国际工程项目文控管理工作探析

2016-03-14周雪中国石油天然气第七建设公司山东青岛266300

化工管理 2016年16期

关键词：建设

周雪（中国石油天然气第七建设公司，山东青岛 266300）

国际工程项目文控管理工作探析

周雪（中国石油天然气第七建设公司，山东青岛 266300）

摘要：近年来，在我国建设市场蓬勃发展的背景下，出现了越来越多的国际工程项目管理团队。文控部门在国际工程项目管理团队中是负责收集和发散信息的部门，它的工作涉及范围非常广泛，与各个部门之间都有业务往来，贯穿于整个工程项目建设的始终，在项目中发挥着不可替代的重要作用。本文主要针对国际工程项目文控管理工作进行了探讨，希望对这方面工作有所助益。

关键词：国际工程项目；文控管理；建设

现如今，工程项目建设环境正日益发生着变化，国际工程项目管理模式在工程建设项目中起着越来越重要的作用。文件控制管理工作是工程项目建设中的一项重要工作内容，只有做好文控管理工作，才能够做好工程项目管理。因此，如何做好国际工程项目文控管理工作，以使其更好地为国际工程项目服务，是目前业内所亟需研究的课题。以下笔者就结合实际来浅要谈谈国际工程项目文控管理工作。

1 文控管理工作在国际工程项目管理中的作用

国际工程项目管理中的文控管理工作的实质就是利用文件传递来保证工程管理工作。工程文件是工程建设项目的重要信息，它具有很强的针对性与时效性，对工程进度、工程质量以及工程造价都具有非常深远的影响。尤其是随着近年来国际工程规模的不断扩大及工程建设项目越来越多地采用系统论的管理手段，即边设计、边施工、边修改的“三边工程”，导致国际工程项目的参建单位越来越多，从而造成了大量的文件信息。在此背景下，文件控制管理工作显得愈发重要。

2 国际工程项目文控管理的方法及步骤

（1）文件识别及分类文控人员首先要对各个部门所递交上来的文件资料进行准确识别，以确定其类别及存放位置。由于文件资料的识别需要根据实际情况而来，所以文控人员必须要对各个部门的流程及各类文件的情况具有详细的了解。再者，若文件与其他单位或个人之间有所联系，还需要确定本项目以外的流程，并将其汇总整合成为网状图形，再根据流程图与网状图及工作量进行具体的工作分配和安排。例如，对于施工建设部门的文件来说，递交流程依次是：施工建设部门、文控部门、文控部门业主、施工建设部门业主、文控部门业主、文控部门、施工建设部门，直至经业主审批通过后再分类存档。

（2）文件记录文控人员应当对各类文件资料做好记录，包括文件编号、文件名称、文件专业、文件类型、文件版次、文件提交人、文件提交时间、文件传送编号以及文件返回时间、传送编号、意见、备注等等。为了高效率地做好文件记录工作，需制定相关文件记录及传送表格以控制文件流程、动态。此外，文控人员必须要熟练掌握WORD文档、EXCEL表格等软件的应用方法和技巧，并在记录之时注意将文件信息记录详细，以便随时查找。

（3）文件扫描归档文控人员应当对各类文件资料进行扫描，从而将硬件文件转化为软件文件进行拷贝存档。应制定详细的电子文件命名细则，文件的名称不宜过长，最好是用文件编号进行命名，因为若扫描文件名称过长则容易在计算机中丢失；另外在识别后应当尽快确定文件的存档方式，从而减少后期修改的工作量。

3 文控部门与其他各部门之间的关系

项目部门所有工作的完成都需要得到各部门的支持和配合，而文件则是项目管理沟通过程中的主要信息纽带，可以说，文控管理水平直接影响着项目管理沟通的有效性。因此，在实际项目管理过程中，必须要确定及肯定文控部门的权威性，既要赋予其相应的权力，又要将其覆盖到各个部门。也即是说，要将文件分类、文件编号、文件扫描、文件传递、文件存档等等工作都统一归并到文控部门进行操作。而正是因为文控部门与其他各部门之间的这种关系，导致文控管理工作受其他部门工作的影响很深，若其他任何一个部门的工作出现了问题，例如采购环节缺失、施工出现问题等等，都会在一定程度上增加文控部门的工作量，因此各个部门的工作都必须要认真对待。

4 国际工程项目文控管理工作的要点

（1）设计部门文件的控制管理要点设计部门的文件种类虽然比较单一，主要是设计图纸、施工图纸以及竣工图纸等，但是文件数量却非常多，并且所有文件都至少需要批复三次。所以，文控人员在管理设计部门的文件时必须要耐心且细心，并要积极与设计人员及业主进行交流沟通，尽可能地减少文件审批次数，集中处理各项问题，从而缩短文件审批时间。

（2）采办部门文件的控制管理要点采办部门的文件种类非常繁多，并且很多都需要与其他部门进行合作。因此，文控人员在管理采办部门的文件时必须要先确定各部门之间的网络关系图，并加强与各部门之间的沟通能力，熟悉各部门的工作流程，以便顺利完成工作。

（3）施工建设部门文件的控制管理要点国际工程项目的施工建设阶段是整个工程项目最漫长也是最重要的阶段，因此对施工建设部门文件的控制管理亦十分重要。施工建设阶段非常注重“三控、两管、一协调”，其中“三控”指的是控制进度、控制质量、控制费用，“两管”指的是管理信息、管理合同，而这一系列控制手段最终都需要以文件的形式呈现出来。因此，文控人员必须要通过对这些文件的追溯来详细了解工程项目在施工过程中的各项情况，从而给施工建设提供科学的依据。