中小专利代理机构的管理和发展

时立新



中小专利代理机构的管理和发展

时立新

1　前言

截至2014年底，全国专利代理机构已突破1100家，专利代理行业在十二五期间取得了长足发展，已初步形成一批有规模、有实力的名所和大所，但大部分代理机构仍是规模小、业务单一的中小型专利代理机构，迫切需要在业务知识和管理经营方面做进一步的提升。因此，如何完善中小专利代理机构的内部管理机制，提高代理人整体素质，建立一套完整、科学并行之有效的内部管理制度，从而提高整个代理机构的服务质量和竞争力，就成为摆在专利代理机构管理者面前不可回避的重要任务。

2　中小专利代理机构在发展中应注意的问题

很多中小型代理机构在发展中存在短视现象即短期内一味追求盲目扩张，追逐眼前利益，但缺少长远的目标规划，这样就会给代理机构的健康发展造成隐患。快速的发展可使中小代理机构在短时间内获得一定经济效益，给股东或合伙人心理上带来一定的满足感，但如果对快速发展缺少必要的心理准备，在管理中缺少必要的配套措施，一时的快感可能会给以后的发展埋下隐患。因此，中小型代理机构在寻求发展的过程中，还应时刻保持清醒头脑、特别注意在规模、成本、风险等方面进行适度的控制。

2.1中小专利代理机构的规模与发展速度的控制

“发展才是硬道理”，任何企业只有在不断发展和创新中才能具有活力和生命力。但是，事实证明，中小专利代理机构的发展规模和速度应当与其人员、业务吞吐能力，管理能力等要素相适应；规模大、业务量大必然会造成代理人数增加，要求代理机构对收结案管理、案件质量监控、代理人培训等各方面加大相应的管理力度，继而要求代理机构的负责人、合伙人及行政管理人员投入更多的管理精力，提高管理效率；合理调配及分配案件，提高业务效率；甚至还需要增加管理人员数量，提高服务效率。如果这些配套的管理措施准备不足，代理机构在短时高速发展过后，反而会进入一种更为糟糕的恶性循环。

管理是一门独立的学科，中小型专利代理机构在专业管理人才匮乏的情况下，单靠经验管理带来的企业盈利，远远赶不上人员增加、经营风险等其它因素造成的成本增速，管理能力的薄弱与滞后是中小型专利代理机构发展过程中的瓶颈。因此，中小专利代理机构在追求发展的过程中，有意识地适当控制机构的发展规模和速度，对后续发展提前作更多准备是非常必要的。

2.2中小型专利代理机构在发展中的成本控制

发展壮大是每一个企业管理者为之奋斗的目标，但是发展也必然会带来经营成本的增加。例如：业务费用、宣传费用的增加，代理人和行政人员的增加带来薪资的增加，办公面积的增加、办公设备与办公用品的增加……等等。因此，中小型专利代理机构在管理和发展中还需要进行必要的成本控制。

从经济学角度说，投入与产出之间有一个最佳的点，即：全部生产要素的投入量增加一倍，产量将增加一倍以上，规模的收益递增。但在某种情况下，如果规模再继续扩大，规模收益却会出现递减。究其原因主要是管理成本的增加和生产要素协调难度的增加所致。例如，企业规模过大后，会形成过于庞大的管理和指挥系统，无论是自上而下的命令传达还是自下而上的信息反馈，都会变得十分缓慢，由此会使风险和成本加大。

中小型专利代理机构在发展的过程中，应当注重研究和考察各项经营投入与产出之间最佳的结构比例，在这个比例下才能实现规模收益的递增。对于希望走特色化，品牌化道路的中小型机构来说，控制规模与成本，找到最佳的投入产出比，优化各个要素之间的结构，才是实现可持续发展的根本。否则将“欲速则不达”。

2.3中小型专利代理机构在发展中的风险控制

对于中小型专利代理机构来说，控制风险与追求企业发展具有同等重要的地位。风险会使我们为发展所做出的一切努力前功尽弃。中小型专利代理机构的管理风险主要来自于以下两方面：

2.3.1案件撰写质量引起的风险

专利权的保护范围以权利要求书的内容为准，所以专利代理人撰写出一篇高质量的专利文件是专利保护的前提；这就要求，专利代理机构在提高代理人业务素质上多下功夫，只有提高专利代理人的业务水平，才能有效化解代理质量的风险。关于代理人业务水平提高的问题，需要专利代理机构通过对代理人经常进行各种培训和教育、制定严格的案件审核制度等方式加以控制和解决。

2.3.2案件后续流程管理引起的风险

专利权具有时间性的特点，所以专利权的时效管理显得尤为重要，如果流程管理出现漏洞，可能会给专利权人造成难以弥补的损失，也会给代理机构带来巨大的经营风险。

3　中小专利代理机构的发展应重视文化建设

企业文化是一种价值观，企业若没有自己的企业文化，就会在发展中迷失方向从而失去市场竞争力；中小专利代理机构也应与大型专利代理机构一样，建立起自己的企业文化。企业文化所体现的是全体成员所共同认同的价值观和共同追求的奋斗目标，是一个代理机构所追求的一切目标与梦想的凝聚，是值得所有成员引以自豪的精神支柱。中小型专利代理机构通过建立自己独特的企业文化，不但可以增强机构的凝聚力和战斗力，还可以成为机构持续发展的不竭动力。良好的企业文化对内可以加强员工的责任感、振奋员工精神，从而提高企业整体的凝聚力，对外可以宏扬企业精神，提高企业的知名度。良好的企业文化为企业的长久、稳定、健康发展起着非常重要的作用。

4　中小专利代理机构应走专业化的发展道路

随着社会分工的越来越细致，科学技术的发展也越来越专业化，专利代理机构也逐渐由一个代理人可承接多领域专利项目的“万金油”式代理模式过渡到专业化的代理模式；充分利用资源优先发展本所擅长业务，在某个领域获取绝对的话语权才是目前小型专利代理机构的生存之道。与其选择大而全的发展模式倒不如走精品化发展道路，不苛求大规模，但要形成显著的专业特点，成为某领域的专家型专利代理机构。中小专利代理机构要想在激烈的市场竞争中立有一席之地，就必须发挥自己的优势，不断强化自己的优势项目，走专业化、特色化、品牌化经营的道路。中小型事务所本身的业务领域、规模大小决定了自身的市场定位，只有不断强化自己的优势业务才可能在特定的客户群体中获得尽可能多的份额。中小型代理机构特色化经营的发展战略，不仅可以强化自身的核心竞争力，而且特色化经营所带来的辐射效应，还可以带动相关业务的发展。

5　结语

在当今激烈的市场竞争环境下，为提高专利代理机构的经济效益，增强代理机构的核心竞争能力，加强代理机构内部管理越来越显示出其不可替代的重要作用。因此，做好内部控制管理是中小专利代理机构可持续发展的有效途径，管理出品牌，管理出效益，只有加强代理机构内部控制和提高经营管理水平，才能提高代理机构的抗风险能力，从而确保中小专利代理机构健康稳定的发展。历史学家汤因比说过：“一个国家乃至一个民族，其衰亡是从内部开始的，外部力量不过是其衰亡前的最后一击。”因此，加强企业内部控制和管理，是中小专利代理机构生存和健康发展的重要保证。

作者简介：时立新，郑州联科专利事务所所长，专利代理人，研究方向：机械、新能源、电气等领域的专利申请代理、无效宣告代理和专利侵权诉讼代理。多年来为企事业单位业进行过多次有关专利方面的知识讲座及专题讲座，具有丰富的授课经验。现为中华全国专利代理人协会理事、中华全国专利代理人协会学术委员会机械专利专业委员会委员、河南省知识产权社会法庭社会法官、河南省知识产权高层次人才、中国知识产权培训中心远程教育河南分站辅导老师，多次被评为河南省知识产权系统先进工作者。