经费保障科技项目档案的管理、编研以及数字化工作。各地在经费足额保障的情况下，也都能够开展科技项目档案的保管及深加工，让科技项目档案在保存的同时也能够发挥出其内在价值，供用户检索浏览。但当前的问题是，由于重科技项目实施，轻科技项目档案利用，科技项目档案的利用率普遍低下。仅笔者所在的科技档案室，每年直接借阅档案或者通过网络查询浏览科技项目档案的读者和用户数量极少，一方面是因为科技项目档案的编研工作明显滞后，科技档案管理部门没有或者缺乏对档案中有价信息的深度挖掘，在科技项目档案的服务方式和手段上也还不能满足大家的需求；另一方面是大家还未能充分认识科技项目档案的内含价值，在实施项目或遇到相关问题时，根本没有想到参考借鉴参考相关科技项目档案的内容。

3　创新科技项目档案管理工作的几点思考

当前，要想提高科技项目档案管理工作的水平及效率，必须切实加大档案管理工作的创新力度，开辟管理新途径，建立起高效的科技管理制度体系。除了要从领导层面提高认识、从人财物上提供支撑外，更应该紧跟时代和潮流，结合当前国家科技部和省科技厅的相关工作展开，从工作思路、管理方法、质量流程等途径进行创新。

3.1科技项目档案工作可以介入科技项目的前期管理过程

要让科技项目实施单位在人员、资金、场所等条件上对项目档案的管理予以保证，并明确专管部门或专门人员，对科技项目材料进行专人管理。在科技项目结题验收后，科技项目材料提交时，就能够对项目承担单位提交的科技文件材料进行指导、检查和监督，针对检查中发现书写的质量、文件材料的规格、份数等不符合项及时指出，并要求项目承担单位及相关档案负责人员限期进行补充完善。甚至可以成为科技项目档案管理和应用的主导方，定期对重大科技项目的资料收集工作进行定期或不定期的检查指导，鉴于大部分科技项目档案管理机构为科技主管部门的下属单位，将科技项目档案与科技项目管理工作有机结合，协助科技主管部门严把科技项目实施全过程，对项目“全流程监管”和“全过程回溯”起到有效支撑，从而改变以前对方交什么，档案管理机构就收什么的被动局面，从源头上保障了科技项目档案的质量。

3.2 在科技项目档案工作中引入ISO质量管理体系标准

在一般印象中，科技项目档案是一种记录项目实施过程的材料，档案的管理即是对过往资料的保存或保管。因此，档案相关工作向来都不太被主管部门或领导放在首要位置，在人财物的配置上，即使是较发达地区，也不会出现十分充足的情况，从而导致科技项目档案的整体建设水平和管理服务水平不高。鉴于目前许多科技项目档案业务的承担机构如各地的科技情报所、生产力促进中心、科技信息中心等等，都通过了ISO9001质量管理体系认证，建议把科技项目档案管理工作也纳入到质量管理体系中。一是通过严格的质量管理体系标准流程，还有内部审核、外部审核与自我评定等机制，让科技项目档案工作的各流程环节及过程记录可被监视、测量、分析和评价，从而使科技项目档案工作的产品和服务达到顾客满意及相关规范要求；二是在纳入ISO质量管理体系后，科技项目档案管理工作不会再由于是非核心工作而不被重视。因为工作的所有流程和环节都必须严格按照质量管理体系标准，有规范地对信息化文件进行记录。此举可以倒逼主管部门和领导切实加大科技项目档案的投入力度，提高业务水平和质量。

3.3新常态下要用新思路提升科技项目档案的管理方式

在新常态下，科技项目档案作为重要的科技项目管理过程信息，对于具体科技工作的持续开展有着十分重要的信息支撑与参考作用。针对科技项目档案管理中存在的问题，笔者结合自身工作实践认为，需要进一步完善管理方式，创新管理手段，提高管理效率。①对当前的科技项目档案材料进行有效整合和重新分类。在工作中不要按部就班、因循守旧，要能够与时俱进地结合当前实施的重大专项和专题类别对档案材料类别进行重新设置，为科技主管部门的项目管理工作提供支撑。②对科技项目档案工作进行合理规划和安排。摸清各类科技项目结题的周期规律，找出当前阶段科技项目档案工作的忙闲季，集中人手完成接收、归档、数字化等大工作量业务，做到“忙时集中，闲时分散”的用人机制，并通过恰当的奖励机制发挥出档案工作人员的积极性和能动性。③转变档案室的功能思路，从以前单纯的接收、报管、借阅功能，向内容挖掘、数据分析、专题简报、数字化推送方面转型，着力推进科技档案的编研，为科技主管部门提供分类别、分专题的决策资讯参考，变被动服务为主动服务。变静态档案材料为动态档案资讯，为创新驱动战略的实施提供支撑。

3.4结合科技报告制度将科技项目档案工作推向新的高度

档案的最终价值在于被利用，针对当前科技项目档案利用率低的现状，笔者认为，各地科技项目档案管理部门还应特别重视和结合当前国家的相关政策来开展档案的开发利用，切实推动科技项目档案工作攀上新台阶。比如，国家目前正在实施科技报告制度，广东省也已从2014年初启动了相关工作，笔者所在单位是全省科技报告管理与服务的承担单位。科技报告与科技项目档案是科技项目材料的两个方面，科技报告是全面反映科研项目开展过程并对成果进行详尽描述的科技文献；而科技项目档案则是对项目开展的过程如经费使用、项目组织等进行描述，主要针对项目管理。两者其实是互为补充，互有侧重，都对提高社会创新效率和科研诚信有着良好的促进作用。因此，我们可以借科技报告制度实施的契机，将科技项目档案的管理、开发和利用也推向一个新的高度。建议将科技项目档案与科技报告工作相结合，在科技报告政策宣讲和报告撰写培训过程中，同时介绍科技项目档案的重要性，并为一些重大科技专项的承担单位提供科技项目档案管理的知识技巧讲座，从基础层面提高科技项目档案材料的归档质量，为后续的档案开发利用打好基础。

作者简介：荆素敏（1964-），女，高中，任职于广东省科学技术情报研究所，从事科技档案管理及研究工作。