超市办公自动化管理的应用与研究

黄壮 秦仁杜 白春波

超市办公自动化管理的应用与研究

黄壮 秦仁杜 白春波

（西安文理学院 710065）

随着互联网技术的不断普及以及超市管理水平的逐步提升，开发并实施一套适合于超市的办公自动化系统，对于提高超市的办公管理水平具有巨大的推动作用，它不仅能够降低办公人员的工作强度而且能够适应现代化超市管理的要求，实现无纸化、信息化、协同化的工作方式。通过本文的研究，明确了超市办公自动化管理的全部业务流程，为提升超市管理水平奠定了坚实的基础。

办公自动化；超市；管理

近年来，以网络建设为主要内容，各行各业的信息化建设得到了长足发展。如何提高办公效率和效益，降低办公成本，引起了几乎每个超市领导层的高度关注，办公自动化成为一个重要的建设目标。为此，超市迫切需要利用先进的信息技术，建设高效率的网络办公自动化系统，为在激烈的市场竞争环境中提高竞争优势提供至关重要的信息化基础。

1 办公自动化的分析与设计

超市办公自动化系统的建立，必须经过详细的前期分析与设计，分析主要包括可行性分析与需求分析，设计则包含总体设计及详细设计。超市办公自动化系统主要功能是面向行政办公业务方面的业务管理功能，采用计算机技术处理办公业务使超市机关内部人员能够方便快捷地共享信息、交流信息，高效的协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作。

1.1 超市办公自动化分析

（1）可行性分析。大多数的超市在经过多年局域网经验和计算机软件系统的浸染，拥有着比较完善的计算机系统管理体系和制度，超市管理理念也能够及时随着市场环境的变化而更新，这也使得超市在接受新技术和转变为新的管理方式的可能性大增，因此具备开发并使用办公自动化系统的根本基础。

（2）系统需求分析。以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，建成一个覆盖整个超市各级部门及各行政部门的办公自动化系统，为行政办公和领导决策提供服务，实现办公无纸化、信息资源化、传输网络化和决策科学化。

实现办公规范化和制度化。办公自动化系统使用工作流功能，采用计算机技术处理办公业务使超市内部人员能够方便快捷的共享、交流信息，高效的协同工作，既兼顾个人办公效率的提高，又可以实现群体协同工作；同时又能实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为管理和决策提供科学的依据。

1.2 超市办公自动化系统设计

系统中核心模块的功能描述如下：

（1）公文处理模块。它主要的功能是将传统的公文的人工流转过程转化成网络化流转过程。它主要是管理办公自动化系统中的正式公文，实现了从公文的创建到公文的存档整理个过程。通过公文管理可以实现超市内部发文、收文、请示报告等工作的无纸化、信息化办公；支持公文的远程办公和移动办公等。

（2）会议管理模块。会议管理主要实现的是将会议申请过程转化成电子化会议申请过程，它包含了会议室的维护、会议申请、会议通知以及周会表等内容，这些内容的组成可以完成会议从申请到通知、查询核计整个管理过程，实现了会议管理的电子化、网络化管理。

（3）日常办公模块。办公室日常事务繁杂，除了公文办理之外，还包括一些非正式文件类的事务协同办理，办理人需要一级一级向下交办，直至事项办完为止。如领导交办事项或各部门之间协同办理工作、信访工作都可通过日常办公模块来完成。

（4）公共信息模块。公共信息模块主要是为超市员工提供常用和时事信息的服务，主要提供相关通知公告、信息简报、领导日程、服务指南等信息，为工作提供便利。

（5）个人办公模块。个人办公模块是把与工作人员日常工作相关的功能事务进行有序管理，将个人事务进行分类，办公人员可根据事务的重要级别来进行处理，提高工作效率。该模块主要包括待办事宜、日程安排、常用意见、个人群组、工作授权等子模块。

（6）系统维护模块。系统维护模块是系统运行的基础。该模块是专为系统管理员设置，在办公过程运行时，应该有完善的安全机制来实现对整个系统的管理和维护，保障整个办公自动化系统的正常运转。

2 超市办公自动化系统实施措施

国内外无数的实际案例表明，任何信息系统的实施必须有相应的规章制度作为实施保障，只有这样，才能从根本上保证信息系统逐步趋于规范化和标准化。针对超市的特点，应该做好以下几点工作：

2.1 建立宏观的超市信息化管理办法

超市信息化管理办法的建立必须包含以下内容：①指出超市信息化工作的深远意义，旨在引导员工对超市的信息化工作进行理解，达到潜移默化的目的；②指定超市信息化工作的领导小组及归口管理部门，使得超市信息化工作明确了职能管理部门，做到凡事有人负责；③明确超市各职能部门在信息化工作中的主要职责，意在指导各部门认识自身在信息化工作中应该充当的角色；④要对超市信息化工作中保护网络、数据等的安全性做出规定，提升全体员工安全意识，防止重大事故的发生。

2.2 建立办公自动化系统实施制度

对超市而言，办公自动化系统的实施是一项系统工程，长期而复杂，在整个实施过程中必须按照既定的规则制度进行。实施制度包括以下内容：①实施小组及其职责，指定其负责整个项目的统筹规划；②指定各子模块的负责人及数据维护小组，用于实施的前期准备工作；③规定业务流程的起始点及负责人，确保实施过程中任何节点都有人负责。

2.3 建立办公自动化系统标准化考核制度

考核制度建立的目的是为了系统上线运行的成功率。在系统实施及应用过程中，如果能够建立比较完善的考核体系，并结合考评结果予以奖惩，可以大幅度提高操作人员的积极性，有助于项目实施成功。

3 结语

随着办公自动化理论研究的不断深入和信息技术的不断发展，办公自动化系统将在社会的各个领域获得更广泛的应用。在大量阅读和参考国内外有关理论和应用资料的基础上，归纳、总结并研究了办公自动化系统的关键技术，针对超市的特点，设计、开发、实施了超市办公自动化系统，在这一过程中取得了一定成果，对超市办公自动化发展具有一定的促进作用。

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TP317.1

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1004-7344（2016）33-0028-01

2016-11-13